Ordliste

Sager afgøres ofte ved, at der opnås enighed i studienævnet. Men i sager, hvor dette ikke er muligt, afgøres de ved afstemning. Enten ved håndsoprækning eller, hvis forhold taler for dette, skriftligt. Og afstemninger afgøres i udgangspunktet ved almindeligt stemmeflertal blandt de tilstedeværende. 

Ved stemmelighed er forpersonens stemme afgørende når det omhandler studentersager om dispensation eller merit. Men beslutningsforslaget bortfalder ved stemmelighed i andre typer af sager jf. SDUs vedtægt, §28, stk. 2.

Hvis en ansøgning om dispensation eller merit resulterer i et afslag eller den kun delvist imødekommes skal afgørelsen indeholde en begrundelse og en klagevejledning.

Begrundelsen vil oftest basere sig på de forhold, som ansøgeren selv har fremhævet i sin ansøgning. Og det er væsentligt, at studienævnet er grundige omkring denne begrundelse, da den både skal give ansøgerende en forståelse for den konkrete beslutning. Men også fordi, at det oftest er den, der vil danne grundlag for en eventuel klage over afgørelsen.  

For at studienævnet er beslutningsdygtigt skal minimum 50% af de valgte medlemmer være til stede. Dvs., at hvis der er valgt 9 medlemmer, skal minimum 5 være til stede, for at det er muligt at træffe en beslutning. 

Der skelnes ikke mellem, om de tilstedeværende er studerende eller videnskabelige medarbejdere. 

Før hvert møde udfærdiger studienævnets forperson, i samarbejde med administrationen, en dagsorden, som sammen med eventuelle bilag udsendes mindst 5 dage før mødets afholdelse. 

Alle kan anmode om at få et emne på dagsordenen. Disse skal fremsendes til studienævnet mindst 8 dage før mødets afholdelse. 

Forpersonen fastlægger rækkefølgen for de enkelte punkter. Lukkede punkter vil som oftest blive behandlet sidst. 

Der ikke kan træffes beslutninger under dagsordenens meddelelsespunkt eller punktet 'Eventuelt'. 

Hvis der mellem to planlagte studienævnsmøder kommer en hastesag, som ikke kan afvente behandling på næstkommende studienævnsmøde, men som åbenlyst kræver en principiel og dybtgående diskussion, kan studienævnets forperson beslutte at indkalde til ekstraordinært møde, jf. regler beskrevet i forretningsordenen for studienævnet. 

Det kan være en ansøgning om dispensation, hvor afgørelsen er principiel eller kan skabe præcedens, men hvor afgørelsen ikke kan afvente næste studienævnsmøde. Eller en høring, hvor svarfristen ligger før næste studienævnsmøde, men som er af en karakter, der ikke egner sig til skriftlige behandling.

Studienævnsmedlemmerne har pligt til at forberede sig til møderne. 

Alle bilag til mødet vil derfor være tilgængeligt elektronisk senest 3 hverdage før mødet. Og er der enkelte tilfælde, hvor dette ikke muligt for et eller flere af punkterne, vil dagsordenen indeholde information om, hvornår materialet forventes fremsendt. 

Nogle sager kan af forskellige årsager ikke afvente behandling på et ordinært indkaldt studienævnsmøde, men er samtidig ikke af så principiel karakter, at afgørelsen kræver et ekstraordinært møde. Derfor kan studienævnet, jf. Standardforretningsordenen for kollegiale organer på Syddansk Universitet givet nævnets forperson bemyndigelse til at træffe beslutninger mellem møderne.

Studienævnet vedtager i den forbindelse rammerne for denne bemyndigelse. Af Standardforretningsordenen for kollegiale organer på Syddansk Universitet fremgår følgende minimumsbegrænsninger:

• Afgørelsen må ikke danne ny praksis på området.
• Afgørelsen må ikke være i strid med gældende praksis.
• Afgørelsen må ikke ændre gældende praksis.
• Afgørelsen må ikke være specielt indgribende over for parten.
• Der skal være tale om enkeltsager.
• Studienævnet skal efterfølgende orienteres om formandens beslutning.

