Forretningsgange i HR

BILAG 15 TIL SDU'S REGNSKABSINSTRUKS

 

 

Ansættelse af personale

 

Nye og ledige stillinger besættes efter opslag i henhold til gældende regler.


Enhver fastansættelse skal ske ved oprettelse af et ansættelsesudvalg, der skal sikre, at de krævede faglige kvalifikationer og ledelsesmæssige kompetencer er til stede. For VIP er der lovmæssigt angivet rammer for stillingsopslag og udvælgelse. For TAP følges universitetets personalepolitiske retningslinjer.

 

Alle ansættelser ekspederes af HR-service i henhold til bemyndigelse fra Universitetsdirektøren. For alle ansættelser oprettes en elektronisk personalemappe i HR-service. Herfra gives besked til Lønkontoret om oprettelse af medarbejderen i SLS.

 

Oprettelse af nye stillinger og genbesættelse af stillinger skal ligge inden for det årlige budget/den økonomiske ramme, der vedtages af bestyrelsen. 
 

Ved ansættelser skal der sammen med ansættelsesbrevet sendes et oplysningsskema, som skal returneres til HR-service. HR-service er herefter ansvarlig for beregning af anciennitet og lønindplacering, for angivelse af kontostreng samt for indberetning til lønsystemet.


Af hensyn til fortrolighed og administrative forhold skal personalesagerne opbevares i personalearkivet, der forefindes i HR-service. Indtil 1. maj 2013 opbevares personalesager i det fysiske personalearkiv, efter 1. maj 2013 scannet og opbevaret i Acadre. HR-service er ansvarlig for personalearkivet.

 

Løn

 

Ansvarlig

 

Alle lønrelaterede funktioner varetages af Lønkontoret og Personalekontoret under HR-service.


Oprettelse af medarbejdere

 

Fastsættelse af løn sker i henhold til gældende overenskomster samt universitetets lønpolitik, som beskriver kriterier for fastsættelse af individuelle tillæg m.v. Indplacering i personalekategori foretages af HR-service, som også udfylder et person- og løndataskema (der bl.a. indeholder den fulde kontostreng), der sammen med en kopi af ansættelsesbrevet sendes til Lønkontoret. På baggrund af dette opretter Lønkontoret medarbejderne i SLS.


Indrapportering i SLS og uddatakontrol

 

Indrapportering til SLS kan kun foretages af bemyndigede personer og sker ved anvendelse af brugeridentifikation og password og i øvrigt i overensstemmelse med Moderniseringsstyrelsens brugervejledning. Der finder en personmæssig adskillelse sted mellem registreringsfunktionen og kontrolfunktionen. Registreringen af løndata i SLS foretages kun efter godkendte grundbilag eller registreringer. Der skal være påført kontostreng på alle bilag og registreringer inden de videresendes til behandling på Lønkontoret.


Administration af timeløn foregår på følgende to måder:

  1. Timeløn indrapporteres på baggrund af timesedler og kontrakter modtaget fra de enkelte afdelinger. Ved indrapportering kontrollerer Lønkontoret påførsel af kontostreng og attestation af institutleder, kontorchef eller anden bemyndiget.
  2. TimeSheet anvendes til en række timelønnede studenteransættelser. Den studerende taster selv timerne i en digital timeseddel. Derefter sendes den digitale timeseddel til den budgetansvarlige - eller til en medarbejder bemyndiget af den budgetansvarlige - der godkender timerne. Kontostrengen påføres af TimeSheet eller af den budgetansvarlige/den bemyndigede. Ved indrapportering kontrollerer Lønkontoret påførsel af kontostreng. Attestation af budgetansvarlig eller anden bemyndiget sker i TimeSheet.

Uddata kontrolleres i henhold til retningslinjerne fra Moderniseringsstyrelsen om SLS. Kontrollen foretages ved sammenholdelse med de originale grundbilag og systemlister og udføres af en anden medarbejder i Lønkontoret end den, som har indrapporteret.

Efter lønkørsel i SLS indlæses og bogføres lønnen i ØSS. Der udskrives fejlliste, hvorefter
eventuelle fejl rettes af Lønkontoret.


