Skip to main content

Søg

Servicesider

Events og konferencer

Bliv klogere på, hvordan du arrangerer events og konferencer. Her finder du en håndbog med vejledning til events, indføring i det eksterne system Conference Manager, økonomiske retningslinjer samt rådgivning og support.

Uanset om du er forsker eller administrativ medarbejder, kan du få den vejledning, du har brug for til at afholde professionelle og velorganiserede arrangementer.

Håndbog om at afholde events og konferencer

Få gode informationer i Håndbogen.
Håndbogen hjælper dig til at få styr på planlægning og afvikling af dit arrangement fra start til slut. Du får viden om de vigtigste ting - og gode råd og tips, som kan gøre det hele nemmere og/eller bedre.

Du kan folde håndbogen ud i kategorier eller søge direkte ned i indholdet. 

Bliv klogere på

Alfabetisk:

  • Ingen resultater

Kategorier:

Håndbog

Find de vigtigste informationer om afholdelse af events og konferencer i håndbogen

Håndbogen er udarbejdet som en hjælp til dig, som arbejder med arrangementer på SDU. Du kan bruge håndbogen til at orientere dig, så du kan danne et overblik over typer af opgaver og omfang og derefter tilpasse til dit eget arrangement.

Brug også Tidslinjen og Tjeklisten i dit arbejde med events - du finder begge lige under Håndbogen. Tidslinjen giver dig et godt overblik over opgavernes forløb og prioritering fra start til slut, mens Tjeklisten er et godt arbejdsredskab med helt konkrete opgaver, som du skal løse før, under og efter dit arrangement.

  • Ingen resultater

Tidslinje

Download tidslinjen

    • Hold et opstartsmøde hvor I etablerer planlægnings- og arbejdsgruppe.

    • Få aftalt opfølgningsmøder og hvem der har ansvar for hvad.

    • Definer indhold, formål, arrangementsnavn, målgruppe og output – og beslut om arrangementet afholdes på SDU eller udenfor SDU.

    • Du fastsætter dato(er).

    • Du booker lokaler. Husk også at booke lokaler til workshop, til opbevaring af forplejning, og hvis du har sponsorstande, der skal i aflåselige lokaler natten over.

    • Hvis du skal stå for overnatning af deltagerne, skal du forhåndsreservere hotel og indkvartering. 

    • Udarbejd eventuelt en drejebog, hvor alle detaljer er beskrevet. Drejebogen kan være en rigtig god idé, særlig hvis arrangementet består af mange forskellige aktiviteter og på forskellige lokationer, og hvis der er mange aktører, som har et særligt ansvar i forbindelse med arrangementet.