Studienævnet kan dog vælge at opstille yderligere kriterier. Det er her væsentligt, at delegationen ikke må tage et sådant omfang, at studienævnet reelt overflødiggøres. 

Studienævnet fastsætter en forretningsorden for nævnets arbejde, inden for rammerne af Standardforretningsordenen for kollegiale organer på Syddansk Universitet. 

Forretningsordenen skal altid godkendes af et nyvalgt studienævn på det konstituerende møde, da forretningsordenen samtidig sætter rammerne for valg af forperson, næstforperson og studieleder. 

Den godkendte forretningsorden skal efterfølgende sendes til endelig godkendelse ved Juridisk Kontor. Dette gør sig også gældende, hvis studienævnet vælger at ændre i forretningsordenen i løbet af en valgperiode.

Når der har været afholdt valg, afholdes første møde herefter som konstituerende møde, hvor nævnet bl.a. skal indstille studienævnsforperson, næstforperson og studieleder. Alle indstillinger skal herefter godkendes af dekanen.

Der kan ikke behandles almindelige punkter på et konstituerende møde, men der kan godt placeres et ordinært møde i umiddelbar forlængelse af det konstituerende møde.

Punkter, som indeholder oplysninger om personlige forhold eller personfølsomme oplysninger, skal behandles som lukkede punkter, jf. bestemmelserne i studienævnets forretningsorden. Det kan fx være klagesager, undervisningsevalueringer og sager om dispensation og merit. Og det betyder, at det kun er tilladt for studienævnets valgte medlemmer at være til stede, og at eventuelle tilhørere eller observatører dermed skal forlade mødet under behandlingen.

Studienævnet kan vælge at give enkelte personer særskilt tilladelse til at deltage i udvalgte, lukkede punkter, hvis dette har betydning for behandlingen. 

Samtidig gælder, at en studieleder for en af nævnets uddannelser, der ikke er valgt medlem af nævnet, gerne må være til stede under hele mødet, også de lukkede punkter. Dog kun som observatør og dermed uden stemmeret. Og uden adgang til sagsmaterialet, med mindre dette skønnes fagligt relevant.

På dagsordenen er der normalt et meddelelsespunkt, hvor der fremlægges emner, som kan have studienævnets interesse, men som ikke kræver en egentlig behandling. Studienævnet kan diskutere de fremlagte meddelelser, og medlemmerne kan fremsætte mundtlige meddelelser, som føres til referat. 

Der kan ikke træffes beslutninger under dette punkt. Så skulle der under drøftelse af meddelelserne opstå ønske om at træffe en beslutning, vil meddelelsen skulle optages som et selvstændigt punkt på næstkommende studienævnsmøde.

Medlemmerne i et studienævn er alle valgte medlemmer, og der er et lige antal pladser til studerende og videnskabelige medarbejdere.

Som studerende er man valgt for 1 år ad gangen mens man som videnskabelige medarbejdere er valgt for en 4-årig periode.

Stiller man op til studienævnet og vælges, er dette valg bindende for hele valgperioden. Det kræver således godkendelse fra rektor, hvis man ønsker et udtræde undervejs i en valgperiode. 

Der skal som minimum afholdes møde én gang i semesteret, jf. forretningsordenens bestemmelser. Langt de fleste studienævn holder dog møder én gang om måneden (juli er mødefri).

Mødedatoerne fastlægges for ét semester eller ét år ad gangen og vil være tilgængelige på studienævnets side på MitSDU. 

Studienævnets møder er i udgangspunktet offentlige hvad angår de åbne punkter. Alle har dermed mulighed for at være til stede i det omfang, at der er plads i lokalet. Men skal forholde sig roligt og har hverken tale- eller stemmeret.

