Her finder du hjælp og forklaringer på de mest almindelige SDU-ting:
Hovedparten af de overenskomstansatte i staten følger enten reglerne i statens arbejdstidsaftale eller reglerne i akademikeroverenskomsten (AC). Du kan læse mere om, hvad det betyder for dig på din enheds side omkring arbejdstid.
***
Arbejdstid - her finder du alle de overordnede SDU regler i forhold til arbejdstid.
På SDU i Odense findes, ifølge Den Internationale Olympiske Komité, verdens bedste trænings- og atletikstadion. Og det bedste af det hele er, det er gratis for alle at benytte. Du finder Atletikstadionenet her.
SDU har et fælles koncept for beredskab. Det fælles beredskab har til formål at være tryghedsskabende for universitetets medarbejdere, studerende og gæster.
I det fælles koncept for beredskab er udarbejdet en række emner, hvor man som medarbejder kan finde mere detaljeret information og vejledning omkring forskellige beredskabssituationer.
Emnerne omfatter blandt andet:
- Alarmering
- Brand
- Evakuering
- Krisehjælp
- Personskade
Information om ny coronavirus (COVID - 19)
SDU følger myndighedernes anbefalinger, herunder Uddannelses- og Forskningsministeriets retningslinjer for en ansvarlig håndtering af COVID-19 på de videregående uddannelsesinstitutioner. Vi opfordrer til, at ansatte orienterer sig via SDU’s hjemmesider og via de danske myndigheder (coronasmitte.dk) for at holde sig opdateret. Følg med i hvordan du som medarbejder på SDU skal forholde dig her.
Når du afholder møder og ønsker at bestille mødeforplejning, så skal du være opmærksom på at følge de fælles retningslinjer for bestilling af forplejning.
De fælles retningslinjer definerer blandt andet, hvornår du må bestille forplejning, samt hvor meget/lidt, der må bestilles.
Du kan se de fælles retningslinjer for mødeforplejning her.
Bestil mødeforplejning til et internt møde (er du i tvivl om, hvordan du gør, så læs først vejledningen). Eventuelle spørgsmål kan rettes til: Mette.Brandt@chartwells.dk eller på telefon: 6550 1720
***
I SDU Analytics er det udelukkende Maria Tværgaard der bestiller forplejning til afdelingens møder.
Mødelokaler bookes via mødeindkaldelsen i Outlook på det ikon, der hedder "Lokalesøgning". Feltet vises i højre side efter rubrikken 'Sted' når du har klikket på ikonet 'Inviter deltagere'.
Når SDU behandler informationer og/eller personoplysninger sker det ansvarligt og med omhu. Ordentlig behandling af personoplysninger er et vigtigt fundament for universitetets daglige virke, og når SDU skal skabe værdi for og med det omgivende samfund. Som medarbejder finder du brugerrettet information om databeskyttelse og informationssikkerhed til dig som administrativt ansat, forsker eller underviser i et samlet univers på SDUnet .
Hvis du har konstateret et brud på persondatasikkerheden skal du hurtigst muligt indberette det. Det kan du gøre her
Campus' placering i Odense
Vi har samlet en række hjælpemidler, så du kan finde rundt på SDU Odense:
- SDU Maps campuskort og vejviser er et samlet kort og vejviser til SDU Odense Campusvej, som også indeholder en søgefunktion til blandt andet møde- og undervisningslokaler.
- Du kan også hente SDU Maps til din smartphone eller tablet fra App Store eller Google Play.
- Husk at orientere dig i de gældende parkeringsregler. Her finder du også et kort over områdets parkeringspladser.
- SDU Odense råder også over lokaler i Videnbyen, Cortex Park på Campusvej og i Winsløwparken ved OUH.
- Læs kørselsvejledningen til SDU Odense.
- Find cykelparkering ved SDU Odense.
SDU’s forskere kan få støtte til projektudvikling og fundraising både på fakultetet og hos SDU RIO. Rådgivningen varierer mellem enhederne i muligheder og indhold.