    • Du lægger budget og får overblik over økonomi, sponsorater og lignende.
    • Beslut om det er et gratis eller et betalingsarrangement, og om der skal være Early-bird rabat, gratister, særlige aftaler m.m. Tjek en ekstra gang om budgettet stadig hænger sammen.
    • Få et overblik over interne og eksterne annulleringsbetingelser.
    • Beslut ud fra annuleringsbetingelserne m.m. hvad tilmeldings- og evt. afmeldingsfristen skal være - og om der kan være delvis tilbagebetaling i tilfælde af annullering.
    • Stå så vidt muligt fast på tilmeldings- og afmeldingsfristerne da det kan være administrativt tungt med for mange (for) sene tilmeldinger.
    • Husk at der kan være ventetid på visum for nogle udenlandske deltagere.
    • Lav et realistisk program for dit arrangement, der tager hensyn til antallet af deltagere og afstande til pauseområder og områder med forplejning.
    • Er der workshops undervejs i dit arrangement, så husk også at tage højde for det.
    • Reserver oplægsholdere, talere, underholdning eller andet, som skal deltage i dit arrangement.
    • Lav eventuelt en nødplan i tilfælde af afbud fra oplægsholdere.
    • Lav en liste over personer, som skal inviteres.
    • Du får hjælp i Grafisk Center til et grafisk design og beslutter hvilke grafiske produkter du har brug for.
    • Læg en plan for markedsføringen af dit arrangement, herunder # og anden SoMe.
    • Du opretter et event i Conference Manager. Hvis du ikke har erfaring med systemet eller en licens, så tag aktion herpå så tidligt som muligt.
    • Beslut hvilke personoplysninger der er nødvendige at indsamle ved tilmelding og vær opmærksom på om nogle af oplysningerne er underlagt GDPR.
    • Opret en hjemmeside for arrangementet – i SDU's Sitecore eller i Conference Manager.
    • Du får udarbejdet et program.
    • Send invitationen ud.
    • Du planlægger og sætter dig grundigt ind i de praktiske forhold vedrørende forplejning, bemanding samt udstyr og opstilling i lokalerne.
    • Du skal være helt sikker på forhold som affald, rengøring og brandregler.
    • Planlæg en informationsstand med registrering, navneskiltsudlevering, PC med webadgang samt andet relevant materiale.
    • Lav en bemandingsplan til informationsstanden.
    • Print programmer, deltagerliste, skiltning, bemandingsplan, minutplan og plan over, hvor deltagerne skal sidde.
    • Få indkøbt gaver til oplægsholdere og/eller poster prisvindere.
    • Send den endelige planer for catering, værelser, transport osv. til relevante personer.
    • Informer relevante om arrangementet, fx i Receptionen eller til andre, som tilfældigvis kan blive involveret undervejs.
    • Hold løbende øje med tilmeldinger og betalinger.
    • Tjek også for fejl i tilmeldingssystemet.
    • Undersøg om du skal hjælpe med visumansøgninger (via SDU International Staff Office).
    • Beslut hvordan I ønsker at håndtere abstracts og afsæt tilstrækkeligt med ressourcer til dette.
    • Vær opmærksom på spørgsmål fra deltagerne og giv dem et hurtigt svar.
    • Overvej om der skal sættes ekstra kræfter ind på markedsføringen af dit arrangement.
    • Få styr på transport i forbindelse med ankomst og afrejse.
    • Hvis du har et socialt program, som foregår eksternt, så overvej transport til det.
    • Giv også god information om transport til og på campus, så alle kan finde de rigtige lokaler.
    • Udarbejd skilte, roll ups osv. som fungerer som gode vejvisere.
Ur

    • Giv dine deltagere relevante informationer under arrangementet.
    • Du er til stede, synlig og klar til at svare på mange forskellige spørgsmål fra både deltagere, bemanding, og leverandører.
    • Hav telefonnumre på vigtige personer/firmaer kodet ind på din mobil, så du hurtigt kan få fat i hjælp til catering, AV-udstyr, IT, taxa, hotellet etc.
    • Du håndterer henvendelser professionelt og noterer løbende ned, hvis du modtager feedback eller observerer noget, der fungerer godt eller knap så godt.
    • Du koordinerer løbende med leverandører og teknisk personale.
    • Tjek op på forplejningen og andet, som du har aftalt.
    • Hav styr på førstehjælp, og hvor førstehjælpskasse og andet udstyr er placeret.
    • Kend også proceduren ved beredskab og evakuering.
    • Tag billeder til brug under og efter dit arrangement.
    • Læg opslag på SoMe.
Ur

    • Sørg for at lokaler ryddes op.
    • Sorter affaldet.
    • Lav eventuelt en glemmekasse.
    • Du sender en 'tak for deltagelsen' og andet relevant information ud til deltagere, oplægsholdere, samarbejdspartnere osv.
    • Evaluer dit arrangement hurtigst muligt, så alle har oplevelsen klar i hukommelsen.
    • Du takker alle internt og eksternt, som har medvirket i arrangementet på den ene eller anden måde.
    • Du gennemgår evalueringen, når tidsfristen er udløbet.
    • Du afrapporterer til din ledelse, foredragsholdere eller andre relevante samarbejdspartnere.
    • Arrangementet afsluttes økonomisk ved afstemning i Conference Manager.
    • Du aflægger endeligt regnskab.
Ur

Information icon


Tjekliste - det skal du have styr på, når du skal planlægge og arrangere events og konferencer

Skal du planlægge eller afvikle et event eller en konference på Syddansk Universitet? Vi har samlet alt, du skal bruge, i en praktisk tjekliste, som du kan downloade og bruge til at sikre, at intet bliver overset.

Brug tjeklisten som din guide fra start til slut, så du kan afholde et vellykket og professionelt arrangement.

Download tjeklisten