Teknisk Service leverer understøttelse til arrangementer og events på SDU's matrikler.
På denne side kan du læse mere om:
- Hvad Teknisk Service kan hjælpe med i forbindelse med afholdelse af arrangementer.
- Hvilke regler der gælder for forskellige typer af arrangementer.
- Opmærksomhedspunkter ved afholdelse af arrangementer.
Hvad kan Teknisk Service hjælpe med?
I forbindelse med afholdelse af arrangementer og events på SDU's matrikler hjælper Teknisk Service med følgende:
- Rådgivning og planlægning.
- Myndighedsgodkendelse.
- Lokale/områdebooking.
- Etablering af midlertidige el-installationer.
- Lån af standard udstyr; borde, stole, whiteboard, skillevægge mv.
- Opstilling/nedtagning.
- Rengøring.
Bestilling af forplejning er ikke en ydelse Teknisk Service hjælper med. Der henvises i stedet til kantinen.
Lån af AV-udstyr, som projektor, mikrofon og talerstol, er ikke en ydelse Teknisk Service hjælper med. Der henvises i stedet til SDU IT.
Typer af arrangementer og event
Alt efter hvilken type arrangement/event der skal afholdes, er der forskellige regler:
Et SDU arrangement er et arrangement som er et led i universitets ordinære virksomhed: uddannelse, forskning og formidling.
Et SDU arrangement har altid en SDU-medarbejder som ansvarlig arrangør. Det er SDU-medarbejderens ansvar at regler for lån og leje overholdes.
Skal din afdeling bruge et lokale til at afholde f.eks. julefrokost eller sommerfest, kan du også låne et lokale til dette formål. Til disse formål skal der altid indbetales et depositum.
Der udlånes IKKE lokaler til private fester i privat øjemed.
Af sikkerhedsmæssige årsager skal Teknisk Service altid informeres via 8888@sdu.dk ved konferencer og arrangementer med mere en 150 deltagere.
Et eksternt arrangement er et arrangement, hvor der ikke er tilknyttet en SDU-medarbejder.
Udlejning sker på kommercielle vilkår, som tager højde for ikke at skabe konkurrenceforvridning mellem etablerede møde- og konferenceudbydere. SDU kan ikke stille ressourcer gratis til rådighed til eksterne arrangementer.
Udlejning sker gennem Teknisk Service via henvendelse til 8888@sdu.dk og kun i det omfang, at SDU har ledig kapacitet jf. regler for lån og leje.
Arrangør skal udover lokaleleje betale for opstilling, reetablering af lokaler/områder og skal, i det omfang SDU finder det nødvendigt, betale for betjentopsyn under arrangementet.
Et joint venture arrangement er et samarbejde mellem en SDU-enhed og en eller flere eksterne partnere. Parterne bidrager i fællesskab til arrangementet og deler både udgifter og indtægter.
Udgifter kan typisk være fordelt således, at SDU stiller med vidensfolk, lokaler og fast av-udstyr. Ekstern partner afholder de faktiske udgifter til f.eks. betjentassistance, rengøring og eventuel bestilt udstyr udefra.
Joint venture partnerskab kan være dannet for ét specifikt fælles projekt, eller kan være et tilbagevendende partnerskab.
Et joint venture arrangement har altid en SDU-medarbejder som ansvarlig arrangør. Det er SDU-medarbejderens ansvar at regler for lån og leje overholdes.
Teknisk Service skal altid orienteres om et arrangement og skal deltage i de møder der vedrører logistik og sikkerhed.
Er du studerende eller en studenterorganisation og skal bruge et lokale til at afholde en fest eller socialt arrangement så send en mail til 8888@sdu.dk
Skal du arrangere en konference eller arrangement, der ikke kategoriseres som en fest eller socialt arrangement, skal du læse informationen vedrørende Joint Venture.
Opmærksomhedspunkter
Det er arrangørens ansvar at regler for lån og leje af SDU's lokaler overholdes.