Årsafslutning 2019: Tidsfrister, periodisering m.m

                                                                              J.nr. 17/1864, akt 19

 

A. Årsafslutning 2019 - tidsplan 

Året 2019 nærmer sig afslutningen, og vi skal sikre, at de rigtige indtægter, omkostninger, aktiver og passiver indgår i Syddansk Universitets årsregnskab for 2019. Dette kaldes korrekt periodisering. 

Det afgørende kriterium for at en omkostning skal bogføres i regnskabsåret 2019 er, at varen eller ydelsen er leveret til Syddansk Universitet senest den 31. december 2019. 

I lighed med tidligere år har Økonomiservice fastsat nogle tidsfrister, der er afgørende for at indtægter og omkostninger kommer med i årsregnskabet for 2019. Fristerne afhænger af typen af regnskabsmateriale.

Vi arbejder med en stram tidsplan, og af den årsag tager vi det forbehold, at det kan blive nødvendigt at prioritere i de bilag  der sendes til indtastning/behandling i Økonomiservice således, at vi prioriterer bilag med væsentlige beløb i relation til SDU's årsregnskab højere end rækkefølgen for modtagelsen. 

 

B. Debitorblanketter

Debitorblanketter vedrørende indtægter optjent i november 2019 eller tidligere skal sendes til Debitorbogholderiet senest søndag den 8. december 2019.

Debitorblanketter vedrørende indtægter optjent i december 2019 skal sendes til Debitorbogholderiet senest tirsdag den 7. januar 2020.

Det skal oplyses på debitorblanketten, om indtægten hører til regnskabsår 2019 eller 2020.

DebitorLight: Sidste frist for udarbejdelse af fakturaer i DebitorLight er fredag den 24. januar 2020.

Salgsfakturaer der udarbejdes til og med den 17. januar 2020 - vedrørende handler der er foregået i 2019 - vil få fakturadatoen 31. december 2019. Disse fakturaer vil have betalingsfrist den 30. januar 2020 (30 dage efter fakturadatoen).

 

C. Elektroniske fakturaer

Elektroniske fakturaer skal være anvist af anviserne senest på følgende datoer:

  • Torsdag den 9. januar 2020 kl. 23.00             Indgår i perioderegnskab 12-2020
  • Onsdag den 22. januar 2020 kl. 23.00           Indgår i perioderegnskab 13-2020 

Inden anvisningen skal de elektroniske fakturaer være behandlet af rekvirenten.

 

D. Periodisering af elektroniske fakturaer

Periodiseringen af elektroniske fakturaer styres af rekvirenten ved anvendelse af feltet "Dato i finans", der findes øverst på skærmbilledet (2. punkt i kolonnen til højre). 

Korrekt periodisering sker på følgende måde: 

Fakturaer, der vedrører regnskabsår 2019:  

Dato for rekvirentens behandling af faktura  Dato der skal indsættes i feltet ”Dato i finans”  
1. januar 2019 - 28. december 2019 Der skal ikke indsættes en dato i feltet ”Dato i finans”.
29. december 2019 - 9. januar 2020 28.12.2019.
10. januar 2020 - 22. januar 2020 29.12.2019.

Datoerne "30.12.2019" og "31.12.2019" må under ingen omstændigheder anvendes. De er reserveret til brug i Økonomiservice.

Fakturaer, der vedrører regnskabsår 2020: 

Dato for rekvirentens behandling af faktura Dato der skal indsættes i feltet ”Dato i finans”
31. december 2019 eller tidligere 01.01.2020.
1. januar 2020 eller senere Der skal ikke indsættes en dato i feltet ”Dato i finans”.

 

E. Papirfakturaer fra udenlandske leverandører

Fakturaer modtaget på papir fra udenlandske leverandører (og de få danske leverandører, som er undtaget fra loven om elektroniske fakturaer) med fakturadato den 30. november 2019 eller tidligere skal scannes og mailes til uf@sdu.dk (Kreditorbogholderiets mailboks vedr. udenlandske fakturaer) senest søndag den 8. december 2019.

