FAQ på tværs af alle brugergrupper

Hvis billederne/videoerne viser noget om det at bedrive universitet og har et sagligt formål og på ingen måde er krænkende/udstillende, er du velkommen til at tage billeder uden forudgående samtykke. Du skal dog altid sikre dig, at oplysningspligten er opfyldt ved enten at informere på forhånd eller ved at skilte ved selve konferencen/eventet. Du kan henvende dig til din lokale GDPR-koordinator, hvis du har konkrete spørgsmål til oplysningspligt.

Det er ikke et krav, men det er altid god skik at spørge oplægsholderen, om du må tage billeder af vedkommende f.eks. i forbindelse med dennes oplæg og offentliggøre disse.  

Som hovedregel skal du ikke lægge billeder fra julefrokosten på nettet uden at spørge vedkommende, der er afbilledet. Hvis du tager nogle billeder, du ønsker at lægge på nettet, skal du tænke over, hvad der egentlig er på billedet. Billeder der kan virke krænkende og udstillende skal f.eks. ikke lægges på nettet. 

Hvis du tager billeder i SDU-regi vil generelle billeder af arrangementet (f.eks. spisning) falde ind under universitets virke og kan derved offentliggøres uden forudgående samtykke. Du skal dog altid sikre dig, at oplysningspligten er overholdt, således at folk ved, at der tages billeder, med hvilket formål og hvor længe de opbevares. Sørg for at der udelukkende tages billeder med et sagligt indhold (og derfor ikke ved kopimaskinen eller i baren). Kontakt din lokale GDPR-koordinator for vejledning.

Du må kun opbevare billederne i systemer, som er godkendt på SDU. Her anbefales du at bruge f.eks. Onedrive eller SharePoint.

SDU har valgt at gå bort fra de gamle fællesdrev og over til tjenester som SharePoint, Onedrive og Nextcloud, hvor sikkerheden ift. hvem der tilgår data sikret væsentligt i forhold til de gamle fællesdrev. SDU anbefaler derfor, at det er disse tjenester man benytter til opbevaring af data og ikke på fællesdrevet. Der er ganske få eksempler på, at ovenstående cloud-løsninger ikke kan benyttes, hvorfor fællesdrevet ikke bibeholdes på nyt udstyr. Man kan dog ud fra et begrundet behov og efter aftale med SDU IT stadigvæk få adgang til et fællesdrev.

Overgangen til cloud-løsninger betyder ikke, at data pludselig forsvinder. Du kan dog opleve, at de dokumenter du nu opbevarer på et fællesdrev i stedet rykkes til OneDrive. En sådan flytning af data vil altid blive kommunikeret ud af SDU IT, og du skal ikke foretage dig noget.   

Mails fra interne mailadresser (som slutter på @sdu.dk) til interne mailadresser sendes altid krypteret. Her må du derfor gerne sende mails med alle typer personoplysninger, så længe du har en formål med det.

Som udgangspunkt sender du ikke krypteret, når du sender til eksterne mailadresser, og du bør derfor ikke sende mails indeholdende følsomme eller fortrolige personoplysninger til disse. Der findes dog forskellige muligheder (vejledning)  for at sende mails krypteret ud af huset: 

• Sikkermail mailboks (sikkerpost@sdu.dk), som er krypteret og signeret
• E-boks: Denne metode findes i to varianter, en hvor du benytter din Outlook klient direkte til at sende til bestemte modtagere, og en anden hvor mailen bliver sendt som at udskrive til en printer. Sidstnævnte sendes via KMD, og har den fordel, at hvis personer er fritaget Det Digitale Danmark, så kan brevet sendes som papirbrev. 
• Tunnelmail: Brug "Send Digitalt" plugin for at kontrollere, at din mail sendes krypteret til eksterne mailadresser. Der er oprettet tunnelmail til størstedelen af de offentlige myndigheder, og med dette plugin kan du kontrollere, at der er etableret en krypteret forbindelse.

 

Hvis du har spørgsmål, skal du kontakte din lokale informationssikkerhedskoordinator eller SDU IT.

Du må gerne dele deltagerlisten fra et arrangement, hvis du har en saglig grund til at dele den. En saglig grund kunne være, at en del af formålet med seminaret er at skabe netværk mellem deltagerne. Som udgangspunkt har SDU altid et sagligt formål med at afholde arrangementer/event, så længe det er i et fagligt regi.  

Du skal dog altid sikre dig, at oplysningspligten er overholdt. Her skal deltagerne blandet andet oplyses om formålet med at dele deres oplysninger. Du kan med fordel bruge nedenstående skabelon og indsætte den i forbindelse med tilmelding til arrangementet/eventet/andet: 

”Vær opmærksom på at deltagerlisten og deltagernes e-mailadresser bliver delt med de andre deltagere i [[kurset/seminaret]]. Det gør den fordi [[Indsæt begrundelse, f.eks.: fordi en del af formålet med seminaret er at skabe netværk mellem deltagerne]]. Hvis du ikke ønsker at dit navn eller dine kontaktoplysninger bliver delt, kan du kontakte [[indsæt kontaktperson/kontaktoplysninger]]”. 

Såfremt du er i tvivl, om du har et sagligt formål med at dele deltagerlisten, kan du altid kontakte din lokale GDPR-koordinator for vejledning.  

Hvis du opdager et sikkerhedsbrud, skal du hurtigst muligt og uden unødig forsinkelse udfylde formularen.