En studieleder, der ikke er valgt medlem af nævnet, er automatisk observatører i studienævnet, og har tale-, men ikke stemmeret. Dette gælder både under de åbne og lukkede punkter. 

Derudover kan studienævnet beslutte at lade andre personer, med en legitim interesse i et eller flere punkter, deltage som observatør med tale-, men ikke stemmeret, under behandling af både åbne og lukkede punkter. Det kan fx være en uddannelsesansvarlig, der kan deltage i forbindelse med behandling af undervisningsevalueringer.

Studienævnsmøderne er offentlige. Det vil sige, at enhver har adgang til at overvære studienævnsmødernes åbne punkter i det omfang, der er plads i lokalet. Eventuelle tilhørere har hverken tale- eller stemmeret og skal forholde sig roligt under møderne. 

Under lukkede punkter må kun studienævnets medlemmer være til stede, dvs. tilhørere skal forlade lokalet under behandling af lukkede punkter.

Til alle studienævnsmøder udfærdiges der et referat.

Der er tale om beslutningsreferater hvilket betyder, at det tydeligt skal fremgå, hvad studienævnet har besluttet, men at argumentationen bag beslutningen ikke nødvendigvis skal føres til referat. I de fleste tilfælde skitseres de væsentligste argumenter dog også. 

Ethvert medlem kan, hvis man er uenig i en given beslutning, kræve at få divergerende holdninger nedfældet i referatet.

Studienævnets forperson godkender referatet, inden det offentliggøres og derefter af studienævnet, enten via mail eller i forbindelse med næstkommende studienævnsmøde. 

Studieledere udpeges af dekanen efter indstilling fra studienævnet. Studielederen har bl.a. til opgave at forestå den praktiske tilrettelæggelse af undervisning, prøver og anden bedømmelse, der indgår i eksamen, i samarbejde med studienævnet. 

Dette betyder også, at studieleder har mulighed for at træffe beslutning ved ansøgninger om dispensation, der angår den praktiske tilrettelæggelse af en uddannelse – kaldet faktisk forvaltning. 

Beslutning truffet inden for disse rammer skal fremlægges til orientering i studienævnet ved det efterfølgende ordinære møde. Det gælder samtidig, at ansøgere ikke har mulighed for at klage over en beslutning, der er truffet inden for rammerne af faktisk forvaltning.

I rutinesager kan studienævnet vælge at træffe beslutning via skriftlig behandling, mellem de ordinære møder. Dette gælder også høringer, hvor fristen medfører, at den ikke kan afvente behandling på et ordinært møde.

Ved skriftlig behandling af beslutningssager formulerer studienævnets forperson et forslag til beslutning, som fremsendes til studienævnsmedlemmerne med en svarfrist. 

Det skal i forslaget beskrives, hvordan der stemmes – om man fx aktivt skal afgive en stemme eller man kun skal tilkendegive, om man er imod forslaget. Og hvis der aktivt skal tages stilling, skal det samtidig fremgå, hvorledes en manglende stemme fra et medlem tæller. Om den tælles som en stemme for eller imod. Eller om den udelades af optællingen.

Ansøgninger, som sendes til skriftlig sagsbehandling, bør ikke være kontroversielle eller indeholde beslutninger af mere principiel karakter, men bør udelukkende være rutinesager. 

Ved skriftlig afstemning gælder samme regler for stemmelighed, som ved afstemninger i forbindelse med ordinære møder.

På første møde efter et valg vælges hhv. en forperson og en næstforperson jf. forretningsordenens bestemmelser. 

Forpersonens opgaver fastlægges i forretningsordenen, men vil typisk være at fastlægge dagsorden for et møde, lede møderne, godkende referater og træffe beslutninger mellem møder inden for rammerne af studienævnets bemyndigelse.

Næstforpersonen er forpersonens stedfortræder, med de pligter og beføjelser, som er beskrevet i forretningsordenen.