Roller og ansvar i projektet

Projektejeren er den linjeleder, der får udbyttet eller resultatet fra projektet, og ejer business casen. Projektejeren vil ofte varetage rollen som styregruppeformand. Der kan kun være én projektejer. 

Vedkommende har den endelige beslutningskompetence i forhold til projektet, leverer som regel hovedparten af ressourcerne og er dermed ofte den, der har størst interesse i projektets succes.

Projektejeren skal:

• sikre projektets økonomi og ressourcer
• starte projektet
• tage stilling til spørgsmål og anmodninger, som forelægges af styregruppen
• informere styregruppen om ændringer og forhold af betydning for projektet
• modtage projektets udbytte eller resultat
• høste gevinster fra projektet, og dermed sikre, at business casen opfyldes
• afslutte projektet.

Projektlederen varetager den daglige drift af projektet på styregruppens vegne og sikrer fremdrift i projektet.

Rollen er obligatorisk. Der er kun én projektleder i et projekt. Projektlederen forestår projektets daglige drift på vegne af styregruppen. 

Projektlederen skal:

• facilitere processerne i projektet
• skaffe sig indsigt i projektets faglige domæne
• sikre et fundament i form af fælles billede af nu-situationen inden projektet og klarhed over de forventede gevinster
• styre produktionen af leverancerne i overensstemmelse med de forventede gevinster, herunder tage initiativ til udarbejdelse af arbejdspakker
• involvering og ledelse af projektdeltagerne
• mobilisere og støtte projektambassadørerne
• udføre den overordnede planlægning og overvåge projektet
• identificere og skaffe den nødvendige støtte og vejledning til at lede, planlægge og kontrollere projektet
• udarbejde projektdokumenter
• styre og overvåge risici, projektemner, ændringer og økonomi
• samarbejde med styregruppen og dennes formand
• holde styregruppen informeret
• være ansvarlig for projektadministrationen
• samarbejde med kunde- og leverandøransvarlige
• følge op på budgettet.

Projektgruppen varetager den udførende del af projektet. De udfører de aftalte opgaver til den planlagte tid.

Projektgrupper kan se meget forskellige ud. Det kan være en kernegruppe med få medlemmer, som arbejder tæt sammen om hovedparten af projektets opgaver i kombination med flere eller færre mere løst tilkoblede kolleger rundt omkring i linjeorganisationen. Det kan også være mere løst tilkoblede ressourcer, der samles om denne ene opgave. Endelig kan der være ressourcer, der er fuldtidsansatte på projekter.

Projektgruppen skal:

• modtage input til arbejdspakker og instruktioner fra projektlederen
• have dialog med projektlederen og andre relevante parter om opgavens indhold og mulige løsninger
• udføre opgaveløsningen
• informere projektlederen om fremdrift, problemer og mulige risici
• have dialog med modtageren af leverancen i forbindelse med leveringen og opnå godkendelse af leverancen.

Når man organiserer en opgave som et projekt, betyder det, at medarbejdere med forskellige kernopgaver tages ud af den almindelige drift for at løse en projektopgave. Dermed skal man som medarbejder forholde sig til forskellige organisationsformer og beslutningsprocedurer alt efter, om man arbejder med projekt- eller driftsopgaver. Det kan afføde en række spørgsmål:

Hvem bestemmer, hvad jeg skal arbejde med?
Svar: I udgangspunktet din daglige leder. Hvis din daglige leder har godkendt din deltagelse i et projekt, er det imidlertid projektlederen, der bestemmer, hvad du indenfor projektets rammer skal arbejde med.

Hvordan skal jeg prioritere mine opgaver?
Svar: Du prioriterer selv dine egne opgaver indenfor de givne rammer. Hvis du føler dig presset i prioriteringen mellem drifts- og projektopgaver skal du tage fat i din daglige leder. Projektlederen og din daglige leder skal sammen sørge for, at der er en fornuftig balance mellem drifts- og projektopgaverne.

Hvem refererer jeg til?
Svar: Ved driftsopgaver refererer du til din daglige leder. Ved opgaver i projekter refererer du til projektlederen.

Styregruppen bør bestå af de ledere i driftsorganisationen, som leverer mange ressourcer til projektet, eller hvis ansvarsområde bliver berørt af projektet. 

