Prodekan: Vi skal turde tage fat på kompleksiteten

Af Tina Ellehuus Larsen, tila@sdu.dk, 08-06-2022

– Jeg kan rigtigt godt lide tanken om, at samskabelse er med til, at så mange perspektiver som muligt bliver hørt gennem interviews af nøglepersoner.

Det siger prodekan Poul Nielsen, der ser samskabelse som en meget vigtig måde at komme i gang med ændringer på de komplekse områder:

– På den måde løfter vi en opgave i fællesskab, som ellers er svær at løse. Nu står vi så overfor at se på kursusbeskrivelser og studieordninger, og jeg tror virkelig på, at det er et område, hvor vi kan gøre meget for vores uddannelser og vores egen arbejdsbyrde, hvis vi tør at tage fat i kompleksiteten.

Dekan Marianne Holmer fortæller om baggrunden for metoden med samskabelse:

– De senere år har vi i fakultetsledelsen oplevet, at mange af medarbejderne har været frustrerede over de forskellige studieadministrative opgaver. Som dekan vil jeg rigtig gerne finde ind til kernen af de frustrationer, så vi kan få gjort noget ved det.

Arbejdet med samskabelse begyndte for tre år siden, og har allerede haft betydning på fakultetets skemalægning.

– 2019 satte vi os for at blive klogere på det studieadministrative område sammen med SDU HR, og i kølvandet på det igangsatte vi den første omgang samskabelse omkring skemalægning. Det arbejde har gjort en stor forskel for fakultetets skemalægning og for vores studerende, og jeg forventer, at denne nye runde også kan åbne vores øjne for nye gode løsninger.

Samskabelsen af skemalægningen på NAT førte forskellige ændringer på området med sig. Læs mere om de nye princippetr for skemalægning.

Interviews med nøglepersoner

I foråret 2022 har projektleder Gitte Toftgaard Jørgensen fra fakultetssekretariatet gennemført en større runde af interviews om arbejdet med studieordninger og kursusbeskrivelser. Hun har talt med uddannelsesledere, undervisere, institutternes studiesekretærer, fakultetssekretariatets studieadministrationsteam, prodekan og studieleder, og hun taler også med nogle studerende.

Hun fortæller, at interviewene tydeligt har kredset om især fem temaer, hvor fakultetet med fordel kan tage fat:

–Det har været helt klart, at mange oplever frustrationer i forhold til:

1. indholdet af kursusbeskrivelserne
2. processen og deadlines for kursusbeskrivelserne
3. uklare ansvarsfordelinger
4. utilstrækkelig kommunikation og information
5. den tekniske del i ODIN.

–Vi er altså meget vidt omkring, og det er på ingen måde et ukompliceret område at gå ind i. Jeg har sat pris på at interviewe bredt, da det har givet mig et rigtig godt indblik i hvilken virkelighed, den enkelte interessent står i.

Lektor Luís Cruz-Filipe har også syntes, det var interessant at blive interviewet i forbindelse med samskabelse.

– Det er dejligt at få mulighed for at bringe undervisernes perspektiv ind i processen og fortælle om vores udfordringer i arbejdet med kursusbeskrivelser og studieordninger. Jeg er sikker på, at vi ender med en bedre proces for alle involverede i dette studieadministrative område, når samskabelsen er overstået til efteråret.

Gitte Toftgaard Jørgensen fortæller samtidig, at hun har fundet mange dilemmaer i sin kortlægning, da meget afhænger af de perspektiver og dermed de briller, som en interviewperson ser verden igennem.

Hvis man ser på eksemplet ”ændringer i kursusbeskrivelserne” fra undersøgelsen, så har man på den ene side undervisere og uddannelsesledere, der ændrer i deres uddannelser for at gøre dem bedre. Altså helt legitime, logiske og gode argumenter for at ændre. På den anden side har man en sum af virkelig mange ændringer, der lægger et stort pres på det administrative system, da én ændring ofte giver anledning til en større række andre ændringer på grund af samlæsninger og sidefagsforløb. Dette går ud over overblikket over uddannelsesforløbene. Altså også legitime og gode argumenter for at holde tilbage med ændringer.

Samskabelse kan være med til at finde det bedste sted at mødes, så begge sider af et dilemma tilgodeses så vidt muligt.

– Dilemmaet rejser altså spørgsmål som for eksempel: ”kan vi forbedre uddannelserne uden at ændre i kursusbeskrivelserne?” og ”kan vi forme kursusbeskrivelserne, så de i højere grad kan rumme disse forbedringer?” Og sådan er der flere dilemmaer i temaerne fra min kortlægning, påpeger Gitte Toftgaard Jørgensen.

Der har været et særligt fokus på at tale med relativt nye undervisere fra fakultetet. Det overordnede budskab fra denne gruppe har været, at det er svært at være ny i de studieadministrative opgaver, og det er svært at finde ud af, hvilke forventningerne der er.

Næste skridt

Gitte Toftgaard Jørgensen siger afslutningsvist, at fakultetet nu for alvor skal i gang med at samskabe og sammen tage stilling til hvilke ændringer, vi ønsker på området.

– Opgaven nu er at præsentere det omfattende materiale for nøglepersoner på fakultetet, som så sammen skal finde ud af, hvad der videre skal ske. Det har faktisk overrasket mig, hvor komplekst dette område er, og derfor ser jeg heller ikke, at der er nogen oplagte og nemme løsninger. Men vi får se. Som projektleder mener jeg, at det vigtigste er, at vi tager stilling på et oplyst grundlag, og at løsningen bliver set i lyset af, at vi ønsker at reducere medarbejdernes frustrationer og arbejdsbelastning. Jeg glæder mig i hvert fald til at se, hvor vi ender henne.

Uddannelseslederne har en nøglerolle i samskabelsen sammen med studiesekretærer, fakultetssekretariatets studieadministrationsteam, Uddannelsesudvalget og undervisningsudvalgene. Det forventes, at der i efteråret holdes 1-2 møder i denne kreds, hvor der så skal tages stilling til dilemmaerne, inden fakultetsledelsen træffer endelige beslutninger om ændringer senere på året.

Læs fakultetets strategi for mennesker og organisation, hvor samskabelse er et indsatsområde.