Nye opgavefællesskaber på SUND er godt i gang

Af Bente Kjær, 07-06-2023

I marts besluttede styregruppen bag arbejdet med administrative processer på SUND at etablere to opgavefællesskaber på tværs af fakultetets administrationer.

• Et opgavefællesskab om rejsebestilling og -afregning.
• Et opgavefællesskab om registrering af ferie og fravær.

De to opgavefællesskaber, som dels skal bidrage til at øge organisationens robusthed og dels at lette opgavepresset på den enkelte medarbejder, har nu eksisteret i nogle uger.

I den periode har de i samarbejde med konsulentbureauet Carve arbejdet på at identificere konkrete indsatser, som kan nedbringe den tid, de administrative medarbejdere bruger på rejseafregning og ferieregistrering. 

Ny hjemmeside hjælper med rejseafregning

I opgavefællesskabet om rejsebestilling og -afregning har fokus været på at reducere returløb, som forekommer ofte.  

En stikprøve blandt 228 rejseafregninger fra uge 12 til 14 viste således, at der blev registreret 156 fejl, som resulterede i eller burde have resulteret i et returløb. 

For at afhjælpe de mange fejl har medarbejderne i opgavefællesskabet og medarbejdere fra Rejsekontoret samarbejdet om at finde løsninger, der gør det nemmere at lave rejseafregninger.

Det er blevet til SUNDs rejseguide

I rejseguiden kan du finde:

• Hjælp til manglende og/eller forkert dokumentation.
• Regler vedrørende brug af kørsel i egen bil/tog.
• App'en, der gør det let at dokumentere udlæg løbende.

Du finder rejseguiden på din medarbejderportal på SDUnet:

• Fakultetssekretariatet
• Institut for Idræt og Biomekanik
• Institut for Molekylær Medicin
• Institut for Psykologi
• Institut for Regional Sundhedsforskning
• Institut for Sundhedstjenesteforskning
• Klinisk Institut
• Retsmedicinsk Institut
• Statens Institut for Folkesundhed

Det skal være nemmere at registrere ferie

I opgavefælleskabet om ferie og fravær har der været fokus på at skabe overblik over udfordringerne ved at planlægge ferie samt årsagerne hertil. Formålet er at identificere tiltag, som kan forbedre processen. 

En del af besværet med den nuværende registreringsproces skyldes problemer med at forstå og bruge HCM. Brugerne har  svært ved at se deres optjente feriedage og  indtastningen er derudover ikke brugervenlig.

Det betyder, at de ansvarlige for ferieregistrering modtager mange henvendelser, som de skal følge op på og kontrollere  manuelt. 

Desuden er der medarbejdere, som skal mindes om at registrere deres ferie. Denne opfølgning sker også manuelt, da systemet ikke giver en oversigt over, hvem der mangler at registrere.

På den baggrund har medarbejderne i opgavefællesskabet udarbejdet en række forslag til indsatser, som skal reducere antallet af henvendelser og typiske fejl samt forbedre svarprocenten.

Gruppens forslag til forbedring omfatter blandt andet:

• Styrket kommunikation og vejledning til slutbrugere og ledere.
• Bedre opfølgningsværktøjer.
• Mulig ændring af processen for visse medarbejdergrupper på SUND - herunder den gruppe, som ikke har primær ansættelse på SDU. 

Opgavefællesskabet har præsenteret sine anbefalinger til den videre proces for styregruppen og er nu i gang med at planlægge implementeringen af de prioriterede indsatser.