Tabte og glemte sager kan indleveres – og afhentes – hos Teknisk Service.
På Campusvej i Odense er det ved receptionen på Campustorvet.
København, Slagelse, Kolding, Esbjerg og Sønderborg er det hos Teknisk Services betjente. Er du i tvivl om hvor du finder Teknisk Services betjente, kan du kontakte 8888@sdu.dk.
Sager, der er tabt eller glemt på en af SDU’s lokationer, og indleveret til Teknisk Service håndteres som følger:
- Værdifulde genstande afleveres til Hittegodskontoret snarest muligt, dvs. i løbet af et par dage efter indleveringen, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden. Eksempler på værdifulde genstande er; penge, særligt værdifulde smykker, elektronik, computere, ure, mobiltelefoner, dyre beklædningsgenstande, tasker og lignende.
- Alle genstande med navn på, fx pas, kørekort og lignende afleveres til Hittegodskontoret snarest muligt, dvs. i løbet af et par dage efter indleveringen, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden Teknisk Service forsøger altid at kontakte ejeren først, hvis der er tydeligt navn på genstanden, inden aflevering til Hittegodskontoret.
- Tabte og glemte sager udover ovenstående opbevares af SDU i mindst 30 dage, hvorefter genstandene kan bortsælges, bortgives eller destrueres, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden.
Bemærk: SDU kan ikke holdes ansvarlig for eventuelle forsvundne værdigenstande. Vi opbevarer kun de genstande vi finder, men da lokalerne først bliver gjort rene om morgenen, kan ting godt nå at forsvinde inden rengøringen finder dem.
Grafisk Center er SDU´s in-house trykkeri. Vi leverer alle former for tryksager til enhederne på SDU.
Her kan du se vores produkter og bestille dine tryksager.
I HCM kan du se din ferie, og du kan selv flytte og registrere ferie. Se hvordan du gør her.
Du skal til enhver tid respektere og følge henstillinger fra SDU's personale og på opfordring fremvise studiekort/medarbejderkort eller på anden vis redegøre for dit ærinde på campus.
Overtrædelse af husreglerne kan medføre indberetning til nærmeste leder/Rektor og evt. bortvisning.
Spørgsmål eller brug for hjælp? Skriv til Teknisk Service på 8888@sdu.dk.
Husregler
Det er ikke tilladt at ryge indendørs. Det gælder også e-cigaretter.
Ret dig efter anvisninger og skiltning dér hvor du er.
Se oversigt over rygerly her.
Det er IKKE tilladt at ryge i SDU’s gårdhaver.
Ryd op efter dig selv og sortér dit affald i de opstillede skraldespande.
Stil dit brugte service fra kantinen på de opstillede servicevogne.
Der henstilles til at der ikke anvendes konfettirør og lignende inde og ude af hensyn til rengøring.
Det er ikke tilladt at køre på løbehjul og el-køretøjer indendørs af sikkerhedsmæssige årsager.
Du må som ansat i arbejdsøjemed gerne køre indenfor på et almindeligt løbehjul, men tag hensyn, afpas hastigheden og hold dig til de afmærkede kørebaner.
Vær særligt opmærksom omkring eksamenstid. Hold øje med de gule skilte på dørene eller anden form for skiltning.
Servicehund er naturligvis undtaget.
Ved ønske om promovering og markedsføring på SDU's arealer, skal der rettes henvendelse til 8888@sdu.dk.
Tilladelsen til promovering/markedsføring bliver givet under den forudsætning, at der ikke modtages nogen form for underskrifter, hverken forpligtende eller uforpligtende, herunder gælder også abonnementstegning. Det er endvidere ikke tilladt at udlevere merchandise, som forhandles i kantinen (f.eks. vandflasker). Rent salg er ligeledes forbudt.
Derudover skal der tages hensyn til, at man ikke er til gene for universitetets almindelige trafik eller spærrer flugtveje.