Fakturaer modtaget på papir fra udenlandske leverandører (og de få danske leverandører, som er undtaget fra loven om elektroniske fakturaer) med finansdato i 2019 skal scannes og mailes til uf@sdu.dk (Kreditorbogholderiet's mailboks vedr. udenlandske fakturaer) senest tirsdag den 7. januar 2020.

Det skal oplyses på fakturaen, om udgiften hører til regnskabsår 2019 eller 2020.

 

F. Rejseafregninger og udlæg

Afregninger i zExpense vedr. rejser og udlæg, der er afsluttet/afholdt senest den 30. november 2019 skal godkendes af godkenderen senest søndag den 8. december 2019. 

Afregninger i zExpense vedr. rejser og udlæg, der er afsluttet/afholdt i december 2019 skal godkendes af godkenderen senest tirsdag den 7.  januar 2020.

Rejseafregningsblanketter på papir vedr. rejser afsluttet senest den 30. november 2019 skal afleveres til Rejsekontoret senest søndag den 8. december 2019. 

Rejseafregningsblanketter på papir vedr. rejser afsluttet i december 2019 skal afleveres til Rejsekontoret senest tirsdag den 7. januar 2020.

Udlægsblanketter på papir vedr. udgifter afholdt i november 2019 eller tidligere skal afleveres til Rejsekontoret senest søndag den 8. december 2019.

Udlægsblanketter på papir vedr. udgifter afholdt i december 2019 skal afleveres til Rejsekontoret senest tirsdag den 7. januar 2020.

Reglen om aflevering senest 8 dage efter rejsens afslutning gælder fortsat.

Teksten ovenfor om afregninger på papir gælder kun for ikke-ansatte uden NemKonto.

 

G. Intern handel

Bilag i ”Intern handel” skal periodiseres i stil med kreditorfakturaer i gatewayen. Sælger skal i feltet ”Dato i Finans” (findes under feltet ”Transaktionstype” øverst i skærmbilledet) anføre en af følgende datoer: 28.12.2019, 29.12.2019 eller 01.01.2020.

I skemaet i punkt D ovenfor ses hvilken dato, der skal anvendes.

Alle Intern Handel-bilag skal være fuldt ud behandlet - dvs. godkendt af anviser på køber-siden - inden periode 13-2019 lukkes onsdag den 22. januar 2020 kl. 23.00.

 

H. Omkontering af kreditor-fakturaer og af zExpense-afregninger

Kreditor-fakturaer

Når I som rekvirent omkonterer kreditorfakturaer omkring årsskiftet, skal I foretage periodisering i lighed med periodisering i gatewayen. Ved omkonteringen finder I på linjen et felt til ”Finans-Dato”. Dette felt skal udfyldes med dato 28.12.2019, 29.12.2019 eller 01.01.2020 - alt efter i hvilken periode omkonteringen skal fremgå af regnskabet. Se øvrigt skemaet i punkt D ovenfor.

Omkontering af kreditor-fakturaer inden for eget omkostningssted skal ske senest onsdag den 22. januar 2020 kl. 23.00.

zExpense-afregninger

Omkontering af afregninger i zExpense inden for eget omkostningssted skal ske senest mandag den 20. januar 2020.

 

I. Omposteringsbilag

Langt de fleste omposteringer kan enhederne selv foretage i ØSS og i zExpense. Omposteringer, som enhederne ikke selv har mulighed for at lave, skal afleveres til Rejsekontoret eller Bogholderiet med følgende frister:

  • Bilag – der er bogført i periode 11-2019 eller tidligere – skal afleveres senest tirsdag den 7. januar 2020.
  • Bilag – der er bogført i periode 12-2019 – skal afleveres senest fredag den 17. januar 2020 kl. 10.00.

