Administration på SUND
Administration på SUND: Vi skal reducere procesmæssige forskelligheder
Siden nytår har særligt to administrative processer været i fokus i det projekt, som gennemgår administrationen på tværs af SUND. Her er det blevet tydeligt, hvor vi med fordel kan reducere forskelle i arbejdsgange.
Siden efteråret 2022 har vi på SUND arbejdet med at kortlægge administrative opgaver og processer med henblik på at identificere og implementere mulige forbedringer.
I alt har 70 medarbejdere bidraget til at kortlægge 172 opgaver. Af dem er 22 opgaver med i de fire processer, som styregruppen før jul valgte at arbejde videre med.
Siden da er to af disse processer blevet behandlet yderligere. Det drejer sig om:
- Ansættelser – fra afklaring af finansiering til godkendte kandidater (VIP)
- Fra ph.d.-ansøgning til ansættelse
Behandlingen er sket på forskellige workshops, hvor deltagere fra fakultetssekretariatet, de enkelte institutter og fællesområdet i fællesskab har kortlagt processerne med relativ stor detaljeringsgrad.
Det har gjort det muligt at konkretisere hvor, hvordan og i nogen udstrækning, hvorfor en tilsyneladende ens proces bliver håndteret forskelligt af fakultetssekretariatet, institutterne og fællesområdet.
Målet er ikke at identificere en standardproces
Line Bach Ulstrup, sekretariatsleder på Institut for Sundhedstjenesteforskning deltog i workshoppen omkring processen fra Ph.d.-ansøgning til ansættelse:
- Vi oplever lige nu, at der er et stort driftsmæssigt pres i administrationen i forhold til at få gennemført årsafslutningen. Når det er sagt, har jeg prioriteret, at vi skal deltage i de forskellige workshops.
- Til den workshop, jeg selv deltog i, blev det tydeligt, at institutterne er mere forskellige end jeg troede, lyder det fra sekretariatslederen.
- Omvendt er der flere steder mindre nuancer, der udgår forskellen. Nuancer jeg godt kan se, at vi sammen kan reducere – uden at vi skal ende med at kunne identificere en standardproces, som alle kan anvende.
- Dertil er vi, på tværs af institutterne, for forskellige både i forhold til volumen, bevillingsgivere og forskningsområder.
Næste skidt: Prioritering og implementering af indsatser
Tidsmæssigt er vi i den sidste del af projektets indledende fase, som har handlet om at få afdækket og identificeret opgaver og processer.
Næste skridt bliver at udvælge og prioritere indsatser, hvorefter implementeringen skal planlægges.
Hvilke indsatser, der skal prioriteres og dernæst implementeres, er noget af det, projekts styregruppe skal tage stilling til, når medlemmerne mødes i slutningen af januar for at drøfte konkrete anbefalinger fra projektet.
Vil du vide mere om projektet?
Læs mere om projektet Administration på tværs af SUND på siden her, hvor du finder information om:
- Formålet med projektet
- Tidsplanen for projektet
- Organiseringen af projektet.
Spørgsmål til projektet?
Kontakt sekretariatschef Merete Munk på:
Sekretariatschef@health.sdu.dk
Øvrige indsatser:
I regi af projektet Administration på tværs af SUND er der, som tidligere nævnt, identificeret adskillige gode ideer, som det ikke er muligt at medtage i det skitserede projektet på nuværende tidspunkt.
Der er imidlertid tænkt over, hvordan et sådant arbejde skal sammensættes – og hvad der er vigtigt at prioritere.
Det er vigtigt at:
- SUND oparbejder kompetencer og etablerer strukturer, der gør det muligt at arbejde struktureret med forbedringer
- SUND udvælger og afprøver konkrete værktøjer
- SUND igangsætter flere konkrete indsatser, der er forankret såvel på de enkelte institutter som på fakultetet
Det vigtigste er dog, at de allerede identificerede gode ideer ikke bliver tabt eller glemt.