Styregruppen refererer som hovedregel til den overordnede linjeledelse, men kan også referere til en programledelse eller en porteføljestyregruppe. Styregruppen har ansvaret for den overordnede styring og ledelse af projektet. Styregruppen varetager projektets kommunikation med omverdenen, herunder PR-virksomhed og offentliggørelse af oplysninger om projektet. 

Styregruppen har det overordnede ansvar for, at business casen bliver overvåget, og den skal træffe de nødvendige beslutninger om projektets fremtid, hvis business casen ændrer sig, svækkes eller helt bortfalder.

Styregruppen bør som minimum bestå af: en styregruppeformand (kan være projektejer), en eller flere bruger- og leverandørrepræsentanter.  

Det er vigtigt, at styregruppen har et højt vidensniveau og er beslutningsdygtig, og at den kan udvides med nødvendige rådgivere. 

Styregruppen skal:

• godkende de centrale projektstyringsdokumenter
• sikre, at projektet lever op til vedtagne politikker og standarder
• godkende projektopstart
• sørge for, at projektet bliver tildelt ressourcer, evt. fase for fase
• vejlede projektlederen bl.a. om ændringer i organisationens overordnede ledelse, hvis det vedrører projektet
• følge op på projektlederens anmodninger og rapporter
• varetage ansvaret for projektkvalitetssikring, herunder udpege personer til at forestå kvalitetskontrol fx i form af review af projektlederens arbejde
• varetage overvågning af de risici, som styregruppens medlemmer enten selv definerer eller tildeles fra projektlederen. Projektlederen skal varskos, hvis en risiko ændrer sig
• godkende faseafslutninger og godkende, at næste fase begyndes
• håndtere konflikter indenfor projektet og konflikter mellem projektet og linjeorganisationen eller eksterne partnere
• tage ansvaret for, at projektet ved afslutningen har leveret alle produkter/leverancer/resultater i den rigtige kvalitet
• meddele projektafslutning til projektejer
• sikre, at anbefalinger af opfølgningsaktiviteter videregives, til dem, der skal arbejde videre med projektets produkter/leverancer/resultater, supportere eller drifte dem.

Styregruppeformanden varetager styregruppens opgaver i det daglige arbejde, og vedkommende har som hovedregel udvidede beføjelser i forhold til resten i styregruppen.

Rollen er obligatorisk og kan kun varetages af én person

Styregruppeformanden er:

• ejer af business casen, evt. via Projektejeren, hvis det er to forskellige personer. Det er til enhver tid styregruppeformandens opgave at overvåge, om business casen er truet, så projektets gennemførelse ikke længere er i overensstemmelse med projektejerens eller brugernes interesser.
• formand for styregruppen og ansvarlig for, at styregruppen fungerer og varetager sine opgaver
• ansvarlig for, at styregruppens beslutninger effektueres
• kontaktperson mellem styregruppe og projektejer
• ansvarlig for udførelsen af kvalitetssikring af projektet eller anden form for opsamling af projektets resultater.

Brugerrepræsentanten er ledelsesrepræsentanten for brugernes interesser og har det overordnede ansvar for, at projektets leverancer opfylder brugernes behov. Brugerrepræsentanten vil ofte også være gevinstejer.

Rollen kan varetages af flere personer. Er der flere brugerrepræsentanter, bør deres individuelle ansvarsområder præciseres. 

Brugerrepræsentanten skal:

• repræsentere alle brugerne, herunder fungere som bindeled mellem projekt og brugerledelse
• præsentere brugernes ønsker og krav til produkterne og projektet og sikre, at de er beskrevet i tilstrækkeligt omfang
• rådgive i relation til brugersynspunkter
• sikre, at projektet bevæger sig i rigtig retning i forhold til brugernes synspunkter og interesser.
• fastholde fokus på det ønskede projektresultat
• sikre, at brugerressourcer stilles til rådighed for projektet, og at samarbejdet forløber tilfredsstillende for brugere og projekt
• overvåge, at produkterne lever op til kravene mht. funktionalitet, brugervenlighed og kvalitet
• overvåge risici set fra brugernes perspektiv.

Leverandørrepræsentanten er ledelsesrepræsentanten for leverandørernes interesser og repræsenterer alle dem, der designer, udvikler, faciliterer, anskaffer, supplerer samt eventuelt driver og vedligeholder projektets produkter. Nogle af opgaverne kan uddelegeres til andre. 

Rollen kan varetages af flere personer. Er der flere leverandørrepræsentanter, bør deres individuelle ansvarsområder præciseres. 

