Frem mod 2023 vil der på SUND køre pilotprojekter indenfor områderne fleksibel kontorkultur og mødekultur.
De overordnede rammer for piloterne er sat fra centralt hold, mens de enkelte forsøg i piloten bliver defineret og gennemført lokalt på institutterne og på fakultetssekretariatet.
Herunder finder du information om afsættet og den overordnede ramme for pilotprojekterne om henholdsvis mødekultur og kontorkultur.
På fremtidens SUND er der et særligt fokus på at imødekomme behov for individuel fordybelse, arbejdsfællesskaber og fleksibilitet. Derfor indføres fleksibel tilstedeværelse som en mulighed for alle ansatte på SUND, hvor det giver mening og arbejdets karakter tillader det.
På den baggrund har en arbejdsgruppe i regi af delprojektet Fleksibel kontorkultur beskrevet fire mulige modeller for fleksibel arbejdstilrettelæggelse og brug af kontorarbejdspladser. Men vi mangler viden om, hvordan en kontorkultur med fleksibel tilstedeværelse og fælles brug af faciliteter bedst foldes ud i praksis.
Derfor er der brug for at gennemføre en pilot i fleksibel kontorkultur med deltagelse af udvalgte enheder, der så vidt muligt dækker de forskellige typer af enheder, der er på SUND – så som sekretariatsenheder, forskningsenheder, våde og tørre områder med mere.
Formålet er, at ledere og medarbejdere i en brugerdrevet proces:
- genererer idéer omkring, hvordan en fleksibel kontorkultur kan passe ind i deres arbejdsprocesser.
- udvikler lokale modeller for kontorkultur, tester dem i praksis og implementerer dét, der virker.
- videregiver erfaringerne med fleksibel tilstedeværelse/fælles brug af faciliteter etc. til resten af SUND med henblik på skalering.
I piloten kan de fire modeller for kontorkultur bruges som afsæt til arbejdet med fleksibel tilstedeværelse. Det er dog vigtigt at understrege, at ingen af modellerne er en one-size-fits-all løsning. De fire forslag skal derfor alene ses som inspiration til nærmere drøftelse i de enkelte enheder.
Fire mulige modeller for kontorkultur på SUND
Et forslag til model for kontorkultur på SUND indebærer en ’fleksibel tilstedeværelse’ med fx to arbejdsdage off-office om ugen.
Det er i tråd med de tendenser, som i øjeblikket ses internationalt, hvor hovedparten af kontorarbejde i fremtiden forventes at være off-office mindst to dagen om ugen, og hvor dagene in-office forventes at blive prioriteret til (sam)arbejde med kollegaer.
På baggrund af lokale drøftelser skal kontortyper præciseres – som eksempelvis:
- ’Fast’ plads i delekontor (enpersons) - deling over ugens dage
- ’Fast’ plads i delekontor (flermands) - deling over ugens dage
- Notatpladser (under 4 timer på arbejdsplads per dag) - fx laboranter
- ’Flyverpladser’/ikke-fast plads i bestemte arbejdspladsområder (stillekupe a la læsesal)
- ’Flyverpladser’/ikke-fast plads i bestemte arbejdspladsområder (også til projektmøder for 2-3 personer)
- Fast personlig fuldtidsplads i enpersonskontor (få)
- Fast personlig fuldtidsplads i flermandskontor (få)
Oplevelse og arbejdsmiljø:
Den enkelte medarbejder vil opleve en fast tilknytning til et givet overskueligt kontorområde, hvor man kender sine nærmeste naboer og har let adgang til personlige ting i aflåst skab samt til eventuelle hjælpemidler.
Den enkelte medarbejder booker en arbejdsplads maksimum tre dage om ugen. Der er desuden adgang til book-bare møderum samt øvrige nødvendige faciliteter.
Modellen sikrer en god fleksibilitet for medarbejderen, der også via de book-bare møde-/projektrum kan styrke relationer til samarbejdspartnere.
Etablering af få faste arbejdspladser sikrer arbejdsmiljøet for medarbejdere, der kræver særlige hensyn. Tildeling af arbejdsplads kan ikke handle om titel eller anciennitet, men i stedet spiller fx arbejdsfunktion og andre behov ind.