Hvis du vil optræde med musik, lave en indsamling, optage video/fotografere til offentlig brug, uddele tryksager, have en stand på SDU eller lign., så skal der ligeledes rettes henvendelse til 8888@sdu.dk.
Du må kun hænge plakater og andre opslag op på fastmonterede opslagstavler og aldrig på glaspartier, døre eller vægge.
Du skal være opmærksom på, at nogle opslagstavler er forbeholdt institutter, administrationen, foreninger og lignende.
Læs regler for lån og brug af opslagstavlerne på Syddansk Universitet .
I tilfælde af nødsituationer og behov for alarm:
- Stands om muligt ulykken
- Ring 1-1-2 og evakuer området om nødvendigt
- Ring 6550 8888 og orienter SDU
Af brandhensyn er enhver anvendelse af levende lys forbudt på SDU, herunder brug af stearinlys. Det er ligeledes ikke tilladt at opstille og anvende kaffemaskine, mikroovn, toaster, elkedel, køleskab m.v. i projektlokaler, kontorer og lignende.
På SDU skal vi foretage indkøb klogt, cirkulært og bæredygtigt. Herunder finder du SDU's vejledning, der beskriver, hvordan du foretager indkøb, som efterlever SDU's indkøbspolitik og de gældende regler på indkøbsområdet.
Trin 1: Findes varen brugt på SDU?
Inden du sætter gang i processen omkring et indkøb, bør du undersøge, om den vare, som du har brug for, findes brugt og tilgængelig et sted på SDU.
Det kan du undersøge via SDU's brugtvarebørs (åbner i SharePoint). Kan varen ikke findes brugt, er der flere mulige fremgangsmåder til dit køb afhængigt af dit behov. Se næste trin for muligheder.
Trin 2: Indgange til indkøb på SDU
Der findes flere veje til at gøre et fornuftigt indkøb på SDU. Den vej, du skal vælge, afhænger af, hvad du skal købe.
Vi præsenterer her de forskellige muligheder med links, som du skal følge for at komme rigtigt videre med dit indkøb.
- SDU IT Webshop (til indkøb af IT og udstyr)
- Inventar til fakulteter
- Inventar til Fællesområdet (bestilles via Teknisk Service)
- Grafisk Center ( bestilling af tryksager etc.)
- Boligformidling (booking af hotel)
- SDU's indkøbssystem (find leverandør, aftaler og varer)
Trin 3: Indkøb uden for aftale til en værdi af mindre end 100.000 kr
Hvis du skal gennemføre et indkøb til en værdi af mindre end 100.000 kr., og du har undersøgt, at købet ikke kan gennemføres via denne vejlednings trin 1 eller 2, kan du som udgangspunkt selv foretage købet uden kontakt til Indkøb og Udbud - også selv om SDU ikke har en aftale med en leverandør på området. Du skal altid stræbe efter at gøre dine indkøb bedst og billigst og så bæredygtigt som muligt.
Trin 4: Indkøb uden for aftale til en værdi af mere end 100.000 kr.
Hvis du får brug for at foretage et indkøb på en vare eller ydelse, som vi ikke har en aftale på, og værdien er på mere end 100.000 kr., skal du altid kontakte Indkøb og Udbud for vejledning omkring den videre proces for dit køb.
Du kan kontakte Indkøb og Udbud ved at sende os en mail på indkob@sdu.dk eller ringe på 6550 4191.
Servicedesken i SDU IT supporterer alle på SDU med alt fra computerproblemer, rådgivning og indkøb af hardware, AV-løsninger, mobiltelefoni og meget andet.
Vi gør os umage med at hjælpe med alle de henvendelser vi får, og er vi ikke de bedste til at løse din henvendelse hjælper vi dig videre. Du opretter en supportsag ved at sende en email til servicedesk@sdu.dk.
