Debitorprocedure på SDU

BILAG NR. 13 TIL SDU'S REGNSKABSINSTRUKS

 

1. Indledning

Denne procedurebeskrivelse uddyber udvalgte områder vedr. debitorer i SDU's regnskabsinstruks (primært afsnittene 2.3.3.1 og 2.3.4).

 

2. SDU’s salgsfakturaer (regnskabsinstruks afsnit 2.3.3.1) 

2.1. Debitor light

Som udgangspunkt skrives debitorfakturaer i Debitorbogholderiet. Grundlaget er en debitorblanket, som udfyldes med kundeoplysninger, cvr-nummer, fakturatekst, beløb og oplysning om moms.

Der er også mulighed for, at decentrale brugere kan taste fakturaer direkte i ØSS – i stedet for at anvende debitorblanketten. Der er oprettet et ansvarsområde i ØSS til denne brug. (Ansvarsområde: Debitor light og Debitor light med udskrift.)

Fakturaer skrevet af decentrale brugere direkte i ØSS anvender fakturanumre 9xx.xxx, og kilden: Debitor ekstern. I feltet ”Vor reference” fremgår navn og telefonnummer eller e-mail på den person, der har skrevet fakturaen.

Debitorbogholderiet står for oprettelsen af debitorer.

Den decentrale sælger skal oprette sine fakturaer i en batch. Når batchen er færdig, skal der gives besked via mail til debitorbogholderiet, som herefter sørger for kørslen, der medfører, at fakturaerne udskrives via D2M eller OIO-fil til VANS-leverandøren.

I de tilfælde, hvor den centrale bruger har afgang til Debitor light med udskrift, står den decentrale bruger selv for udskrift.

Bilag, der ligger til grund for den decentralt udarbejdede faktura, skal arkiveres hos den decentrale enhed. I en række tilfælde vil der formentlig ikke være noget baggrundsmateriale, idet fakturaen udarbejdes decentralt i stedet for at lave en debitorblanket.

Decentralt skrevne fakturaer indgår i den almindelige rykkerprocedure, der sker fra centralt hold.

Debitorbogholderiet har ansvaret for oplæringen af de decentrale brugere. Oplæringen består i den tekniske del af fakturaskrivning og en introduktion til reglerne om salgsmoms.I oplæringsfasen tjekker debitorbogholderiet de fakturaer, som de decentrale brugere har skrevet. Dette arbejde ophører, når Debitorbogholderiet vurderer, at oplæringsfasen er slut.

Det er Debitorbogholderiet, der afgør om en decentral bruger skal oprettes til at kunne skrive fakturaer selv. Ved denne vurderingen undersøges f.eks. om instituttet har mange enslydende fakturaer.

Debitorbogholderiet giver besked til Controllerafdelingen, når en bruger skal have adgang til Debitor light. Controllerafdelingen står for at give brugeren adgang til ansvarsområdet i ØSS.

 

3. Debitorforvaltning (regnskabsinstruks afsnit 2.3.4)

3.1 Rykkerkørsler

SDU foretager to forskellige rykkerkørsler. Den ene foretages af Debitorbogholderiet. Den anden foretages af Studieservice (EVU, Efter- og Videreuddannelse) og Det Samfundsvidenskabelige Fakultet (HD- og Mastersekretariatet). Dette styres i ØSS.

Der findes to kundeprofilklasser: Alm. debitorer og STADS.

Når en kunde oprettes, tilknyttes der en kundeprofil. Dette afgør hvilken rykkerkørsel kunden omfattes af.

Derudover finder der rykning sted på Biblioteket.

3.1.1 Rykkerprocedure bogholderiet:

Rykkerproceduren har følgende elementer:

  • Rykker 1:
    Sendes til debitoren/kunden.
  • Rykker 2:
    Hvis debitor er en privat virksomhed eller person, sendes rykker 2 til debitor. Instituttet/afdelingen bliver orienteret om, at der er sendt en rykker til debitor. 
    Hvis debitor er en offentlig virksomhed, kontakter Bogholderiet instituttet/afdelingen, der har bedt om udstedelse af fakturaen. Instituttet bliver bedt om at tage stilling til om fakturaen skal sendes til debitor eller om instituttet vil kontakte debitor.
  • Rykker 3:
    Bogholderiet beder instituttet/afdelingen, der har bedt om udstedelse af fakturaen om at gå i dialog med debitor om årsagen til den manglende betaling.
3.1.2 Rykkerprocedure STADS:

Vedrørende fakturaer dannet gennem STADS foregår rykkerkørslen fra kontoret i Odense. Det sker således:

Medio september og februar laves en liste fra STADS over forfaldne debitorer. Der laves en rykkerkørsel via ØSS på STADS fakturaer (kun 1. kørsel). Rykkerbrevene sorteres og sendes til de forskellige STADS kontorer. Hvert kontor kontakter kunden og rykker. (Typisk betalingsfrist på dette tidspunkt er ”Øjeblikkelig”).

Efter en periode laves en ny STADS forfaldsliste fra STADS. Hvis der fortsat ikke er betalt, laves KN og den studerende slettes fra uddannelsen. Primo juni og oktober skal der laves taksameter indberetninger. Her tages udgangspunkt i de studerende, der har betalt og her hjælper folk fra Analyse-kontoret. På dette tidspunkt bør der således ikke være nogen ubetalte fakturaer i STADS. 

3.1.3 Rykkerprocedure Biblioteket:

Biblioteket benytter sig af to former for fakturaer:

  • Fakturaer udskrevet fra bibliotekssystemet Symphony
  • Fakturaer fra ØSS – debitorsystemet

Fakturaer fra bibliotekssystemet Symphony

Som sidste led i hjemkaldelsesflow’et i vores bibliotekssystem, såfremt et materiale ikke er blevet afleveret inden, udskrives der en erstatningsfaktura.

