SDU´s interne cirkulære om repræsentationsmiddage, receptioner og gaver

Direktionen har på direktionsmødet den 22. september 2016 besluttet at foretage en ændring i punkt D.1 i SDU's interne cirkulære om repræsentationsmiddage, receptioner og gaver. Der er i samme forbindelse ændret i overskriften på punkt B. Ændringerne gælder fra den 5. oktober 2016. Ændringerne er indarbejdet nedenfor.

 

Indholdsfortegnelse 

A. Indledning

B. Middage på restauranter

C. Møder

D. Receptioner

       D.1 Situationer hvor der kan afholdes en reception
       D.2 Omkostning til reception
       D.3 Spisning i stedet for reception

E. Gaver

       E.1 Lejlighedsgaver til personer, der ikke er ansat på Syddansk Universitet
       E.2 Symbolsk gave til en ekstern foredragsholder
       E.3 Symbolsk gave til en intern foredragsholder
       E.4 Gaver til SDU’s ansatte
       E.5 Gaver skal være genstande
       E.6 Skattemæssige forhold vedr. gaver til foredragsholdere
       E.7 Dødsfald hos nuværende eller pensionerede ansatte

F. Dispensation for beløbsgrænser

G. Administration

       G.1 Oplysninger om formål og deltagere/modtagere
       G.2 Elektronisk fakturering

H. Diverse

       H.1 Tobaksvarer
       H.2 Ikrafttræden af dette cirkulære
       H.3 Tidligere udgaver af cirkulæret
       H.4 Vejledning om håndtering af repræsentationsudgifter 

 

A. Indledning 

Syddansk Universitet har i henhold til Finansministeriets budgetvejledning mulighed for at afholde omkostninger til repræsentation, bespisning og gaver.

Universitetet skal ud fra et sparsommelighedssynspunkt vise tilbageholdenhed. Derfor skal omkostningerne holdes på et rimeligt niveau.

Dette interne cirkulære indeholder Universitetets retningslinjer for afholdelse af omkostninger til repræsentation, bespisning og gaver.

 

B. Middage på restauranter 

Ved arrangementer på restauranter (frokoster og middage) må omkostningen pr. deltager maksimalt være 700 kr. inkl. moms.

 

C. Møder 

SDU’s omkostningssteder kan afholde rimelige omkostninger til forplejning i forbindelse med møder. Det gælder både møder med eksterne deltagere og interne møder med dagsorden eller lignende struktureret form.

 

D. Receptioner 

D.1 Situationer hvor der kan afholdes en reception

Der kan afholdes en reception i følgende situationer:

  • Tiltrædelse som medlem af SDU’s direktion.
  • Tiltrædelse som professor.
  • Disputatsforsvar.
  • Ph.D.-forsvar.
  • Eksamensafslutning.
  • 25, 40 og 50 års jubilæum for ansættelse på SDU (ikke i staten).
  • Afgang fra et job i SDU’s direktion.
  • Medarbejders afgang fra en væsentlig ledelsesfunktion, der er varetaget gennem en årrække. Beslutning herom træffes af et direktionsmedlem.
  • Medarbejders pensionering eller overgang til efterløn.

SDU må ikke dække omkostninger til receptioner i forbindelse med fødselsdage og andre private begivenheder.

D.2 Omkostning til reception 

Omkostningen inkl. drikkevarer til en reception må ikke overstige 175 kr. inkl. moms pr. forventet deltager.

Omkostningen afholdes af det relevante omkostningssted

D.3 Spisning i stedet for reception

I forbindelse med en medarbejders jubilæum eller afsked, kan der i stedet for en reception for en større deltagerkreds afholdes en middag for de nærmeste kolleger.

Omkostningen til middagen må ikke overstige den forventede omkostning ved receptionen.

 

E. Gaver 

E.1 Lejlighedsgaver til personer, der ikke er ansat på Syddansk Universitet

SDU kan i særlige tilfælde afholde omkostninger til lejlighedsgaver til personer, der ikke er ansat på Universitetet.

Det skal sikres, at Universitetet ikke giver flere gaver til samme modtager.

Gavens værdi må ikke overstige 400 kr. inkl. moms.

E.2 Symbolsk gave til en ekstern foredragsholder

Der må aldrig ydes gaver som erstatning for løn til fx foredragsholdere.

Hvis en foredragsholder, paneldeltager eller lign. optræder gratis eller ikke kan modtage løn, kan SDU påskønne dette ved at give en symbolsk gave i form af fx en af Universitetets officielle gaver eller en vingave.

Gavens værdi må ikke overstige 400 kr. inkl. moms.

