Tredje opdatering vedrørende systemomlægning af uddannelsesdata

Vi tager nu hul på juni, og dermed tredje status på systemomlægning  af uddannelsesdata.

Første status blev givet primo april 2021

Anden status blev givet primo maj 2021

Med disse månedlige opdateringer forsøger vi at give en status over situationen med omlægning af systemdata på uddannelsesområdet.

Endvidere orienteres SAK KVAL månedligt, ligesom fakulteterne og Studieservice i forskellige sammenhænge er inviteret til møder om uddannelsesdata.

Helt overordnet har projektet nu skiftet karakter. Vi skubber mere over disken nu end tidligere i processen.

• Vi har omlagt vores arbejdsflow, og opløser nu tidligere organiseringer således, at opgavehold i juni sættes ud fra kompetencer, som tilsammen løser samlede opgaveflow fra rådata til præsentation indenfor et givent domæne. Dette sikrer større overensstemmelse mellem etablering af data og identificerede vidensbehov. Dermed skal opnås mere kvalificeret sparring og videndeling med de målgrupper, der konkret skal anvende indsigterne.
• Der skelnes fremover tydeligere mellem:
  > Business Intelligence som er mere faststruktureret opgørelser, som beskrivelser af det, der optælles. 
  > Business Analytics løsninger, som er til den typiske analytiske efterspørgsel om sammenhænge på tværs af data og opgørelser.  
  > Advanced Analytics, som typisk er mere statistiske indsigter, fx prædiktioner på baggrund af maskinlæring. 
  Forskellen betyder noget for vores valg af datagrundlag, præsentationsværktøj, præsentationsformat og funktionalitet. Det vil gøre præsentationer mere meningsfyldte i relation til vidensbehovene.
• Det har vores opmærksomhed, at leverancer/løsninger i højere grad skal tilpasses forskellige målgrupper, selv om de bagvedliggende data er ens. Der vil derfor, efter første generationsløsning, ske en løbende tilpasning til henholdsvis:
  > Administrative sagsbehandlere 
  > Lokale domæneeksperter (typisk uddannelsesadministratorer/uddannelsesudviklere/rådgivere) 
  > Ledelsesniveauerne

Dette skal forenkle den præsentation, som kollegaerne møder.

Vi vil i denne forbindelse naturligt invitere os selv på flere besøg ude i organisationen. Det har der ikke, indtil videre, været tilstrækkeligt overskud til i systemomlægningen. 

Følgende er etableret

• Fællesområdets målbillede er siden marts tydeligt blevet definerende rettesnor for udviklingen. I særlig grad fokus på den samlede værdikæde i dataarbejdet for SDU, at sætte de rette hold til opgaverne, og optimering i forhold til effektiv drift.
• IT-informationssikkerhedskoordinator og GDPR-koordinator er etableret for i tæt samarbejde med SDU Compliance at sikre vedligeholdelse og udvikling af den rette governance i forhold til etablering og formidling af data og præsentationer (lister, opgørelser og statistisk anvendelse). Dette sikrer at udviklingen sker under de rette formelle vilkår. Der er således en markant bedre brugeradgangsstyring på vej.
• Administrative lister er så godt som udviklet i første generation til identificerede behov. Der bør således være dataunderstøttelse til den administrative sagsbehandling. I april blev der leveret nye lister, som havde manglet. Vi er ved at sætte et hold, der skal videreudvikle de administrative lister, som et selvstændigt forretningsområde til næste generation af administrative lister for, at få samlet op på tilpasninger og nye behov til de udviklede løsninger.
  
  
• STÅ som centralt domæne. Vi har haft et STÅ-team, som har omlagt dataflowet vedrørende STÅ. Det er et længerevarende og detaljeret arbejde, men tidsplanen er overholdt således at forårets STÅ-prognose er leveret i det nye setup, og der arbejdes videre med kontroller og præsentation af STÅ.
• Kapacitet, Dimensionering, Overbooking, Ansøgning og Optagelsesdata er defineret som et sammenhængende domæneområde, hvor vi er så godt som i mål med første generation af leverancer til identificerede vidensbehov.
  
  
• På dimittendområdet er udviklingen undervejs til at falde på plads frem mod sommerferien.
• Data til officielle indberetninger er forberedt således, at det næsten er på plads til første generationseksekvering. Der kan være delelementer, der i næste generation skal vurderes ift.  optimering, automatisering og præsentation af indsigter fra indberetningerne.

Generelt er data til ekstern og intern compliance ved at være etableret i en første generation. Der er fortsat justeringer til de usynlige dataflows bagved, og til de synlige præsentationer, som organisationen tilgår. 

Vi er således bevidste om løsningernes svingende modenhed, herunder datakvalitet. Det er et kontinuert fokus, men de samlede ressourcer allokeres fortsat med henblik på at imødekomme flest mulige vidensbehov, før vi fintuner første generationsløsningerne.

