Flytningen til Nyt SUND er en omfangsrig opgave, som ikke bare involverer adskillige enheder på SUND men også Teknisk Service, SDU IT samt eksterne samarbejdspartnere.
Ud over den fysiske flytning fra A til B indebærer flytningen nemlig også aktiviteter som oprydning, klargøring og nedlukning, hvilke de involverede aktører deltager i på forskellig vis.
Det betyder, at flytteprocessen for alle enheder ser ud som følger:
1. Oprydning på eksisterende lokation inden fraflytning- Forud for flytningen skal der ryddes op og smides ud i papirer, møbler og andet inventar, udstyr m.v. på kontorer, i laboratorier, på gange, i fælleslokaler og ikke mindst i kældre.
- Aktør: Enheden selv (Teknisk Service og SDU IT vejleder og hjælper).
- Vejledning: Find vejleding til oprydning her.
- Aktører: Teknisk Service og SDU IT.
- Nedpakning (herunder opmærking og registrering), flytning og udpakning.
- Aktører: Enheden, Teknisk Service, Møbeltransport DK (evt. andre eksterne aktører til specialflytninger).
- Vejledning: Find vejledning til nedpakning og udpakning her.
- Gennemgang af tilbageværende inventar og demontering.
- Aktør: Teknisk Service.
Tidsramme og lokale flytteplaner
I den overordnede tidsplan for flytningen er det angivet i hvilket tidsrum, de forskellige enheder skal flytte. Den suppleres med delplaner for hver enkelt enhed, hvori det fremgår, hvornår og af hvem de enkelte flytteaktiviteter og opgaver herunder skal udføres.
Det er enhederne selv i samarbejde med Teknisk Service og Møbeltransport DK, som står for at udarbejde disse lokale flytteplaner.
Hver enhed har en kontaktperson, som er tovholder på flytteplanlægningen. Medarbejdere i de enkelte enheder bliver orienteret og inddraget af denne kontaktperson, når det er relevant.