E.3 Symbolsk gave til en intern foredragsholder 

Hvis en SDU-medarbejder holder et foredrag for SDU, kan SDU påskønne dette ved at give en symbolsk gave i form af fx en af Universitetets officielle gaver eller en vingave.

Gavens værdi må ikke overstige 400 kr. inkl. moms.

E.4 Gaver til SDU’s ansatte

SDU giver en officiel gave til medarbejdere i følgende situationer:

  • 25, 40 og 50 års jubilæum for ansættelse på SDU
  • Ansøgt afsked efter mere end 15 års ansættelse

HR-service administrerer ordningen.

De enkelte budgetansvarlige enheder (fakultet, institut, Fællesområdet eller områder i Fællesområdet) kan give følgende til medarbejdere på SDU:

  • En buket blomster eller en af SDU's logovarer til nyansatte medarbejdere til en pris på maksimalt 250 kr. inkl. moms.
  • En julegave i henhold til Universitetets retningslinjer for personalegoder og med overholdelse af skattereglerne.
  • Varer med SDU-logo anskaffet via Centrallageret hos Teknisk Service (i mindre omfang).
  • En mindre gave til medarbejdere, der afslutter et længerevarende uddannelsesforløb (fx et ph.d.-forløb eller en elevperiode på mindst to år).

SDU giver ikke lejlighedsgaver til egne ansatte udover ovenstående. Det gælder også ved fødselsdage og andre personlige mærkedage.

Der kan ikke for SDU’s midler betales fx blomster i forbindelse med en medarbejders sygdom eller lign. Ved en medarbejders kritiske sygdom kan der dog efter dispensation fra et direktionsmedlem gives en blomst.

E.5 Gaver skal være genstande

Gaver i henhold til E.1 - E.4 må (af skattemæssige årsager) aldrig gives i form af kontanter eller gavekort.

E.6 Skattemæssige forhold vedr. gaver til foredragsholdere

Alle gaver givet til foredragsholdere i henhold til afsnit E.2 og E.3 er som udgangspunkt skattepligtige. Gavemodtageren skal selvangive den af gavemodtageren oplevede værdi af gaven til SKAT. Det er god kutyme, at SDU oplyser gavemodtageren om denne selvangivelsespligt.

E.7 Dødsfald hos nuværende eller pensionerede ansatte

SDU sender en krans i forbindelse med nuværende eller pensionerede ansattes begravelse/bisættelse. Dette administreres af Rektorsekretariatet.

Der kan ikke derudover for SDU’s midler betales blomster eller lign. i forbindelse med nuværende eller pensionerede medarbejderes dødsfald.

 

F. Dispensation for beløbsgrænser 

Der kan i særlige tilfælde dispenseres for beløbene nævnt i afsnit B, D.2, E.1, E.2, E.3 og E.4.

Dispensation kan kun gives af et direktionsmedlem. Kompetencen til at dispensere fra beløbsgrænserne kan ikke delegeres til andre.

 

G. Administration 

G.1 Oplysninger om formål og deltagere/modtagere

Alle omkostningsbilag skal påføres følgende oplysninger:

  • Angivelse af formålet med repræsentationsmiddagen, mødet, receptionen eller gaven
  • Angivelse af deltagere eller gavemodtager

Hvis der i henhold til afsnit F er givet dispensation for en beløbsgrænse, skal dokumentation vedlægges.

G.2 Elektronisk fakturering

Det skal så vidt muligt tilstræbes, at omkostninger til repræsentationsmiddage, møder, receptioner og gaver afregnes via elektroniske fakturering.

 

H. Diverse

 

H.1 Tobaksvarer

SDU må ikke afholde omkostninger til køb af tobaksvarer. Dette fremgår af Finansministeriets budgetvejledning.

H.2 Ikrafttræden af dette cirkulære

Dette interne cirkulære gælder for arrangementer, der afholdes den 5. oktober 2016 eller senere.

Cirkulæret er godkendt af SDU's direktion den 22. september 2016.

H.3 Tidligere udgaver af cirkulæret

H.4 Vejledning om håndtering af repræsentationsudgifter

Økonomiservice har udgivet en vejledning om håndteringen af repræsentationsudgifter, herunder om konteringen i ØSS.

 

 

Syddansk Universitet
Økonomiservice
5. oktober 2016
Acadre 14/33893 

 

 

Ændret sidst: 28-09-2018.
I forhold til versionen af 5. oktober 2016 er kun tilrettet i punkt E.4, at køb af varer med SDU-logo skal ske via Centrallageret under Teknisk Service. Tidligere stod der SDU Kommunikation. 
Layoutet - men ikke indholdet - på siden er ændret den 24. september 2019 som følge af overgang til nyt SDUnet.
Ansvarlig afdeling: Regnskabsafdelingen
Ansvarlig medarbejder: Jens V. Kierkegaard