Leverandørrepræsentanter skal:

• repræsentere leverandørerne, herunder fungere som bindeled mellem projekt og leverandører
• rådgive om muligheder og begrænsninger i forhold til leverancerne og projektet
• sikre, at projektet bevæger sig i rigtig retning i forhold til leverandørernes synspunkter og interesser
• sikre, at de nødvendige leverandørressourcer er tilgængelige for projektet
• godkende produktbeskrivelser af leverancer
• finde løsninger på leverandørernes krav og prioriteringskonflikter
• underrette den ikke-tekniske ledelse om projektets leverandøraspekter
• overvåge risici, set fra leverandørernes synspunkt
• sikre, at procedurerne i forbindelse med kvalitetskontrol anvendes korrekt, så leverancerne lever op til kravene.

Hvis nogle af projektets produkter leveres af en ekstern leverandør, bør denne oplyses om de forventninger, der er fra projektets side. 

Eksterne leverandører skal leve op til følgende:

• Forsinkelser, og risiko for forsinkelser, skal hurtigst muligt meddeles til projektlederen
• Risiko for afvigelser i planlagt kvalitet skal hurtigst muligt meddeles til projektlederen
• Løbende orientering om fremdrift, hvis det er aftalt
• Dokumentation af alle relevante forhold, som senere skal stilles til rådighed for brugerne eller dem, der skal drifte eller supportere produktet.

Projektambassadørerne vil ofte indgå i projektet som en del af projektgruppen. De er frontløbere og tager som de første projektets leverancer til sig, så de kan lære fra sig og hjælpe deres kolleger med den kompetenceudvikling og adfærdsændring, som skal til, for at projektets gevinster realiseres.

Gevinstejeren vil typisk være en linjeleder, der har ansvar for den adfærdsændring, som skal lede frem mod en gevinst. Ofte er gevinstejeren også brugerrepræsentant i styregruppen.

Når projektets gevinster er klarlagt i initieringsfasen, vil man samtidig udpege gevinstejere, som skal drive processen med gevinstrealisering undervejs og efter afslutning af projektet.

Hvis man har mange gevinstejere, kan man overveje at nedsætte en gevinstejergruppe som referencegruppe til styregruppen. Det kan også give god mening, hvis der er mange gevinster som er indbyrdes afhængige.

Gevinstejeren skal:

• validere, at gevinsterne fortsat er realisérbare undervejs i projektet
• overvåge muligheder for nye gevinster og melde tilbage til styregruppen med disse
• tage imod de af projektets leverancer, som skal omsættes til kompetenceudvikling og adfærdsændring
• udføre aktiviteter til træning og etablering af ny adfærd i egen organisation
• hjælpe projektet ved at stille projektambassadører til rådighed samt støtte og vejlede dem.

Enhver person, som besidder specialviden om projektopgaven eller produkterne, kan benyttes som ressourceperson eller rådgiver. Rollen omfatter ikke særlige ansvarsområder. Ofte vil det være brugerrepræsentanten eller leverandørrepræsentanten, der stiller personer med særlige kompetencer til rådighed, men det kan også være andre. Ressourcepersoner og rådgivere kan være tilknyttet styregruppen eller projektgruppen, og ikke nødvendigvis som faste medlemmer.

Projektkvalitetssikring drejer sig om kontrol af projektets styring, og kan derfor ikke varetages af projektlederen. Opgaven påhviler styregruppen, som kan uddelegere den til personer med specialistviden.

Dele af kvalitetssikringen kan eventuelt tildeles en følgegruppe med fokus på proces eller faglighed, fx en økonomifunktion. 

Opgaven vedrører:

• Kontrol af business casens overholdelse
• Kontrol af risici
• Kontrol af kvalitetsstandarder og godkendelseskriterier og deres overholdelse
• Kontrol af projektets forbrug af ressourcer
• Kontrol af projektets kurs.

Denne rolle, som er af praktisk karakter, varetages oftest af projektlederen.

Rollen omfatter:

• Oprettelse og vedligeholdelse af projektets dokumenter
• Administration af styregruppemøder (indkaldelse, dagsorden, referat osv.)
• Kontrol, modtagelse, identifikation, opbevaring og udsendelse af alle projektleverancer
• Videregivelse af information om status for alle projektleverancer
• Vedligeholdelse af emne- og risikoregistre.