Er dit problem akut vil vi meget gerne have at du ringer til os. Vi sidder klar til at hjælpe på 6550 2990 i tidsrummet:
Mandag – torsdag: kl. 07.45 – 15.30
og akut undervisningssupport kl. 15.30 – 18.00
Fredag: kl. 07.45 – 15.00
og akut undervisningssupport kl. 15.00 – 18.00
Lørdag: akut undervisningssupport kl. 09.00 – 16.00
Du er selvfølgelig også altid velkommen til at kontakte os i en af vores fysiske Servicedeske som findes på alle SDU’s campusser – lokale åbningstider kan variere.
Skal du indkøbe IT-udstyr, kan du læse mere om de forskellige valgmuligheder du har på vores webshop – husk at logge ind hvis du gerne vil se priser.
Acadre er universitetets nuværende ESDH-system og benyttes til journalisering af dokumenter, der er underlagt journaliseringspligt i henhold til gældende lovgivning. ESDH står for elektronisk sags- og dokumenthåndtering.
Hovedreglen for hvornår du som medarbejder skal journalisere en sag, eller anden dokumentation er, at forpligter du SDU fx via en aftale med en samarbejdspartner eller andet, skal dette journaliseres. Dette kan være mailkorrespondancer med en ekstern, og deciderede aftaledokumenter.
Den 1. marts 2024 implementeres SDU's nye journaliseringssystem Workzone. Sagsbehandlere i Acadre vil få besked via mail vedrørende overgangen.
Du kan se mere om Workzone og journalisering på servicesiden for ESDH.
Må du benytte egen bil til tjenesterejser?
Hovedreglen er, at du som rejsende for SDU i videst muligt omfang skal benytte offentlige transportmidler i forbindelse med en tjenesterejse.
Hovedreglen kan fraviges, hvis det ud fra en samlet betragtning er mest hensigtsmæssigt og økonomisk for SDU, at der anvendes privat køretøj.
Hvordan gør du, hvis du ønsker at benytte egen bil?
Privat køretøj kan benyttes, såfremt der foreligger en kørselstilladelse fra institutleder eller områdechef. En kørselstilladelse kan opnås permanent eller for en konkret rejse.
Hvis der er givet en permanent kørselstilladelse, skal den ansatte ikke for hver tjenesterejse have tilladelse til at fravige hovedreglen om kørsel med offentlige transportmidler.
Kørselstilladelsen dokumenteres ved institutlederens/områdechefens anvisning af rejseafregningen.
SDU's interne cirkulære om udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet.
Formålet med det interne cirkulære er at tydeliggøre reglerne for udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet. Anledningen til cirkulæret er, at SDU modtager mange besøg fra udlandet, men cirkulæret anvendes i forbindelse med både udlændinge og danskere.
Når du afholder møder og ønsker at bestille mødeforplejning, så skal du være opmærksom på at følge de fælles retningslinjer for bestilling af forplejning.
De fælles retningslinjer definerer blandt andet, hvornår du må bestille forplejning, samt hvor meget/lidt, der må bestilles.
Særligt for nøgler
Teknisk Service leverer følgende nøgler:
- Hovednøgler. Bestilles via henvendelse til Teknisk Service.
- Fællesadministations nøgler. Bestilles via henvendelse til Teknisk Service.
- Institutnøgler. Institutnøgler administreres af instituttet selv, som også står for udlevering. Nøglerne bestilles dog hos Teknisk Service, forventet leveringstid er ca. 8 dage.
- Udlånsnøgler til undervisningslokaler. Lånes via henvendelse til Teknisk Service.
Særligt for adgangskort
Du kan læse mere om, hvordan du bestiller adgangskort , og hvad du gør, hvis du mister dit adgangskort, på Teknisk Services serviceside.
SDU har sin egen sprogserviceenhed, hvor du kan få hjælp til dine oversættelsesopgaver. Læs mere om sprogserviceenheden og deres ydelser eller skriv til dem på sprog@sdu.dk.
Hvad er Pure?