 

J. E-ordrer (elektroniske indkøb)

Ved oprettelsen af elektroniske ordrer i løbet af december måned 2019 skal ordreafgiveren vurdere, hvornår varen/ydelsen forventes modtaget og så rette "Dato i Finans" på rekvisitionen til den forventede leveringsdato.

 

K. Indberetning af oplysninger, der skal indberettes til Skattestyrelsen

Information om oplysninger, der skal indberettes til Skattestyrelsen, skal sendes til Jens V. Kierkegaard senest mandag den 13. januar 2020.

Reglerne om indberetning til Skattestyrelsen er beskrevet på en side på SDUnet.dk, klik her.

 

L. Tekniske lønomposteringer

Der er følgende deadlines for tekniske lønomposteringer:

  • Onsdag den 8. januar 2020 vedr. periode 12. 
  • Fredag den 24. januar 2020 vedr. periode 13.

 

M. Vurdering af købsfakturaer og skyldige poster, som ikke er indgået i ØSS inden den 22. januar 2020

På grund af den stramme tidsfrist - den 22. januar 2020 - vedrørende behandling af leverandørfakturaer har vi en procedure for vurdering og behandling af fakturaer og skyldige poster, som vedrører 2019. 

Proceduren gælder kun for fakturaer større end 30.000 kr. ekskl. moms, der er modtaget så sent fra leverandøren, at fakturaen ikke er anvist senest den 22. januar 2020. Varen/ydelsen skal være leveret på SDU senest den 31. december 2019.

Modtager I fakturaer vedrørende 2019-køb, som I bogfører i 2020, idet bogføringen for 2019 er lukket, bedes I sende en kopi af fakturaen hurtigst muligt og senest mandag den 3. februar 2020 kl. 8.00 til controller@sdu.dk (Controllerafdelingen) til vurdering og eventuel registrering i årsregnskabet for 2019. I den forbindelse bedes I oplyse den fulde kontostreng.

Mangler I helt at modtage en faktura vedrørende et 2019-køb, bedes I dokumentere købet i form af dokumentation fra leverandøren. Dokumentation kan f.eks. være en købsaftale, hvor beløbsstørrelsen fremgår og et fragtbrev, der dokumenterer, hvornår levering har fundet sted. Dokumentationen kan indtil den 3. februar 2020 kl. 8.00 sendes til controller@sdu.dk (Controllerafdelingen) til vurdering og eventuel registrering i årsregnskabet for 2019. I den forbindelse bedes I oplyse den fulde kontostreng.

 

