Hotel og indkvartering

Du skal tidligt i planlægningsprocessen beslutte, om deltagerne selv skal arrangere indkvartering, eller om du booker for dem. Du skal også afgøre, om du som arrangør skal betale for hotel, eller om deltagerne selv skal betale. Når disse ting er afklaret, kan du gå i gang med selve processen for booking. 

  • Hvis du som arrangør skal booke og betale hotelværelser til deltagerne, så kan du vælge selv at stå for booking f.eks. via SKI's hotelaftale. Booking sker direkte til hotellet via e-mail eller telefon. Du kan læse mere om SKI's hotelaftale og booking her.

    Vær opmærksom på følgende punkter

    • Forhåndsreserver det forventede antal hotelværelser i god tid, gerne flere måneder før, så du er sikker på at der er kapacitet i byen.
    • Husk at aftale med hotellet, hvornår værelserne automatisk skal frigives, hvis de ikke er booket af deltagerne, så SDU ikke ender med at hæfte for værelser, som ikke er afbestilt i tide.

     

    Boligformidlingen ved Teknisk Service kan også hjælpe med booking af hotelværelser i forbindelse med arrangementer, konferencer m.m. For at booke hotel ifm. konference eller lign. skal du sende en e-mail til hotel@sdu.dk.

    Du skal angive følgende i mailen, hvis muligt:

    • Navn på konference
    • Ønsker til hotel (gerne to-tre ønsker i prioriteret rækkefølge)
    • Ankomst- og afrejsedato
    • Info om betaling: 
      Institut 
      EAN-nr. 
      Reference, som bedes påført faktura

     

    Boligformidlingen sørger herefter for at reservere det ønskede antal værelser. Hvis du ønsker, hjælper  de også med at holde styr på navneliste over gæsterne samt afbestillingsfrister. Du er selv ansvarlig for afbestilling af overskydende værelser, medmindre andet er aftalt.

    Bemærk at Boligformidlingen ikke hjælper med booking af konferencelokaler samt forplejning hertil. Hvis du ønsker at booke dette, skal du kontakte Udbudskontoret på udbud@sdu.dk. Ved spørgsmål, kontakt da hotel@sdu.dk.

  • Hvis du skal bruge et hotel i Danmark, skal du så vidt muligt benytte et hotel på SKI's hotelaftale. Dette gælder både for enkelte ophold og ophold ifm. konferencer.

    Her kan du læse mere om SKI's hotelaftale samt finde en komplet oversigt over hoteller i aftalen.

  • Du kan vælge at lade deltagerne stå for booking og betaling af indkvartering selv.

    For at hjælpe dem på vej kan du informere dem om en række af hoteller og værelser i forskellige priskategorier, som SDU kan anbefale.

    Sørg for at deltagerne ved, at de selv er ansvarlige for booking og betaling, og at de selv skal sikre afbestilling rettidigt.

    Odense: Du kan også hjælpe deltagerne på vej ved f.eks. at henvise til VisitOdense, som har et godt overblik over hoteller i Odense.

 

 

Sidst opdateret: 26.09.2025