Når dit arrangement er færdig, er der nogle vigtige skridt, der kan sikre, at dit arrangement afsluttes på en professionel og ansvarlig måde, og at du efterlader et positivt indtryk hos både deltagere og SDU:

Oprydning og efterladelse af lokaler

Sørg for, at alle lokaler bliver efterladt i samme stand, som de blev modtaget. Det inkluderer at fjerne affald, rydde borde og stole, og sikre, at alt udstyr er slukket og pakket væk. Blomster og andre dekorationer, der er blevet brugt under arrangementet, skal fjernes. Overvej at donere blomsterne til lokale institutioner eller tage dem med  til din egen afdeling .

Returnering af lånt udstyr

Alt udstyr, der er blevet lånt på SDU eller hos eksterne leverandører, skal returneres i god stand, på samme sted som udlevering og inden for den aftalte tidsramme. Står du selv for opstilling og reetablering af udstyret, skal du sørge for, at fx borde og stole er rengjort, inden de sættes tilbage på vogne, at poster boards er tømt for plakater og tegnestifter osv. Giv besked til den afdeling eller leverandør, hvor du har lånt udstyret, hvis noget er gået i stykker undervejs.

Opbevaring af egne materialer og udstyr

Sørg for, at alle materialer og udstyr, der skal opbevares til fremtidige arrangementer, bliver korrekt pakket og mærket. Mangler du lagerplads til det, så læs mere om mulighederne for lagerplads her Logistikafdelingen (link). .

Afregning og betaling

Sørg for, at alle regninger og fakturaer fra dit arrangement bliver betalt rettidigt. Det inkluderer betaling for forplejning, ekstra rengøring, eksterne leverandører osv. Gennemgå alle udgifter og sørg for, at de stemmer overens med de aftalte priser og tjenester.

Intern evaluering af arrangementet

Gennemfør en evaluering med dit team for at diskutere, hvad der gik godt, arbejdsbyrde, samarbejde, udfordringer og hvad der kunne forbedres til fremtidige arrangementer. Dokumenter feedback og læringspunkter, så de kan bruges til at optimere kommende events og arbejdsprocesser.

Opfølgning med sponsorer og samarbejdspartnere

Send en takke-e-mail til sponsorer og samarbejdspartnere, og del eventuelle relevante resultater eller feedback fra arrangementet. Diskuter muligheder for fremtidigt samarbejde og eventuelle forbedringer.