SIS Programmet rydder op i gamle STADS-data

- Hvad er de vigtigste opgaver og mål, datasporet arbejder med?

- Målet er at forsyne det nye studieinformationssystem (SIS) med data fra STADS og andre systemer. For at forberede migreringen og for at lære STADS-data lidt bedre at kende, laver vi en oprydning i det gamle system. STADS er jo en gammel dame, som har set 25 års drift allerede, og der har været forskellig praksis for, hvordan man har brugt STADS-data på fakulteterne hen over årene. Det har skabt noget datarod, hvorfor det er nærliggende at starte med en oprydning – både fordi det gør det lettere at migrere data, når det nye SIS skal implementeres, men også fordi det gør forretningens arbejde lettere indtil da. Der er jo stadig fem år til, og i de fem år skal vi fortsat leve med STADS. 

- Hvordan skrider det frem med de forberedende aktiviteter? 

- Oprydningen går godt fremad. Vi har f.eks. fjernet dubletter blandt de studerende. Den samme studerende kan være blevet oprettet to gange eller mere, og det har vi ryddet op i. Vi har også ryddet op i de mange udmeldelsesbegrundelser i STADS, og aktuelt arbejder vi med at rydde op i prøveformer. 
Vi er også ved at blive klogere på, hvad vi skal gøre med data, som ikke skal med over i det nye SIS. Vi kommer sandsynligvis ikke til at hælde hele bagkataloget af 25 års administrative data fra STADS over i det nye system, så hvad gør vi med det? Hvordan tilgængeliggør man arkiverede data, hvis man skulle få brug for at finde dem frem? Skal de tilgængeliggøres i det hele taget? Hvilke it-løsninger skal der til? Og når forretningsbehovet og de it-tekniske muligheder skal finde sammen, mødes de i en art trekant, hvor det sidste hjørne selvfølgelig handler om økonomi. Og det er sådan en spændende opgave, synes jeg.

- Kan du komme med eksempler på, hvordan jeres indsatser på datasporet kommer til at have en konkret effekt for de medarbejdere, der skal arbejde i det nye SIS? 

- Som sagt har vi haft 25 år med forskellige praksisser for, hvordan man har gjort tingene i STADS. Og som følge er der f.eks. opstået postnumre med forskellige stavemåder og forkortelser for den samme by i systemet. Det gør det besværligt, fordi sagsbehandlerne skal vælge mellem alle de forskellige variationer af den samme by. Og det samme gælder for udmeldelsesbegrundelserne. Der var oprettet over 200 udmeldelsesbegrundelser i STADS, og det er bøvlet at have så mange, når man kun skal bruge en enkelt. Men efter oprydningen landede vi på omkring 60 udmeldelsesbegrundelser, så vi undgår, at en masse gamle valgmuligheder ligger støjer, fordi vi ikke bruger dem længere. Og vi sikrer, at vi ikke bærer en masse overflødigt med over i det nye SIS. Det bliver altså betydeligt mere overskueligt og letter de studieadministrative arbejdsgange.

- I vil sandsynligvis anvende en robot til at hjælpe med dataoprydningen. Hvad er det, og hvad er fordelen ved at anvende den? 

- Vi har estimeret, at en oprydning i f.eks. prøveformerne vil kræve mange tusinde klik, der skal udføres, og det er en ret kedelig rutineopgave. Vi undersøger derfor muligheden for at bruge noget der hedder en desktop-robot, som man kan sætte til at udføre arbejdet i STADS. Den automatiserede arbejdsgang kan udføres på alle tidspunkter af døgnet, så robotten sparer os for en masse tid. Og så skal vores meget erfarne specialister og STADS-kendere ikke bruge deres værdifulde tid på at sidde og lave de samme klik om og om igen.
Robotten har bestået den første store test, så selv om vi endnu ikke er helt i mål med alle tests, ser det lovende ud.

- På hvilken måde inddrages medarbejdere, fagspecialister og andre fra SDU's organisation i jeres arbejde? 

- De inddrages i analysefasen, før vi begynder at rydde op. Det begynder med en kortlægning af, hvem der bliver ramt i forretningen, hvis vi rydder op i de forskellige typer af STADS-data. I samarbejde med de berørte afdelinger afdækker vi, hvordan data ser ud, hvad vores mål for oprydningen er, og hvor meget vi må rydde op i og ændre på. Og det er naturligvis Studieservice og forretningen, der kan træffe beslutning om det. Dernæst lægges en plan for, hvordan selve oprydningsarbejdet kan foregå.

- Hvordan samarbejder SDU med de øvrige universiteter i SIS-programmet om datamigreringsopgaven? 

- Vi fra SDU sidder med i et nationalt forum, hvor alle syv universiteter i Nyt SIS Programmet er repræsenteret. Her drøfter vi vores erfaringer og hvordan vi vil gribe arbejdet med datamigrering an. Indtil nu har fokus været på at blive klar til afklaringsfasen, som er i gang lige nu – eks. hvilke spørgsmål har vi til migreringen, og hvilke ønsker har vi til leverandøren. Forummet har også diskuteret forskellige migreringsstrategier. En strategi kan være gradvist at omforme og migrere data i en trinvis proces. En anden strategi kan være at omforme alle data på én gang. Der er fordele og ulemper ved alle veje. Det er bare et udpluk af de temaer, som forummet i det nationale program har snakket om. Det er en stor hjælp at kunne drøfte, hvordan vi håndterer opgaven med de øvrige universiteter.

- SDU ligger i den sidste implementeringsbølge, når det nye system skal rulles ud på universiteterne. Hvilken betydning får det i forhold til arbejdet med datamigrering?

- Det fælles program laver en pakke af værktøjer, skabeloner, strategier etc. som SDU kan tilrettelægge vores arbejde ud fra. De første universiteter, der går i luften med løsningen (KU og DTU), prøver pakken af og giver deres erfaringer videre, så SDU forhåbentlig kan undgå de fælder og uhensigtsmæssigheder på vejen, som de andre nok mere eller mindre undgåeligt løber ind i.

Kontakt os

Har du input til den fortsatte dataoprydning, eller vil du vide mere om aktiviteterne på datasporet, er du velkommen til at kontakte projektleder Peter Gustav på gustav@sdu.dk.

Hvis du har øvrige spørgsmål eller input vedr. Nyt SIS Programmet, kan du også henvende dig til programleder Mette Thomassen, mettho@sdu.dk.