Du opfordres til at følge ”clean desk”-principperne, hvor du løbende tager stilling til, hvilke fysiske og elektroniske dokumenter du ikke længere skal bruge. Du kan læse mere om ”clean desk”-principperne og oprydning i mail her. Det betyder også, at man tager stilling til, hvad der skal ske med de dokumenter, man ikke længere arbejder med – om de skal slettes, makuleres eller journaliseres i Acadre.
SDU er en statslig myndighed, som er underlagt journaliseringspligt, og det er derfor vigtigt, at du journaliserer de dokumenter, der skal journaliseres. Eksempler på dokumenter der skal journaliseres:
- Afgørelsessager
- Aftaler og kontrakter
- Dagsordener og mødereferater
- Projekter, politikker og mere udviklingsorienterede sager (f.eks. nye studieordninger, handleplaner og/eller strategier)
- Vejledningssager, hvis vejledningen giver anledning til sagsbehandling
Hvis du opbevarer fysiske dokumenter med personoplysninger på dit kontor, bør de jf. ”clean desk”-principperne ikke ligge f.eks. på dit skrivebord. Som udgangspunkt er det en god idé at opbevare fysiske dokumenter med personoplysninger i et (gerne aflåst) skab, så uvedkommende ikke kan tilgå dem.
Du kan læse mere i ESDH-folderen, læse mere om journalisering på ESDH's sider. Hvis du er i tvivl, kan du altid kontakte ESDH sekretariatet eller på tlf. 6550 7272.