Inden denne sendes, udsendes først enten en rutinehjemkaldelse eller en 1.hjemkaldelse, afhængig af om materialet kan fornyes eller ej.

Derefter udsendes en 2. hjemkaldelse. Og såfremt materialet stadig ikke er afleveret 9 dage efter denne, genererer bibliotekssystemet en erstatningsfaktura med krav om erstatning af materialet samt betaling af gebyr.

Fakturaerne udskrives dagligt, hvis der ligger nogle til generering i bibliotekssystemet. De bliver påstemplet et fakturanummer med et nummeratørstempel, kopieret og udsendt. Fakturanummerintervallet, der benyttes den pågældende dag, bliver noteret i en mappe.

På fakturaerne bliver der oplyst om en betalingsfrist på 30 dage. 

En gang om måneden bliver der udskrevet en rapport fra bibliotekssystemet, der angiver de erstatningsfakturaer, der endnu ikke er afviklet (dvs. de materialer som ikke er afleveret eller betalt). Der bliver med udgangspunkt i rapporten, udarbejdet rykkerskrivelser til de lånere, der stadig har materialer, som ikke er afleveret eller betalt. I rykkeren får låneren 14 hverdage mere til indbetaling eller aflevering. Der bliver samtidig i skrivelsen varslet om overdragelse til inkasso gennem Gældsstyrelsen, såfremt materialet ikke indbetales eller afleveres. Hvis materialet stadig ikke er registreret for afleveret eller betalt, når de 14 hverdage er gået, bliver sagerne overdraget til inkasso gennem Gældsstyrelsen.

Når en låner har en gebyrrestance på 200,00 kr. eller derover, vil der ske en spærring for hjemlån i forbindelse med overdragelsen til inkasso gennem Gældsstyrelsen. Herefter det kun vil være muligt for låneren at benytte biblioteksmateriale på læsesal eller anden overvåget læseplads.

Låneren bliver informeret om dette, samtidig med varslingen om overdragelse til inkasso gennem Gældsstyrelsen. 

Fakturaer fra ØSS – debitorsystemet

Indtægter (udover erstatning for materialer) bliver faktureret via ØSS – debitorsystemet.

Rykker 1 - vedr. fakturaer dannet af Biblioteket - udskrives i debitorbogholderiet på SDU og fremsendes til kunden. Rykker 2 - vedr. fakturaer dannet af Biblioteket - fremsendes til Biblioteket med henblik på kontakt til kunden for afvikling af faktura.

3.2 Opfølgning – forfaldslister

Bogholderiet laver forfaldsliste hver måned efter rykkerkørsel. Regnskabschefen gennemgår og kommenterer forfaldslisten, med undtagelse af STADS-debitorer. Kommentarer sker for debitorer med forfalden saldo, der er overforfalden med mere end 60 dage.

Controllerafdelingen modtager kopi af forfaldslisten inkl. regnskabschefens kommentarer.

Oversigt over forfaldne STADS debitorer sendes af Debitorbogholderiet til Studieservice (EVU, Efter- og Videreuddannelse) og Det Samfundsvidenskabelige Fakultet (HD- og Mastersekretariatet) via mail-liste i juni og november. Medarbejderne i de to enheder gennemgår listen og melder kommentarer til Debitorbogholderiet.

3.3 Afstemning

Ved hver månedsluk modtager Controllerafdelingen afstemning af hhv. artskonto 951000 og 951009 fra bogholderiet. Afstemningen indeholder alle typer fakturaer.

3.4 Tab på debitorer

I forbindelse med debitorbogholderiets rykkerprocedure, som er beskrevet ovenfor, undersøges på et tidspunkt – oftest i forbindelse med rykker 3 – om beløbet skal afskrives.

Endelig beslutning om afskrivning eller inkasso af beløb over 5.000 kr. inkl. moms kan kun foretages af regnskabschefen eller vicedirektøren for økonomi efter indstilling fra den budgetansvarlige chef i enheden, der lider tabet. Afskrivning af beløb under 5.000 kr. inkl. moms kan besluttes af bemyndigede medarbejdere i enheden.

Ved oversendelsen af en fordring til Gældsstyrelsen skal der bogføres et tab på debitorer, artskonto 174000. Det er en medarbejder i universitetsbiblioteket, som står for administrationen i forhold til Gældsstyrelsen. Når/hvis der senere kommer en indbetaling til SDU fra Gældsstyrelsen, så krediteres indbetalingen (efter et eventuelt administrationsgebyr) på artskonto 174000. SDU sender ikke fordringer til Gældsstyrelsen på under 500 kr.

Ovenstående beskrivelse vedr. tab på debitorer gælder ikke for universitetsbibliotekets tilgodehavender, hvor reglerne er beskrevet i bibliotekets rykkerprocedure, jf. afsnit 3.1.3.

Beskrivelsen gælder heller ikke for fordringer opstået via SDU's Lønkontor/Statens LønSystem (SLS). Lønkontoret er pr. maj 2017 i gang med at udarbejde en beskrivelse af deres arbejdsprocesser omkring rykning for manglende tilbagebetaling af forkert udbetalt løn.

 

Ovenstående debitorprocedure er udarbejdet af Controllerafdelingen i august 2014, og den er revideret i maj 2017 og i oktober 2019.

 

 

Ændret sidst 04-10-2019
Ansvarlig afdeling: Regnskabsafdelingen
Ansvarlig medarbejder: Jens V. Kierkegaard