Følgende er lykkes, men ikke helt fastetableret endnu

• Vi er ved at etablere et analysedatasæt til håndtering af blandt andet flere af ad-hoc henvendelserne. Vi har allerede allokeret ressourcer til en hybrid funktion, der på tværs af tidligere og nye systemer, succesfuldt har håndteret ad-hoc og kritiske udeståender. 
  Der er også anvendt en større grad af data fra UFM DWH, end tidligere, til at belyse vidensbehov hvor systemomlægningen fortsat halter. F.eks. frafald. Bemærk, at vi har etableret fuldskala UFM DWH frafaldsapplikation.
  Der er – om end med forsinkelse – i april leveret business analytics indsigter på studieadministrative data til SUND og SAMF på tidligere henvendelser. Generelt er der færre kollegaer, som afvises nu end tidligere på foråret, om end vi fortsat er udfordret.
  
  Vi har igangsat kompetenceudvikling til kapacitetsopbygning af et stærkere analytisk beredskab til ad-hoc henvendelser.
  Dette er et tiltag der har allerede givet luft internt i foråret 2021 i SDU Analytics til at slukke de værste ildebrande, og resten af SDU vil mærke tiltaget som en forbedring af serviceniveauet i efteråret 2021.
  
  
• Dataomlægningen er kommet i gear, men der er fortsat behov for tilpasninger i forhold til etablering af de rette datagrundlag til håndtering af de mange forskellige forretningsbehov. Det er et vigtigt arbejde, som er ret usynligt udenfor SDU Analytics.
  Vi har igangsat ressourceallokering og kompetenceudvikling med henblik på optimering af vores etablering dataflow for fremover at undgå de flaskehalse, som systemomlægningen tidligere har budt på.
  
  Vi har også påbegyndt en større struktureret indsats til forbedring af de grundlæggende informationer. Det drejer sig om masterdata, som er metadata/referencedata, der kan oversætte systemdata til forretningsnære begreber, herunder arbejder vi parallelt med datakvalitet som datarens og datakontrol.

Generelt prøver vi at gå på to ben i forhold til etablering af vores nye datagrundlag i SQL. Data til brandslukning af vidensbehov via et analysedatasæt, samt opbygning af nye stabile og robuste datastrukturer til de mere langsigtede løsninger. Det har fortsat vores opmærksomhed, at vi ikke endnu har et tilstrækkeligt fundament til en sikker driftssituation.

Følgende halter

• Uddannelsesberetningerne, løbende frafald og studietidsmatricen bliver de store udfordringer forude. Dette er kritiske informationsbehov, særligt decentralt for studieledelsernes arbejde med uddannelseskvalitetsudvikling.Vi er fortsat markant forsinket. Vi er bevidst om situationen. Vi tør ikke før ultimo august forholde os til en realistisk forventningsafstemning af disse, indtil videre tabte, leverancer i systemomlægningen.
  
  
• Eftervidereuddannelsesområdet er desuden identificeret som et indsatsområde, hvor dataunderstøttelsen i højere grad skal afspejle forretningslogikken. Der har været afholdt et indledende møde med SAMF. Udviklingen sættes i gang i efteråret 2021. En yderligere forventningsafstemning udestår.
  
  
• Data til flere selvstændige indsatser er ikke leveret endnu. Og det er fortsat kritisk, hvornår der kan leveres. Det gælder data til:
  > Registerdata til Monitorering af Testbaseret Optag
  > Registerdata til Projekt Advanced Analytics
  > Registerdata til IMADA til selvservice
  > Registerdata til forskningsprojekter på SDU
  > Opgørelser til studerende, eksterne interesseorganisationer m.v.

Der er derfor fortsat en benhård prioritering af opgaverne - med ekstern compliance før intern accountability, og før hvad der måtte være af henvendelser om data, som kan styrke forretningsudviklingen.

Samlet vurdering

Det er samlet set vurderingen, at systemomlægningen fortsætter ind i 2. kvartal af 2022. Altså et år endnu, før vi reelt har indhentet forsinkelserne, og vi forhåbentlig har et tilfredsstillende analytisk beredskab på uddannelsesområdet.

Til gengæld har vi nu styr på prioriteringerne, fokus på udviklingen i organisationens vidensbehov, ligesom vi er fuldt transparente om udviklingen på SDUnet og via analyser.sdu.dk  

Kontakt gerne whitebook@sdu.dk for konkrete data- og analysespørgsmål. Vi prioriterer indkommende mails hver tirsdag, men som det fremgår ovenfor, har vi fortsat forsinkelse på vores service i de kommende måneder.

For spørgsmål og bemærkninger til denne status kontakt gerne analysechef Jacob Jensen på e-mail

Status 3/2021
SDU Analytics, 1. juni 2021.