N. Samlet oversigt over tidsfrister

Dato Aktivitet
8. december 2019 Seneste godkendelse af afregninger i zExpense vedr. rejser og udlæg afsluttet/afholdt i november 2019 eller tidligere. 
 8. december 2019 Seneste aflevering til Rejsekontoret af rejser og udlæg på papir, der er afsluttet i november 2019 eller tidligere. 
 8. december 2019  Seneste aflevering til Debitorbogholderiet af debitorblanketter vedr. indtægter optjent i november 2019 eller tidligere.
8. december 2019 Seneste fremsendelse via mail til Bogholderiet af scannede fakturaer fra udenlandske leverandører med fakturadato i november 2019 eller tidligere.
 8. december 2019 Seneste fremsendelse via mail til Bogholderiet af scannede fakturaer (modtaget på pair) fra danske leverandører med fakturadato i november 2019 eller tidligere. 
7. januar 2020 Seneste aflevering til Regnskabsafdelingen af omposteringsbilag vedr. bilag, der er bogført i periode 11/2019 eller tidligere.
 7. januar 2020 Seneste godkendelse af afregninger i zExpense vedr. rejser og udlæg afsluttet/afholdt i december 2019. 
 7. januar 2020 Seneste aflevering til Rejsekontoret af rejser og udlæg på papir, der er afsluttet i december 2019. 
7. januar 2020 Seneste fremsendelse via mail til Bogholderiet af scannede fakturaer fra udenlandske leverandører med finansdato i december 2019. 
7. januar 2020 Seneste fremsendelse via mail til Bogholderiet af scannede fakturaer (modtaget på papir) fra danske leverandører med finansdato i 2019. 
7.  januar 2020 Seneste aflevering til Debitorbogholderiet af debitorblanketter vedr. indtægter optjent i december 2019. 
8. januar 2020 Seneste frist for tekniske lønomposteringer vedr. periode 12-2019.
9. januar 2020 kl. 23.00 Seneste anvisning af elektroniske fakturaer, der skal indgå i perioderegnskab 12-2019.
13. januar 2020     Seneste aflevering til Jens V. Kierkegaard af information om oplysninger der skal indberettes til Skattestyrelsen.
17. januar 2020 kl. 10.00 Seneste aflevering til Regnskabsafdelingen af omposteringsbilag vedr. bilag, der er bogført i periode 12-2019. 
20. januar 2020 Seneste omkontering af zExpense-afregninger inden for eget omkostningssted. 
22. januar 2020 kl. 23.00 Seneste anvisning af elektroniske fakturaer, der skal indgå i perioderegnskab 13-2019.
22. januar 2020 kl. 23.00 Seneste godkendelse hos købers anviser af bilag vedr. Intern handel. 
22. januar 2020 kl. 23.00 Seneste omkontering af kreditor-fakturaer inden for eget omkostningssted.
24. januar 2020 Seneste frist for tekniske lønomposteringer vedr. periode 13-2019.
24. januar 2020 Kun for brugere af DebitorLight: Sidste frist for udarbejdelse af fakturaer i DebitorLight.
3. februar 2020 kl. 8.00 Sidste frist for indsendelse til Controllerafdelingen af indkøb over 30.000 kr., som vedrører 2019, hvor faktura ikke er modtaget fra leverandør.
3. februar 2020 kl. 8.00 Sidste frist for indsendelse til Controllerafdelingen af fakturaer over 30.000 kr., som er bogført i 2020 og vedrører 2019-køb. 

 

O. SDU's betaling af fakturaer i forbindelse med jul og nytår

SDU foretager betalinger til leverandører på følgende datoer i forbindelse med jul og nytår 2019/2020:

Betalingsdato:     Sidste frist for anviserens anvisning af fakturaen:
Fredag den 20. december 2019    Torsdag den 19. december 2019 kl. 23.00
Mandag den 30. december 2019                Søndag den 29. december 2019 kl. 23.00
Torsdag den 2. januar 2020 Onsdag den 1. januar 2020 kl. 23.00

 

P. Spørgsmål

Spørgsmål vedr. ovenstående kan rettes til:

Kreditorbogholderiet   kreditor@sdu.dk tlf. 4600 
Debitorbogholderiet (salg) debitor@sdu.dk tlf. 4601
Debitorbogholderiet (betalinger)        betaling@sdu.dk     tlf. 2955 eller 4601 
Rejsekontoret rejser@sdu.dk tlf. 2020 
Controllerafdelingen         controller@sdu.dk          
E-ordrer udbud@sdu.dk       tlf. 2927 eller 4191

eller til undertegnede.

Husk at åbningstiderne i Bogholderiet og Rejsekontoret for personlig og telefonisk betjening er kl. 10.00 - 12.00 og kl. 13.00 - 14.00.

 

Venlig hilsen

Jens V. Kierkegaard, regnskabschef, e-mail jvk@sdu.dk, tlf. 6550 2911 og
Heidi Krieber, chefcontroller, e-mail heik@sdu.dk, tlf. 6550 2941

13. november 2019

 

 

Sidst ændret: 13-11-2019
Ansvarlig afdeling: Regnskabsafdelingen og Controllerafdelingen
Ansvarlig medarbejder: Jens V. Kierkegaard og Heidi Krieber

Vi samler statistik ved hjælp af cookies for at forbedre brugeroplevelsen. Læs mere om cookies

Acceptér cookies