Pure er navnet på et it-system, som Syddansk Universitet har anskaffet og tilrettet til brug for alle medarbejdere ved universitetet. Du kan læse mere om Pure her.
Rejser og rejseafregning i zExpense
På rejsekontorets sider under Økonomis servicesider kan du finde alle de gældende regler for rejser og rejseafregning på SDU.
Når du har lavet udlæg i forbindelse med rejser, skal du selv indtaste din rejseafrening i SDU's digitale rejseafregningssystem zExpense.
Du finder hjælp, retningslinjer og vejledninger på Rejsekontorets sider om zExpense.
Eller log direkte på zExpense.
***
Hvis der er tale om en rejse med overnatning og af varighed på minimum 24 timer, er det på ledelsesniveau i SDU Analytics besluttet, at man som medarbejder i SDU Analytics rejser efter Time- og dagpenge princippet. Læs mere her.
Servicesiden om Rejser er generelt rigtig god at sætte sig ind i før man foretager en tjenesterejse. Bl.a. findes der vigtig information under "Generelle regler og forhold" samt "Transport".
Minibaren eller lignende fra hotelværelset er for egen regning og afregnes altid af medarbejderen med hotellet inden afrejse. SDU Analytics betaler udelukkende for overnatning (evt. inkl. morgenmad) via EAN faktura.
Hotelbooking skal ske via Maria Tværgaard.
På SDU i Odense findes et cykelværksted, hvor du hurtigt og til en god pris kan få repareret din cykel.
Du finder cykelværkstedet på Campusvej ud til den røde cykelsti, lige nord for SDU Fitness.
Cykelværkstedet drives af Folkebo Cykler, og du kan finde værkstedets åbningstider på deres hjemmeside.
Rygning skal foregå i de udendørs 'ryger-ly'. Det gælder også e-cigaretter.
Ansatte ved SDU Odense og OUH har mulighed for at melde sig ind i SDU Fitness.
SDU’s Office-pakke indeholder flere forskellige skabeloner, der kan tilgås i henholdsvis PowerPoint og i Word.
I PowerPoint findes der blandt andet en række færdige skabeloner, der gør det muligt at fremstille varierede præsentationer. Der er desuden forsider i forskellige farver eller med baggrundsbilleder og meget mere.
I Word findes der en række forskellige skabeloner til blandt andet mødereferater, notater, rapporter, flyers og plakater.
Du tilgår de forskellige skabeloner via det program, der hedder "Templafy" som er integreret direkte i Office-pakken.
Du kan læse mere om de forskellige skabeloner samt hvordan du bruger "Templafy" her.
Som ansat ved SDU har du mulighed for at benytte svømmehallen på Universitetet gratis i udvalgte tidsrum. Se åbningstiderne for ansatte her.
SDU bruger Microsoft Teams til telefoni. Der udleveres headset og busylight ved at kontakte SDU IT på servicedesk@sdu.dk.
Som medarbejder er du berettiget til fravær, hvis du grundet sygdom er uarbejdsdygtig. Fravær i forbindelse med lægebesøg, lægehenvist behandling i sundhedssystemet eller tandlægebesøg, er også berettiget (såfremt placering uden for arbejdstiden ikke er mulig).
Du kan læse mere om, hvilke ting du skal være opmærksom på i forhold til sygdom, samt hvem du skal sygemelde dig til på din enhed her.
Når du ønsker at ansætte en studentermedhjælper, så skal det først afklares om enheden har økonomi til ansættelse af en studentermedhjælp.
Dette gøres ved skriftligt at bede nærmeste chef afgøre, om der er lønramme til ansættelse af en studentermedhjælp.
Hvis der modtages en positiv tilkendegivelse, så vil rekrutteringsforløbet af studentermedhjælpen skulle afvikles i samarbejde med den lokale HR-medarbejder i enheden.
På HR's serviceside kan du læse mere om, hvordan du ansætter en studentermedhjælp.