A-conto afregning af løn/honorarer

 

Der udarbejdes et manuelt bilag vedrørende a-conto løn/honorar på Lønkontoret. Lønkontorets medarbejder påfører lønmodtageres bankkontonummer på bilaget ved opslag i NemKonto systemet. Hvis bankkontonummeret ikke er en Nem-konto, kontrolleres kontonummeret af afdelingslederen, eller anden lønsagsbehandler på Lønkontoret, hvilket pgl. kvitterer for på lønbilaget med sin underskrift.


Det manuelle bilag behandles altid af 2 personer på Lønkontoret.

 

Kassen modtager efterfølgende det manuelle bilag, som indtaster og godkender betalingen i business online i Danske Bank. Controllerafdelingen er 2. godkender på bilaget – d.v.s. Controllerafdelingen frigiver den betaling, som kassen har indtastet i business online. Kassen og Controllerafdelingen har ikke adgang til NemKonto og har derfor ikke mulighed for at kontrollere rigtigheden af det på bilaget anførte bankkontonummer. Controllerafdelingen påser, at bankkontonummeret, der er anført på bilaget, stemmer overens med det kontonummer, der fremgår af business online.

 

Den egentlige kontrol (legalitetskontrol) med at der er anvendt et korrekt bankkontonummer på de manuelle lønoverførsler foretages, som nævnt ovenfor, på Lønkontoret.


Refusioner fra den statslige barselsfond under Moderniseringsstyrelsen

 

Refusion fra den statslige barselsfond sker på baggrund af HR-service’ registreringer i SLS omkring start- og slutdato for barsel. På baggrund af registreringerne i SLS beregner SLS hver måned et tilgodehavende, der bogføres i ØSS som en indtægt i driften og et tilgodehavende i balancen.

 

Moderniseringsstyrelsen udbetaler refusion fra den statslige barselsfond hvert kvartal. HR-service kontrollerer, at der er overensstemmelse mellem de refusioner, der er tilgodehavende, og de faktisk udbetalte refusioner. Evt. uoverensstemmelser undersøges nærmere.


Øvrige refusioner

 

Anmodninger om refusion udarbejdes af HR-service på baggrund af indberetninger i IT-systemet HR-Fravær fra afdelingerne/institutterne samt HR-services oplysninger om orlov, barsel, sygdom mv. Herefter bogfører HR-service via SLS refusionen i ØSS, hvor refusionen indtægtsføres i driften og optages som et tilgodehavende i balancen. Når refusionen er modtaget og registreret i banken, bogføres den af Regnskabsafdelingen og udligner tilgodehavendet i balancen. HR-service kontrollerer, om der modtages refusioner for de anmodninger, der er indsendt, og om de modtagne refusioner er i overensstemmelse med de anmodede refusioner. Evt. uoverensstemmelser undersøges nærmere.


Feriepengeforpligtelse

 

For universitetets medarbejdere, der efter gældende regler modtager løn under ferie, og elever afsættes midler til lønforpligtelsen under ferie.

 

Lønforpligtelsen indeholder den almindelige ferie, dvs. løn under ferie, særlig feriegodtgørelse og særlige feriedage. Forpligtelsen opgøres på baggrund af den ferieberettigede løn.

 

Ved ferieårets udløb 1. maj kan der overføres restferie efter godkendelse fra institutlederen/kontorchefen/overbibliotekaren. Registrering heraf sker lokalt ved udfyldning af blanket, hvor en kopi heraf videresendes til HR-service.

 
Opgørelse og indregning i årsrapporten af feriepengeforpligtelse

 

I årsrapporten indregnes en forpligtelse til at betale medarbejderne løn under ferie. Opgørelsen sker i henhold til Moderniseringsstyrelsens vejledning om beregning af feriepengeforpligtelse. Denne tager højde for ferie, særlige feriedage og særlig feriegodtgørelse.

 

For eksterne projekter tilskrives feriepenge løbende via registrering i lønbogen i takt med at der afholdes løn på projekterne. Således sker der fuldstændig periodisering af feriepenge for projekterne. Tilskrivningen sker i ØSS ved kørsler, som Forskerservice-Økonomi foretager. Ved projektansattes afholdelse af ferie, konteres ferien som et træk på feriepengeforpligtelsen. Bogføring heraf sker via HR-services ferietræk på baggrund af de månedsvist opdaterede ferieindberetninger i HR-Fravær.

 

 

 

Ændret sidst: 08-01-2018

Ansvarlig afdeling: Regnskabsafdelingen på vegne af HR-service

Ansvarlig medarbejder: Jens V. Kierkegaard