Nye arbejdsformer afprøves på SUND
Der indføres fleksibel tilstedeværelse på SUND i forbindelse med flytningen til Nyt SUND. Det betyder, at vi skal gentænke brugen af vores hjemmearbejdsplads såvel som brugen af vores kontorarbejdsplads. Frem mod 2023 kan nye arbejdsformer derfor afprøves på SUND.
Fakultetsledelsen bestående af dekan, sekretariatschef og institutledere har besluttet, at muligheden for fleksibel tilstedeværelse skal implementeres på hele fakultetet i forbindelse med flytningen til Nyt SUND.
Fleksibel tilstedeværelse indføres som en mulighed for alle ansatte på SUND, hvor det giver mening og arbejdets karakter tillader det - og hvor det kan løfte trivsel, præstation og jobtilfredshed.
Fleksibel tilstedeværelse indføres dels for, at der kan blive en kontorarbejdsplads til alle i Nyt SUND-bygningen både på indflytningstidspunktet og i forhold til den forventede vækst på SUND.
Derudover er nye arbejdsformer et vigtigt tema i visionen for Nyt SUND i forhold til medarbejdertrivsel. Her er der særligt fokus på at imødekomme behov for individuel fordybelse, arbejdsfællesskaber og fleksibilitet.
Central ramme - lokal tilpasning
De overordnede rammer for fleksibel tilstedeværelse er baseret på fælles ambitioner for hele fakultetet (se nederst på siden), men de specifikke rammer aftales og udmøntes lokalt på institutterne og i fakultetssekretariatet.
Det vil sige, at relevant leder kan indgå aftaler med medarbejdere om en kombination af hjemmearbejde og fysisk tilstedeværelse, som er tilpasset lokale og individuelle forhold.
Planlægningen af den fysiske tilstedeværelse kan ske med inspiration fra fire modeller for kontorkultur, som institutterne og fakultetssekretariatet kan afprøve i en pilotperiode frem til, ordningen træder i kraft den 1. januar 2023.
Nye arbejdsformer skal afdækkes og afprøves lokalt
På tværs af fakultetet bliver der i øjeblikket afholdt bilaterale møder med institutterne og fakultetssekretariatet om mulighederne for at igangsætte pilotprojekter.
Hensigten er, at de enkelte enheder får mulighed for at afprøve forskellige kontormodeller og mødetyper, som de tilpasser lokale forhold og behov indenfor den overordnede ramme.
Der er ingen ambition om, at pilotprojekterne skal udmøntes i én fælles model, der skal passe til alle enheder og medarbejdere.
Formået er at indsamle erfaringer, som kan bruges til at komme med nogle generelle anbefalinger til en ny kontor- og mødekultur, der matcher både kapaciteten i Nyt SUND-bygningen og visionen for Nyt SUND.
Pilotprojekterne hjælpes på vej af fælles inspirationsdag
Nogle enheder er allerede i gang med at teste forskellige kontormodeller og mødetyper af, mens andre er i gang med at definere, hvordan processen skal gribes an hos dem.
Fælles for alle enheder er, at lokale nøglepersoner inviteres til at deltage i en inspirationsdag i november, som skal være med til at skyde arbejdet med pilotprojekterne og de forestående forandringer i gang.
Vil du vide mere om eventuelle pilotprojekter og nøglepersoner i din enhed, skal du tage fat i sekretariatschefen eller din institutleder.
Modeller for kontorkultur
De fire modeller for kontorkultur kan fungere som afsæt for arbejdet med fleksibel tilstedeværelse på SUND. Ingen af modellerne er en one-size-fits-all løsning, da tildeling af arbejdspladser bør være individuel. De fire forslag skal derfor ses som inspiration til nærmere drøftelse i de enkelte enheder.
HUSK
At du kan kontakte din institutleder, hvis du søger svar på:
- hvad fleksibel tilstedeværelse kommer til at betyde for dig.
- hvilke pilotprojekter og nøglepersoner, der findes i din enhed.
At du altid kan kontakte Team Nyt SUND med generelle spørgsmål, kommentarer og input. Skriv til os på nytsund@health.sdu.dk
- Ordningen med fleksibel tilstedeværelse træder i kraft 1. januar 2023.
- Indtil ikrafttræden er der en lærings- og pilotperiode, hvor ordningerne kan aftales lokalt – eksempelvis hvor der er særlig interesse eller umiddelbart aktuelt behov.
- Hvert institut/enhed får tildelt et område i Nyt SUND/OU41, som man overordnet kan fordele. Institutter og enheder udenfor Nyt SUND beholder deres nuværende arealer som udgangspunkt.
- Institutleder/afdelingsleder kan indgå lokale aftaler om tilstedeværelse/hjemmearbejde med medarbejder/grupper af medarbejdere.
- Planlægning af fysisk tilstedeværelse kan ske med inspiration fra de fire modeller for kontorkultur.
- Kontorarbejdspladser indrettes neutralt, så andre kan bruge pladsen, når den er fri.
- Den papirminimerede arbejdsplads etableres.
- Al ubenyttet daglig kontorplads kan frit benyttes, således at tomgang undgås.
- Der tages beslutning om fælles standard for indretning af hjemmearbejdspladsen i implementeringen
- Fleksibel tilstedeværelse og kontordeling er aftalt på alle institutter og for alle typer af ansatte pr. 1. januar 2023.
- Min. 20 % af faste medarbejdere har ved indflytningstidspunktet en aftale om fleksibel tilstedeværelse.
- Min. 40 % af faste medarbejdere vil pr. 1. januar 2028 have en aftale om fleksibel tilstedeværelse.