Store systemer og systemkomplekser (flere systemer inden for samme proces-/forretningsområde) har ofte en organisering rundt om systemforvaltningen, der har til opgave at sikre forankringen i organisationen. Der skal altid udarbejdes kommissorie for gruppernes arbejde.
Her et eksempel på en forvaltningsorganisering:
Klik på billedet for en større gave
Strategiskudvalg
Ikke tilknyttet systemet eller IT. Udvalg for forretningsbeslutninger med ledelsesrepræsentanter fra fakulteterne og Fællesadministrationen på forretningsområdet.
Driftsstyregruppe
Forankring hos interessenterne (brugerne, IT/Digital, leverandør)
- Strategi/Roadmap for systemerne
- Koordinering/prioritering i forhold til øvrige indsatser
- Kvalificering af budget og ressourceforbrug
- Input til kommunikation og løbende undervisning
Systemændringsudvalg
Forankring i organisationen (Fakulteter/Fællesadministrationen)
- Prioritering af ændringsønsker
- Kvalificering af ændringsønsker
Brugernetværk
Tværgående brugerfora. F.eks. superbrugere og decentrale brugere
- Erfaringsudveksling
- Videndeling om best practice
- Formidling af ny funktionalitet
- Undervisning/gennemgang af udvalgt funktionalitet.