Status på arbejdet med administrationen på SUND

Af Bente Kjær, 07-02-2023

Sideløbende med analysen af studieadministrationen på SDU gennemfører vi på SUND som bekendt en særskilt analyse af den øvrige administration på tværs af fakultetet.

Målet med analysen er i sidste ende at skabe større organisatorisk robusthed og mindske oplevelsen af opgavepres på den enkelte medarbejder.

I samarbejde med konsulentbureauet Carve blev analysearbejdet skudt i gang i oktober 2022.

Hvad er der sket?

Siden da har medarbejdere fra alle institutter og fakultetssekretariatet bidraget til at synliggøre, hvilke administrative opgaver, der bliver løftet lokalt på institutterne og i fakultetssekretariatet.

For en række udvalgte opgaver har medarbejdere desuden været med til at afdække, hvordan de bliver løftet.

På tværs af fakultetet har det resulteret i, at følgende er blevet kortlagt:

• 172 opgaver på tværs af funktionsområderne Økonomi, HR, Kommunikation, Ph.d. og Forskerstøtte.
• 4 processer omhandlende:
  • Rejsebestilling/-afregning for rejser betalt af instituttet.
  • Eksterne projekter – fra bevilliget til oprettet.
  • Ansættelser (VIP) – fra afklaring af finansiering til godkendte kandidater. 
  • Fra ph.d.-ansøgning til ansættelse

Hvad er status?

På baggrund af kortlægning af opgaver og processer og en analyse heraf har Carve udarbejdet et idékatalog med forslag til 12 initiativer.

Alle initiativer er med i idékataloget, fordi de ifølge Carve på forskellig vis kan bidrage til at styrke organisationen eller reducere det individuelle opgavepres.

Analysens resultater og idékataloget, som bygger derpå, er netop blevet præsenteret for projektets følgegruppe og styregruppe.

Hvad er næste skridt?

Med afsæt i idékataloget skal styregruppen bestående af institutternes sekretariatsledere nu beslutte, hvilke af de 12 initiativer, de ønsker at gå videre med.

Herefter skal institutlederkredsen godkende udspillet.

Når det er sket, starter implementeringsfasen, som i første omgang løber indtil sommeren 2023.