zExpense - SDU's system til afregning af rejser og udlæg

1. Indledning   

SDU har siden efteråret 2018 anvendt zExpense som it-system til afregning af rejser og udlæg. Systemet leveres af ZeBon.

zExpense afløste TEM.

2. Adgang til zExpense

Medarbejdere på SDU får adgang til zExpense på en af følgende måder: 

  • Skriv "sdu.dk/rejser" i adresselinjen/URL'en
  • Skriv "sdu.dk/zexpense" i adresselinjen/URL'en
  • Klik på https://myapps.microsoft.com/signin/zExpense/8fc91c82-ac06-4f9a-acb7-377295c24b3b. Ved anvendelse af dette link åbner computerens standardbrowser. Linket virker i alle afprøvede browsere, inkl. Mac. Når du sidder på SDU, kommer du direkte ind, uden at skulle logge på. 
  • Skriv "myapps.microsoft.com" i adresselinjen/URL'en. Her finder du en tile med navnet zExpense.

3. Vejledninger på skrift

Der er udarbejdet seks skriftlige vejledninger om anvendelsen af zExpense:

De fire første skriftlige vejledninger findes også i engelske udgaver:

Ved klik på ordet "English" øverst på denne side kommer du til den engelske side med information om zExpense.

4. Instruktionsvideoer

Der er udarbejdet 6 instruktionsvideoer om zExpense, der supplerer ovenstående skriftlige vejledninger: 

Danske instruktionsvideoer:

Videoerne bør afspilles i browserne Microsoft Edge eller Google Chrome.

Hvis en video, der afspilles i Edge, står og loader lidt længe, kan det hjælpe, hvis du trykker på pauseknapen først for dernæst at trykke på play igen.

Engelske instruktionsvideoer:

Derudover har ZeBon udarbejdet demoer om anvendelsen af zExpense. Demoerne er som nævnt produceret af ZeBon og afspejler derfor ikke helt SDU's anvendelse af systemet. Klik på http://www.zebon.dk/demoer.html.
  

5. Udgifter der må afregnes gennem zExpense

Udgangspunktet for SDU’s afholdelse af udgifter er, at udgifterne skal opkræves på en faktura udstedt til SDU af leverandøren. Der er to årsager til dette:

SDU’s rejse- og udlægsafregningssystem er tænkt anvendt til afregning af udgifter, der ikke naturligt kan opkræves via en faktura udstedt til SDU. Det gælder eksempelvis en række udgifter afholdt i forbindelse med en rejse.

Der henvises endvidere til reglerne i punkt 10 på siden om Eurocard-kreditkort med firmahæftelse.

Udover ovenstående punkter vedr. lov om offentlige betalinger og overholdelse af indkøbsreglerne, så er der følgende ulemper ved anvendelse af zExpense til udgifter, der ikke har relation til en rejse:

  • SDU tager ikke momsfradrag for udgifter afregnet gennem zExpense. Derfor bliver de fleste indkøb i Danmark 20% dyrere end hvis de bliver betalt via en faktura.
  • Der er stor risiko for, at SDU ikke behandler momsen korrekt ved køb i andre EU-lande.

Af disse årsager har vi besluttet at begrænse mulighederne i zExpense for valg af udgiftskategorier til kun at være nogen, der vedrører udgifter, som normalt ikke opkræves via en faktura. Se punkt 6 nedenfor.

SDU har udarbejdet et notat om særlige problemstillinger ved køb med Eurocard. Notatet er udarbejdet med baggrund i en kontrol af anvendelsen af Indkøbskonti, men forholdene gælder også for køb med andre kreditkort-løsninger.

6. Udgiftskategorier

Som nævnt i punkt 5 er SDU’s rejse- og udlægsafregningssystem tænkt anvendt til afregning af udgifter, der ikke naturligt kan opkræves via en faktura udstedt til SDU. Vi har derfor besluttet, at der kun er mulighed for at vælge følgende udgiftskategorier i zExpense:

