Man kan vælge at booke lokaler på eksterne lokationer som en del af strategien for dit arrangement eller hvis der ikke findes de ønskede faciliteter på SDUs matrikler. 

SDU følger SKI-aftalen, som ligger på TrueTrade, hvor du også finder Konferenceapplikationen, som er et værktøj til at udvælge den korrekte leverandør. SKI-aftalen dækker stort set hele Danmark, og det er muligt at hente en opdateret liste ned som excelfil fra TrueTrade med kapacitets- og prisoversigt. Denne aftale kan suppleres med de aftaler, der er indgået med en række regionale konferencesteder, som både kan bruges til dagsmøder og konferencer. I søgefunktionen vælges “Aftaler” og der søges fx på “konferencer”

Inden du booker konferencefaciliteter, skal du overveje en række parametre, som kan være afgørende for hvilken lokation du skal vælge:

•  Destination
• Antal deltagere
• Konferencepakke (varighed)
• Antal værelser
• Afstande fra offentlig transport
• Antal grupperum (små/store)
• Filtre som økologisk forplejning, miljømærker, parkering, ladestandere og kørestolsvenlighed
• Antal foredragsrum / lecture halls / plenumrum og størrelse
• Posterområde
• Udstillingsområde
• Adgang til grønne arealer
• Placering ift. ekskursioner