Nyt økonomisystem godt på vej

Af Nicolai Sørensen, nics@sdu.dk, 07-02-2022

Siden den 10. januar har det ikke været muligt at modtage eller afsende fakturaer, så åbningen er ventet, og fakturaerne ligger klar til at blive behandlet i det nye system.

Projektet har været undervejs i snart 2 år, og har siden sommeren 2021 kørt efter planen. Økonomisystemet (ERP) hænger sammen med det nye HR-system (HCM) der gik i luften juni 2021, og det skaber en fælles platform for organisering af data vedrørende personale og økonomi.

Økonomisystemet (ERP) omhandler i første fase primært regnskabsopgaverne - fakturabehandling ved køb og salg, samt intern handel og omkontering. SDU fortsætter med de nuværende løsninger til indkøb, rejser, budgetlægning, projekter og timeregistrering. Det kan lyde simpelt men det nye økonomisystem har ca. 20 integrationer til øvrige systemer - bank, STADS, indkøbssystem, rejseafregning, løn etc. SDU skifter også kontoplan samtidig med overgangen til det nye system, hvilket også er en betydelig opgave.

I alt har der det sidste halve år været over 40 SDU-ansatte involveret i projektet. Projektet er lavet i samarbejde med Aalborg Universitet og DTU, som også skifter til samme økonomisystem. De tre universiteter arbejder sammen om flere at de svære integrationer, men har hver deres løsning, så der også er mulighed for tilpasning til SDU´s økonomistyring.

Projektet har været testet siden maj 2021, men det betyder ikke at starten bliver problemfri. Med så kompleks en løsning, vil der altid være nogle startvanskeligheder. Systemet bevæger sig fra testmiljø, testdata og specialiserede brugere til produktionsmiljø, rigtige data, og en meget bredere brugergruppe. Projektet kører derfor også det der kaldes "hypercare" de første 5 uger, hvor leverandører, udviklere og specialister står klar til at rette op på de fejl og mangler som er de vigtigste.

Igennem disse 5 uger bliver systemet trinvist taget i brug. Første uge er der fokus på håndtering af købsfakturaer. Der ligger en del i kø efter de fire ugers lukning, hvor SDU ikke har kunne betale fakturaer. De kommende uger følger åbning for behandling af salgsfakturaer, og i starten af marts åbner QlikView med de nye data.

Nicolai Sørensen, Økonomichef på SDU siger: "Vi glæder os rigtigt meget til at komme i gang. Vi har været i startboksen længe, og jeg synes vi har forberedt os supergrundigt. Nu er vi spændte på næste fase, hvor vi skal se systemet virke. Heldigvis har vi gode økonomimedarbejdere fra hele organisationen med os, og jeg er sikker på at vi sammen nok skal få en god start på det nye system."

Vi I vide mere, så er der lavet en side på SDUnet med introduktionsvideo, vejledninger, FAQ etc.
https://sdunet.dk/servicesider/oekonomi/erp