Administration på SUND
Administration på SUND: Nu etablerer vi opgavefællesskaber på tværs
Styregruppen bag arbejdet med administrative processer på tværs af SUND har udvalgt to indsatser, vi skal arbejde videre med på fakultetet.
Sideløbende med analysen af studieadministrationen på SDU har vi på SUND lavet en særskilt analyse af den øvrige administration på tværs af fakultetet. Det er sket i samarbejde med konsulentbureauet Carve.
På baggrund af analysearbejdet præsenterede Carve i starten af februar et idékatalog med forslag til 12 indsatser, som hver især kunne bidrage til at styrke organisationen eller reducere det individuelle opgavepres.
Siden da har projektets styregruppe arbejdet med hvilke af de 12 skitserede indsatser, de vil prioritere, projektet skal arbejde videre med.
Valget er nu faldet på følgende indsatser:
- Vi skal etablere to separate opgavefællesskaber på tværs af institutterne og fakultetssekretariatet, hvor fokus er:
- Rejsebestilling- og afregning for SUND-ansatte og eksterne rejsende.
- Ferie og fravær.
- Vi skal undersøge mulighederne for digitalt at understøtte de udvalgte processer ved at:
- introducere nye støtteværktøjer - eller:
- standardisere og udbrede allerede udviklede lokale løsninger.
Hvad sker der nu?
De to opgavefællesskaber er etableret og medarbejdere, der skal indgå i dem, er inviteret til kickoff i denne uge.
I de kommende uger vil fokus være på at nuancere analyserne af de udvalgte processer yderligere og i opgavefællesskabet at udvælge hvilke forbedringer, der skal afprøves.
I opgavefællesskabet omkring Ferie og fravær er der allerede fokus på den kommende opgave med planlægning af særlige feriedage:
- Det er en oplagt mulighed for på tværs af fakultetet at finde en fælles bedste måde at kommunikere og sikre planlægningen ved at forstå processen i fællesskab, lære af hinandens erfaringer, og derfra skabe den eller de måder hvorpå, vi kan løse opgaven så effektivt som muligt inden for de rammer, vi har, siger sekretariatsleder på SIF Nanna Heick Friis, som er ansvarlig for opgavefællesskabet omkring Ferie og fravær.
- I et opgavefællesskab søges løsninger for opgaveområder, som er fælles på tværs af enheder med det formål:
- at sikre, at opgaverne løses så effektivt, som muligt.
- at der skabes en robusthed på tværs, som forebygger pres i organisationen.
- Et opgavefællesskab kan være et skridt i forhold til at etablere fælles processer og kompetenceudvikling på SUND.
- Et opgavefælleskab består af medarbejdere fra alle institutterne og fakultetssekretariatet på SUND. Andre områder på SDU/eksterne leverandører kan involveres efter behov.
- I udviklingsfasen i opgavefællesskaberne indgår de medarbejdere, der til daglig løser opgaven i egen enhed eller repræsentanter herfor. Enhederne vælger selv, hvem der skal indgå.
- En sekretariatsleder er opgaveansvarlig og ansvarlig for opgavefællesskabets proces med at opnå målet.
- I de to definerede opgavefællesskaber er det Jonas Havelund, sekretariatsleder på IOB og Nanna Heick Friis, sekretariatsleder på SIF, der fungerer som opgaveansvarlige for henholdsvis Rejsebestilling og -afregning og Ferie og fravær.
- Det skal designe og implementere en fælles proces for opgaveområdet på tværs af institutterne, som definerer og beskriver de nødvendige og relevante procesvarianter.
- Det skal afprøve og evaluere på ny fælles bedste proces – inklusive eventuelle procesvarianter.
- Det skal definere, afprøve og evaluere et ’opgavefællesskab’.
- Det skal udarbejde træningsmateriale til nye medarbejdere, som skal varetage opgaverne inden for opgavefællesskabets rammer.
- Det skal gennemføre træning af nye medarbejdere, hvis der på instituttet med den nye medarbejder ikke er repræsentanter fra opgavefællesskabet, som kan varetage opgaven.
- Det skal drøfte, hvordan det er muligt at etablere et driftsmæssigt fællesskab, som kan skabe bedre robusthed på det enkelte institut ved fx sygdom, opsigelse eller barsel - herunder blandt andet:
- Håndtering af rettigheder
- Håndtering af forskellige omkostningssteder
- Håndtering af lokale tilsagn og interne/eksterne bevillinger (sikre at opgavefællesskabet fortsat muliggør den lokale økonomistyring/ansvar).
- Procedure for driftsstøtte på tværs for kortere og længere perioder.
- Det skal stille forslag til, hvordan opgavefælleskabet fremadrettet kan samarbejde om at tilpasse og skabe ny fælles praksis på baggrund af:
- interne tilpasninger af opgaveområdets standard/standarder
- fælles fortolkning og implementering af nye retningslinjer, lovgivning, instrukser og lignende, der kommunikeres centralt fra SDU inden for opgavefællesskabets rammer.
Vil du vide mere om projektet?
Læs mere om projektet Administration på tværs af SUND på siden her, hvor du finder information om:
- Formålet med projektet
- Tidsplanen for projektet
- Organiseringen af projektet.
Spørgsmål til projektet?
Kontakt sekretariatschef Merete Munk på:
Sekretariatschef@health.sdu.dk