  • Benzin (144201)
  • Bespisning SDU - fagligt (142005)
  • Billeje (141001)
  • Broafgift (141001)
  • Busbilletter (141001)
  • Bøger i øvrigt (148014) *
  • Bøger sendt fra udlandet (148014) *
  • Flybilletter (141001)
  • Forplejning ifm. rejser (141001)
  • Færge (141001)
  • Hotel Danmark (141001)
  • Hotel Udland (141001)
  • Kilometergodtgørelse (141006)
  • Konferencegebyr Danmark (147001)
  • Konferencegebyr Udland (147001)
  • Kontanthævning på kreditkort (971002)
  • Kurser, efteruddannelse Danmark (147002)
  • Kurser, efteruddannelse, udland (147002)
  • Lounge i lufthavn (141001)
  • Lægeerklæring/vaccination (147086)
  • Medlemskaber (147014) 
  • Overnatning - ikke hotel (141001)
  • Parkering (141001)
  • Publiceringsgebyr / Submission Fee (147032)
  • Repræsentationsmiddage (142010)
  • Restaurationsmiddage, ikke ifm rejser (142010)
  • Socialt arrangement minus restaurant (142006)
  • Taxi (141001)
  • Togbilletter (141001)
  • Visum (141001)

Tallet i parenteserne henviser til artskontonummeret i ØSS, jf. http://kontoplan.sdu.dk/

* Kontakt en medarbejder i Rejsekontoret, hvis du er i tvivl om forskellen på anvendelsen af de to udgiftskategorier vedr. bøger.

Derudover er der i zExpense følgende mere tekniske konti, som det normalt ikke bør være nødvendigt for den enkelte rejsende at anvende:

  • EU moms og afgift (147027)
  • Privatkøb på Eurocard (955020) - se punkt 14 på siden om Eurocard med SDU-hæftelse
  • Rejsekontor, bank indbetaling (955020)
  • Udlæg til senere omkontering (147098) - se punkt 7 nedenfor.
  • Udtræk til skat (Felt 48)

 

7. Udgiftskategorien "Udlæg til senere omkontering (147098)"

Hvis en udgift, der ikke kan dækkes af udgiftskategorierne i punkt 6, alligevel undtagelsesvist køres gennem zExpense, så skal udgiften midlertidigt placeres på udgiftskategorien "Udlæg til senere omkontering (147098)".

Ved placering af en udgift på udgiftskategorien "Udlæg til senere omkontering (147098)" skal der - med virkning fra den 1. april 2019 - i en kommentar i zExpense oplyses følgende:

  • Hvilken ØSS-artskonto udgiften hører til.
  • Begrundelse for at købet ikke er sket via en faktura.
  • Informationer, så SDU's normale dokumentationskrav overholdes. Det gælder fx. ved køb af gaver, der skal ende på artskonto 142020, hvor der skal oplyses formål og gavemodtager.

Rejsekontoret vil afvise afregninger, hvor der ikke er indsat de nødvendige oplysninger i zExpense.

Controllerafdelingen vil herefter sørge for, at der sker korrekt bogføring på den korrekte artskonto. Vi skal være opmærksomme på, at vi mister revisionssporet, når vi anvender udgiftskategorien "Udlæg til senere omkontering (147098)"

Hvis Controllerafdelingen konstaterer, at konteringen burde være foretaget på en af de andre udgiftskategorier i rejse- og udlægssystemet, skal instituttet/enheden selv omkontere i zExpense mellem udgiftskategorierne. Der henvises til vejledningen om omkonteringer i ovenstående punkt 3.

Artskonto 147098 må kun bruges i zExpense.

8. Links

Links til SDU's rejseregler m.m.:

Links til sider på www.sdu.dk om zExpense for personer, der rejser for SDU, men ikke er ansat på SDU

9. Spørgsmål

Spørgsmål til zExpense kan rettes til medarbejderne i Rejsekontoret.

Spørgsmål til omkonteringer af udlæg bogført på artskonto 147098 kan rettes til Tina Christiansen i Controllerafdelingen.

10. Projektet om anskaffelse af zExpense til SDU

Projektet, der førte til anskaffelsen af zExpense som nyt rejseafregningssystem på SDU, er beskrevet på http://sdunet.dk/Administration/Projekter/Igangvaerende/Nyt+rejseafregningssystem.aspx.

Planen for implementeringen af zExpense i 2018 er journaliseret i Acadre 19/38, akt 6.

 

Ansvarlig afdeling: Regnskabsafdelingen

Ansvarlig medarbejder: Jens V. Kierkegaard