Et andet forslag til en model for SUNDs kontorkultur bygger på en mere statisk skifteholdsmodel, hvor to medarbejdere deler én fast arbejdsplads (lige vs. ulige eller 2 vs. 3 dage) med mulighed for at booke ikke-fast arbejdsplads i ’den anden uge’. Møderum er book-bare.
Oplevelse og arbejdsmiljø:
Den enkelte medarbejder vil opleve en fast tilknytning til en given arbejdsplads, hvor man kender sine nærmeste naboer og har let adgang til personlige ting i aflåst skab samt til eventuelle hjælpemidler.
Der er adgang til book-bare møderum samt øvrige nødvendige faciliteter, der giver en vis fleksibilitet.
Et tredje forslag til en model for SUNDs kontorkultur er frie pladser uden booking fx indenfor områder tildelt en given enhed. Det er op til lederen i dialog med medarbejderen at beskrive behov for tilstedeværelse. Møderum er bookbare.
Oplevelse og arbejdsmiljø:
Den enkelte medarbejder vil ikke opleve en fast tilknytning til et bestemt kontorområde. Der er i mindre grad let adgang til personlige artefakter i aflåst skab samt til eventuelle hjælpemidler.
Den enkelte medarbejder kan alt afhængig af personlighed opleve at få et større antal relationer. Andre personligheder vil kunne have svært ved at finde sig til rette med den store omskiftelighed.
Kombi-modellen bygger på et igangværende pilotforsøg på Klinisk Institut. Modellen kombinerer den personlige (lille) arbejdsplads i et fælleskontor med fleksibel tilstedeværelse.
I modellen har hver medarbejder en mindre personlig arbejdsplads, der understøtter det papirløse kontor, med et mindre arbejdsbord. Arbejdsstationerne står tæt - fx som en ø - hver med plads til skærm, dockingstation og laptop, kontorstol og skuffedarium.
Den enkelte arbejdsstation bruges typisk kun af én person, som har sin faste plads her. Herved skabes fx 2-3 arbejdspladser i et enpersonskontor. Samtidig har medarbejderne aftale om fleksibel tilstedeværelse, så alle ikke er i det fælles kontor på samme tid (jf. Arbejdsmiljølovens krav til luft per person).
Oplevelse og arbejdsmiljø:
Den enkelte medarbejder vil opleve en fast tilknytning til en given arbejdsplads, hvor man kender sine nærmeste naboer og har let adgang til personlige artefakter i aflåst skab samt til eventuelle hjælpemidler.
Der er adgang til book-bare møderum samt øvrige nødvendige faciliteter, der giver en vis fleksibilitet. Modellen giver gode muligheder for understøttelse af sociale fællesskaber og interaktion.
En arbejdsgruppe i regi af delprojektet Mødekultur, har samlet viden og inspiration til nye mødetyper og møderum for derved at kunne formulere et koncept for den fremtidige mødekultur på SUND.
Men for at kunne nå i mål med det, mangler der viden om, hvordan en ny mødekultur kan udfoldes i praksis på SUND og i sammenhæng med en fleksibel kontorkultur.
Derfor er der brug for at gennemføre en pilot i mødekultur med deltagelse af udvalgte enheder, der så vidt muligt dækker de forskellige typer af enheder, der er på SUND – så som sekretariatsenheder, forskningsenheder, våde og tørre områder med mere.
Formålet er, at ledere og medarbejdere i en brugerdrevet proces:
- genererer idéer omkring, hvordan mødetyperne kan passe ind i deres arbejdsprocesser.
- udvikler lokale mødeprototyper, tester dem i praksis og implementerer dét, der virker.
- videregiver erfaringerne med møderum/mødetyper etc. til resten af SUND med henblik på skalering.
Som en del af piloten i mødekultur skal det også klarlægges hvilket udstyr, teknologier og kompetencer ledere og medarbejdere har brug for, ligesom der skal etableres relevante kompetenceudviklings-aktiviteter i samarbejde med HR-Service.
Hvilke møderum skal bruges?
- Møderum med forskellig indretning
- Åbne og semiåbne rum
- Onlinemøderum og hybride møderum
- Bookbare og ikke-bookbare rum
- Uderum
Hvilke mødeformer skal udvikles og testes?
- Walk ‘n Talk
- Stående møder
- Idé-/projektudvikling
- Hybridmøder
- Samt ad hoc brug af mødelokaler som arbejdsrum/fleksibel brug af mødelokaler udenfor møder
|
Hvad er et pilotprojekt - kort fortalt?
|