Når du skal fastsætte dit deltagergebyr, kan der være flere faktorer, der spiller ind, ud over budgettet.

Det kan være:

• Historik for lignende/tidligere afholdte arrangementer
• Et maximum bestemt af en medarrangør /bidragsyder.
• Et ønske om early-bird /late-bird /andre rabatter til fx yngre deltagere/studerende
• Antal gratister, herunder oplægsholdere og arrangører
• Særlige priser for 3. verdenslande /“Global South”

Du kan også overveje om bestemte elementer af programmet  som middage, ekskursioner, shuttlebus etc. skal fremgå som et tilvalg i tilmeldingsprocessen, og dermed ikke være indregnet i det basale deltagergebyr.

Hvis dit budget er meget sårbart overfor store udsving, så sæt deltagerbegrænsning på i de enkelte deltagerkategorier. Derved undgår du at “sælge” alle dine billige billetter og dermed få et underskud.

Det gælder også early-bird billetter, hvor det er kutyme, at deltagere kan få en god rabat, hvis de tilmelder sig inden en bestemt dato . Men kan dit budget holde til, at alle pladser ryger som early bird? Måske skal du i stedet sætte både dato og et max antal på, fx 100 billetter.