Følgende liste kan bruges som tjekliste ved afslutningen af et forskningsprojekt:
1. Publicering og peer review
2. Hvad siger din Data Management Plan?
3. Open Science Policy på SDU
4. Opbevaring og sletning
I forbindelse med publicering kan du opleve, at du skal tage stilling til, om du i dit forskningsprojekt har behandlet persondata i overensstemmelse med reglerne. I sådanne tilfælde kan du benytte en standard passus, som SDU RIO har udarbejdet.
Vær desuden opmærksom på, at publicering af forskningsdata, der indeholder persondata udelukkende kan ske ved udtrykkeligt og informeret samtykke fra de registrerede. Hvis du har behov for at publicere forskningsartikler, der indeholder persondata skal du kontakte SDU RIO for vejledning. Du kan i den forbindelse overveje, om det kan give mening at publicere metadata til projektets data uden at publicere selve data. Data gøres på denne måde søgbart, og man har mulighed for at gøre andre forskere opmærksomme på, at data eksisterer. Hvis du har behov for vejledning herom, kan du kontakte RDM-support.
Ved gennemførelse af peer review af andre forskeres artikler, bør du være særligt opmærksom, hvis materialet indeholder personoplysninger. Disse skal opbevares og behandles forsvarligt og skal altid slettes efter gennemført review. SDU anbefaler Nextcloud i den henseende.
Ved forskningsprojektets afslutning skal du igen kigge på din Data Management Plan. Her skal du særligt tjekke slutdatoen, og hvad der skal ske med data ved projektafslutning – skal data f.eks. slettes, overføres til Rigsarkivet eller anonymiseres?
Såfremt data skal anonymiseres, er det vigtigt, at det er anonymiseret i databeskyttelsesretlig forstand. Du kan læse mere om pseudonymisering, afidentificering og anonymisering af data her. Hvis du er i tvivl, om data er anonymiseret i databeskyttelsesretlig forstand, kan du få vejledning hos SDU RIO.
Direktionen vedtog i marts 2018 en Open Science Politik på SDU. Politikken indeholder Data Management Planer, åbne forskningsdata og Open Access til videnskabelige publikationer. Deling af forskningsdata er helt centralt for Open Science, og dermed også Open Science-politikken, og har til formål at gavne andre forskere, samfundet og bidrage til at gøre forskningen transparent.
Anonymiserede data kan stilles til rådighed for andre forskere f.eks. i et data repository. Se oversigt over disse her. Bemærk venligst, at data hvor CPR-numre er fjernet eller krypteret ikke betragtes som anonymiserede i databeskyttelsesretlig forstand, og derfor ikke kan offentliggøres.
Normalt får du tilladelse til at opbevare personoplysningerne i 5 år efter projektets afslutning, så du kan dokumentere dine resultater efterfølgende. De fem år følger anbefalingen i Den danske kodeks for integritet i forskningen. At du må opbevare oplysningerne, betyder ikke at du må bruge oplysningerne aktivt (til f.eks. ny forskning) i opbevaringsperioden. SDU RIO vil kontakte dig 3 måneder og igen 1 måned før de 5 år er udløbet. Herefter vil personoplysningerne blive slettet medmindre de forinden er afleveret til Rigsarkivet eller anonymiseret.
Hvis du ønsker at genbruge personoplysningerne i et nyt projekt, skal du anmelde det nye projekt til SDU RIO og have tilladelse til at genbruge personoplysningerne behandlet på et tidligere tidspunkt.