Hotel

A. Indledning

Udgifter til overnatning dækkes i henhold til tjenesterejseaftalens kapitel 4.

 

B. Hoteldispositionsbeløb

Medarbejder- og Kompetencestyrelsen fastsætter en gang årligt et hoteldispositionsbeløb ved overnatning på hoteller i Danmark og i udlandet.

Satsen i Danmark fastsættes med udgangspunkt i priserne i den statslige hotelaftale.

Satsen har siden den 15. februar 2020 været 1.012 kr. pr. nat. Beløbet er inklusiv moms, men eksklusiv morgenmad og andre måltider.

Før den 15. februar 2020 var satsen på 1.000 kr. pr. nat.

Hoteldispositionsbeløbene i udlandet fremgår af Medarbejder- og Kompetencestyrelsens (tidligere Moderniseringsstyrelsens) satsreguleringscirkulærer for 2019 og 2020 (bilag 5 på siderne 15-16).

 

C. Hoteller som SDU har samarbejdsaftale med

Ved overnatning på hotel i Danmark skal så vidt muligt benyttes standardværelse på et hotel, som SDU har samarbejdsaftale med.

På SDUaftale - der administreres af Udbudskontoret - findes oversigter over hoteller i Odense, Esbjerg, Kolding, Sønderborg og Slagelse, som SDU har indgået aftaler med. Gå ind på https://syddanskuni.sharepoint.com/sites/SDUaftale/default.aspx og find aftalen med ID-nummer 539 (eller søg på "*hotelophold*" i feltet "Fritekst søgning").

I andre byer (områder) i Danmark benytter SDU hoteller på hotelaftalen indgået af SKI. For mere detaljeret information herom henvises til følgende:

Bemærk, at i SDU's campusbyer skal anvendes de hoteller, som Udbudskontoret har indgået aftale med (ikke de hoteller, som fremgår af SKI's aftale).

 

D. Fravigelse af hotel- og prisniveau

Hotel- og prisniveau kan i særlige tilfælde fraviges af nærmeste leder mod begrundelse og påtegning/godkendelse på rejseafregningen.

 

E. Bestilling af hotelværelse

Bestilling af hotelværelser i Danmark skal ske på en af følgende måder:

Bestiling af hotelværelser i udlandet skal ske via SDU's rejsebureau Egencia. Hvis der i forbindelse med en konference i udlandet samtidig tilbydes hotelværelse til en rimelig pris, er det dog tilladt at benytte det tilbud.

 

F. Længevarende ophold

Ved længerevarende ophold (typisk mindst 14 dage) er det tilladt at benytte en lejlighed i stedet for et hotel, herunder at overnatte i boliger formidlet gennem Airbnb og lign.

 

G. Dokumentationskrav

SDU's sædvanlige dokumentationskrav skal overholdes ved køb af overnatning. Af hensyn til eventuel momsrefusion skal hotelregninger stiles til Syddansk Universitet.

I forhold til Airbnb skal særligt bemærkes, at det ikke er tilstrækkeligt at vedlægge bestillingen. Der skal vedlægges en betalingskvittering fra Airbnb.

 

H. Udokumenteret nattillæg

Hvis overnatningsudgiften ikke refunderes mod dokumentation, kan der i stedet udbetales et ”udokumenteret nattillæg”.

Se mere om udokumenterede nattillæg i PAV (PersonaleAdministrativ Vejledning), afsnit 21.6.6.

Satsen er i 2020 på 223,00 kr. pr. nat i Danmark og i udlandet. I 2019 var satsen på 218,00 kr. pr. nat.

 

I. Henvisning til regelsæt

Reglerne om hoteller og udokumenteret nattillæg findes i afsnit D i SDU's interne cirkulære om tjenesterejser.

 

J. Spørgsmål


Spørgsmål til ovenstående kan rettes til medarbejderne i Rejsekontoret.

 

 

Ændret sidst: 24-06-2020
Ansvarlig afdeling: Regnskabsafdelingen 
Ansvarlig medarbejder: Jens V. Kierkegaard