SDU Digital, SDU IT og SDU RIO arbejder i fællesskab på en oversigt over, og nærmere vejledning om brugen af, godkendte systemer på SDU. Nedenstående er derfor ikke en udtømmende liste. Hvis du er i tvivl, om det system du bruger er godkendt til behandlingen af persondata, skal du kontakte SDU RIO.
Som udgangspunkt må du bruge de systemer, SDU stiller til rådighed (f.eks. MS Office 365, Survey Xact, Poll Everywhere, Acadre, Ucloud (for forskere), PURE og HR- og økonomisystem, ØSS, zExpense mv.). Herunder finder du vejledninger til de mest anvendte systemer til opbevaring og behandling af persondata.
Vejledninger til systemer
Nextcloud er SDU's egen løsning og er særligt anvendeligt til
- Opbevaring af store filer/datasæt, forskningsdata eller andet
- Samarbejde/deling hvor der typisk indgår eksterne samarbejdspartnere
- Deling af dokumenter med andre SDU-ansatte
- Udveksling af store filer med eksterne (Nextcloud er erstatningen for Filesender)
OneDrive er den del af MS Office 365 og er særligt anvendeligt til nedenstående. OneDrive kan ses som en erstatning for ens personlige drev (f.eks. det tidligere M-drev). Onedrive er særligt anvendeligt
- Til dokumenter du primært selv skal anvende
Der er mulighed for at dele enkelte filer og/eller mapper med andre, men vær opmærksom på, at dem indholdet deles med ikke længere har adgang til indholdet, hvis du forlader SDU. Du bør derfor undlade at benytte OneDrive, hvis de filer du deler er fælles for f.eks . en afdeling (benyt i stedet SharePoint). - Hvis du har behov for at få adgang til dine dokumenter uden for SDU - der kræves kun en browser eller en app til mobile enheder.
Teams er den del af MS Office 365 og er særligt anvendeligt til
- Samarbejde om mindre projekter, hvor der deles mindre filer (Word, Excel, PowerPoint mv.)
- At kommunikere i chat, afholde møder og foretage opkald til hinanden