Status på flytteprojektet: Det sker der nu og frem til indflytning

Justering af tidsplan:

Teknisk Service arbejder på en opdateret udgave af tidsplanen for flytningen, hvor det nye indflytningstidspunkt og informationerne fra 2. runde af flyttemøderne mellem Teknisk Service og enhederne er inkorporeret.

Vejdirektoratets tidsplan over for entreprenørerne fastholdes, hvilket betyder, at de giver os adgang til forskellige bygningsafsnit efter den 27. januar 2023. Vi kan derfor frem mod start på selve indflytningen foretage teknisk klargøring af de forskellige bygningsafsnit.

Teknisk Service arbejder på at lægge så mange af aktiviteterne omkring forberedelse af bygningerne til indflytning ind i denne periode, hvor nogle af dem i den tidligere plan lå løbende og fulgte den gradvise indflytning af enhederne.

Forberedelse af bygninger

Teknisk Service planlægger i tæt samarbejde med øvrige aktører i fællesområdet og værkstedet på SUND, hvordan bygningerne skal forberedes forud for indflytningen.

Afklaring omkring forskellige forhold er i gang:

• AV-udstyr i U-lokaler
• Placering af skærme og tavler i U-lokaler
• Navngivning og skiltning af indgange, gange, undervisnings- og mødelokaler
• Affaldssortering
• Varemodtagelse
• Bestykning af tekøkkener
• Indretning og bestykning af laboratorier

Teknisk Service har bestilt skilte til kontorer, mødelokaler og U-lokaler. Nogle ting afventer indflytning eks. opsætning af PO-skinner på kontorerne samt indkøb og opsætning af infoskærme. Her skal behovene først afdækkes.

Flyttemøder

Anden runde flyttemøder mellem Teknisk Service, SDU IT, Møbeltransport Danmark og enhedernes kontaktpersoner har kørt hele oktober og lidt ind i november.

På møderne er detaljerne omkring flytningen kommet på plads samt forventet varighed af den enkelte enheds flytning.

Det sættes sammen og rækkefølgen i flytningen af enhederne fastlægges i en samlet tidsplan for flytningen med start ved forventet overtagelse af bygningerne.

Informationerne fra flyttemøderne mellem Teknisk Service og enhederne viderebringes til Møbeltransport Danmark, som bruger dem til at skabe overblik over det endelige omfang af deres opgave.

Behovet for at hyre yderligere eksterne ind til nedtagning, flytning og opsætning af specialapparaturer o.a. kan ligeledes fastlægges, planlægges og bestilles. 

Inventar

Sideløbende arbejdes med indkøb af nyt inventar både hos SUND og i Fællesområdet, hvor Teknisk Service er ansvarlig for at møblere fællesområder og -lokaler.

Sidstnævnte er i udbud med besøg af flere leverandører, som giver deres bud på løsninger og herunder genbrug af eksisterende inventar.

Teknisk Service er i gang med at registrere og planlægge flytning af kunsten i Winsløwparken. I første omgang til depot frem mod senere vurdering af evt. opsætning i Nyt SUND eller andre steder på Campus.

Driftsaftaler

OUHs flytteorganisation er orienteret om SDU's tidsplan, flytteproces og enheder, som Teknisk Service forventer at flytte for.

Teknisk Service er i opstart af et forløb med OUH omkring driftsaftaler bl.a. i relation til koblingsbygningen.

Der er skabt overblik over behovet for leje- og fremlejeaftaler og der arbejdes nu på udfærdigelse af skabeloner og en model for procedurerne ved indgåelse af aftaler fremadrettet.

De forskellige forhold omkring inventar og indretning af bygningerne skal endeligt aftales, så de kan planlægges og sættes i værk.

Teknisk Service og øvrige aktører i fællesområdet vil så snart, det er muligt og frem mod indflytningen, forberede bygningerne, så fx  skilte, sæbe-, sprit- og håndklædedispensere, AV-udstyr, kortlæsere og meget andet er på plads.

Enhederne skal rydde op, hvilket mange allerede er godt i gang med. Helt tæt på flyttetidspunktet skal de i gang med nedpakning svarende til det, der er aftalt på flyttemøderne og de generelle vejledninger, som SDU IT, Møbeltransport Danmark og Teknisk Service har sat sammen og sendt ud.

Der skal udfærdiges leje- og fremlejeaftaler med de beboere i Nyt SUND, som kommer fra OUH og andre steder.