Samarbejde og kommunikation afgørende for implementering af nyt økonomisystem

Af Tina Ellehuus Larsen, tila@sdu.dk, 09-06-2022

Implementeringen er på trods af diverse “bump på vejen“ overordnet gået godt. I særdeleshed på grund af det gode samarbejde mellem institutterne, fakulteterne og de centrale enheder på SDU.

Leder for økonomi på NAT Tine Kristiansen er lettet over, at implementeringen af systemet er gået forholdsvis problemfrit, og det tilskriver hun især det gode samarbejde, der har været både mellem institutterne, NAT Økonomi samt SDU Økonomiservice.

– Hele vejen igennem har processen været præget af god information og løbende orienteringer, også ved ændringer, hvilket har hjulpet til at gøre processen så smidig som mulig. Der har været holdt spørgetimer for NAT, hvilket har betydet, at de fejl, som er opdaget, er blevet håndteret, og hvor det har været muligt, rettet ret hurtigt. Herfra skal lyde en stor tak til det centrale implementeringsteam for deres tilgang undervejs. Det har gjort en stor forskel.

SDU skulle have et nyt økonomisystem, fordi det gamle skulle udfases, men også fordi ERP har en bedre integration med det HR-system, HCM, som blev implementeret i efteråret 2021. Da ERP gik i luften, overgik SDU også til statens kontoplan, og det har givet brugerne af systemet en masse nyt at forholde sig til.

– Undervejs i al det nye har jeg oplevet et stort fællesskab blandt fakultetets økonomimedarbejdere, både i fakultetssekretariatet og på institutterne, for at løse opgaven bedst muligt. Alle har bidraget på hver deres måde til, at det skulle komme godt i gang, og det er jeg virkelig glad for og stolt over. Jeg har hele vejen igennem haft for øje, at NAT skulle byde ind, tage ansvar og gå aktivt ind i implementeringen, og det, synes jeg, er lykkes på en meget fin måde. Jeg er sikker på, at når vi for alvor lander i det nye system, skal det nok blive rigtig godt, forsikrer Tine Kristiansen.

Selve systemet er Tine Kristiansen indtil videre glad for:

– Den del af ERP, som har at gøre med bogføring, er kommet virkelig godt fra start. Systemet fungerer godt, og det er brugervenligt, og selvom det altid tager tid at lære noget nyt, synes jeg, de fleste giver udtryk for, at systemet er bedre end forventet. Nogle siger, det er mere lækkert at bruge, mens andre oplever flere klik, men de fleste siger, at brugerfladen er mere brugervenlig.

Budget og afrapporteringsdelen har været den del, der har været længst undervejs, men heldigvis ser vi efterhånden en løsning, som fungerer, og som meget ligner det, vi havde før, hvilket er en stor lettelse for mange.

Det nye økonomisystem vil i fremtiden betyde et mere tidssvarende system, som kan understøtte økonomistyring og budgettering på SDU, og det giver i sidste ende god tryghed for alle.

I fakultetets strategi 2021-2025 under mennesker og organisation står der følgende: Vi er en aktiv medspiller i digitalisering på SDU og på forkant med egen digitalisering. Med det nye økonomisystem ser det ud som om, at et digitaliseringsprojekt virkelig er lykkedes på grund af et godt samarbejde mellem fakulteterne og de centrale enheder på SDU.