Guidelines

Sådan starter du:

Hvis du vil have en tilstedeværelse på sociale medier kan det forgå på mange måder. Du kan være der som person, du kan repræsentere et projekt eller måske en enhed på universitetet. Før du går på et bestemt socialt medie og opretter en ny kanal, er det vigtigt, at du stiller dig selv følgende spørgsmål:

1. Er mit behov for tilstedeværelse på sociale medier kortvarigt eller langvarigt?
   Hvis det er kortvarigt fx i forbindelse med et projekt eller en kampagne, er det meget sandsynligt, at der allerede eksisterer én eller flere kanaler, som kan varetage dine behov ligeså godt eller bedre end en nyoprettet kanal uden følgere. Du kan selv gå på detektivarbejde eller kontakte ovenstående relevante medarbejdere for at granske allerede eksisterende kanaler.
2. Findes der en eksisterende kanal som kunne løse opgaven ligeså godt eller bedre?
   I samarbejde med ovenstående relevante medarbejder kan du afdække om dette er tilfældet og indgå et samarbejde om en kanal, der kan hjælpe dig og dit formål. Ofte er administratorer af allerede eksisterende kanaler glade for input og hjælp til at drive en kanal, og du kan få god gavn af det publikum og den troværdighed, der allerede er blevet opbygget på en given kanal. Selvfølgelig skal du være kritisk ift., om kanalen passer til dit budskab.
3. Er min tilstedeværelse personlig eller med universitet/enhed/projekt som afsender?
   Hvis din tilstedeværelse er personlig kan du ligeledes kontakte ovenstående relevante medarbejder for hjælp. Find HR’s kurser i sociale medier for forskere og ansatte.
4. Hvis konklusionen er, at du har brug for din egen kanal, skal du oprette en kort kanalstrategi og sende den til de relevante medarbejdere, som du kan finde på supportsiden, så du får sparring, og så kanalen kommer bedst muligt fra start.
   En kanalstrategi skal minimum svare på følgende, men kan sagtens indeholde flere punkter end:
   • Formål 
   • Målgruppe 
   • Fordele ved valg af denne kanal 
   • Udfordringer 
   • Indhold (fx beskrivelse og idékatalog) og frekvens 
   • Tone of voice og dialog 
   • Organisering (hvem har den daglige drift? Hvem gør hvad?) 
   • Krisehåndtering 
   • Overvågning og afrapportering 
   • Ressourceforbrug og budget 
   • Succeskriterier og mål

Flere administratorer

Hvis flere administratorer er tilknyttet en kanal/konto, er det en god idé at arbejde sammen ift. stil og tone of voice. Det vil være forvirrende for dit publikum, hvis de ser mange forskellige personlige stilarter og genre fra din kanal.

Må jeg moderere debatten?

Sociale medier handler i deres natur om interaktion. Du kan ikke dele noget indhold på dine kanaler og efterfølgende ignorere de spørgsmål og kommentarer, der måtte følge. Tjek regelmæssigt for spørgsmål og kommentarer, og svar dine brugere indenfor et tilfredsstillende tidsinterval.

Positive som negative kommentarer, spørgsmål og dialoger må ikke slettes. Syddansk Universitet støtter en åben og fri dialog og venlige debatter. Men hvis indhold/dialog er stødende, krænkende, truende, vulgært eller ligefrem ulovligt, kan vi slette indhold eller melde det til politiet.

Privatlivspolitik og fortrolighed

Man skal også have fornuften med sig, når man begår sig på sociale medier. Der er i udgangspunktet ikke regler eller lovgivning, man kan undgå på sociale medier. 

Du skal særligt være opmærksom på:

1. Oplysninger om brugere
2. Sagsbehandling
3. Tredjepartsaktører

Det vil sige:

1. Hvis vi får personlige oplysninger om studerende på sociale medier, skal vi være opmærksomme på, hvad vi gør ved dem. Vi kan ikke forhindre folk i at skrive dem til os eller alle mulige andre steder, men vi skal have folk over i vores lukkede godkendte systemer, hvis vi skal gøre noget med disse oplysninger (fx spoc).
2. Hvis folk spørger om noget på sociale medier, hvor vi – hvis vi svarer reelt på deres spørgsmål – går ind i deres konkrete, personlige sag, så skal vi undlade at svare direkte. Vi skal i stedet bede dem henvende sig til os via andre lukkede kanaler (fx spoc).
3. Hvis du arbejder sammen med tredjepart (fx bureau/konsulent) om kampagner, indhold osv., hvor vedkommende skal have (begrænset) adgang til vores systemer, så skal vi have en databehandleraftale/data protection addendum/data management policy (kært barn) forbi juristerne hos RIO (sdu.persondata@sdu.dk). Eller du skal som minimum undersøge, om dette er påkrævet.

Terms

Alle social media-platforme har nogle ”terms of service”, som du skal overholde. Det kan handle om, hvilket indhold du må (og ikke må) udgive eller sponsorere. Det kan fx handle om politisk indhold, brug af logoer og emojis, tekstmængde i billeder osv.