Skip to main content

Søg

Events og konferencer

Lokaler, arealer og rammer

Når du planlægger en konference eller et arrangement, er det vigtigt at fastsætte datoen og booke lokaler tidligt. Her finder du nyttig information til valg og booking af lokaler.

Der er en række lokaler og områder, som ofte benyttes i forbindelse med arrangementer på SDU. Du kan se et overblik og læse mere om dem her.

Hvis du er i tvivl om, hvilke lokaler du skal bruge, så kan du starte med at kigge på kapaciteten i nogle lokaler og områder via linket til højre "lokalekapacitet". Bemærk at lokalerne på listen kun dækker Odense og ikke er udtømmende. Den består af undervisningslokaler samt nogle af de mest benyttede mødelokaler og fællesområder. Herefter kan du læse mere om de enkelte lokaler og områder herunder.

Odense

  • Aksen er et åbent område, som ligger ved to af de store auditorier i den sydlige del af Campus Odense. Området kan bruges til arrangementer og konferencer.

    Larm og hensyntagen
    Bemærk venligst, at Aksen er placeret i et område, hvor både studerende og medarbejdere færdes dagligt. De skal således kunne færdes i området under eventuelle arrangementer uden at være generet af larm eller påbud omkring total stilhed. 

    Kapacitet
    Aksen ligger foran de to store auditorier U300 og U301. Der er en max kapacitet i området på 830 personer.

    Opstilling og inventar
    Aksen bruges typisk til forplejning og reception i forbindelse med arrangementer i auditorierne U300 og U301. Der er som standard opstillet borde og stole i området, som kan bruges i forbindelse med arrangementer. Der er også mulighed for andre opstillinger. Alle opstillinger skal aftales med Teknisk Service. Læs mere under opstillinger i håndbogen her. 

    Rengøring
    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis området er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

     

  • Auditorier (undtagen O100) og undervisningslokaler prioriteres til undervisning og eksamen, og denne lokaleplanlægning foregår i et fast planlægningsrul. Derfor kan du ikke booke disse lokaler til andre formål længere frem end næste planlægningsrul for disse lokaler.

    Hvornår kan de bookes?

    Booking af auditorier (minus O100) og undervisningslokaler kan først ske efter skemalægning, dvs. efter hhv. 1. juli og 15. december. Auditorier (minus O100) og undervisningslokaler er ligeledes låst til eksamener i januar og juni, og kan først bookes efter eksamensplanlægning er overstået. Kontakt Teknisk Service ved spørgsmål til dette.

    Opstilling og inventar

    Auditorier og undervisningslokaler har en standard opstilling. Denne opstilling ændres som standard ikke. Der kan dog være mulighed i nogle lokaler for at tilføje f.eks. cafébord til oplægsholder eller lignende. Alle opstillinger skal aftales med Teknisk Service. 
    Læs mere under opstillinger i håndbogen her. 

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring i alle auditorier og undervisningslokaler alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis lokalerne er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Cambridge er et mødelokale placeret ved Koblingen i bunden af SUND, som kan bruges til arrangementer og møder. Cambridge har et fint fællesområde med sofagrupper og borde og stole foran lokalet, som ofte bruges til reception ved mindre arrangementer i Cambridge. Forområdet bookes automatisk, når Cambridge bookes.

    Kapacitet

    Lokalet har en max kapacitet på 24 personer.

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis lokalet er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Campustorvet er et åbent område som ligger ved Konferencen og ved SDU’s hovedindgang. Området kan bruges til arrangementer og konferencer.

    Larm og hensyntagen

    Bemærk venligst, at Campustorvet er placeret i et område, hvor både studerende og medarbejdere færdes dagligt. De skal således kunne færdes i området under eventuelle arrangementer uden at være generet af larm eller påbud omkring total stilhed. 

    Kapacitet

    Opstilling og inventar

    Der er mange muligheder for opstillinger i området. Der er et stort område som til dagligt er tomt, hvor der kan laves forskellige opstillinger f.eks. med posters, buffeter, caféborde m.m. I den anden ende af Campustorvet står der til daglig diverse borde, stole og sofagrupper, som kan benyttes til arrangementer eller fjernes, hvis en anden opstilling ønskes. Alle opstillinger skal aftales med Teknisk Service.
    Læs mere under opstillinger i håndbogen her. 

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis området er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Der er tre mødelokaler på Campus Kollegiet. Lokalerne kan bruges til arrangementer, møder og konferencer. Lokalerne kan benyttes alle ugens dage og i alle tidsrum. Booking og spørgsmål sker via bolig@sdu.dk. 

    Kapacitet 

    • Cloud på 13. sal maks. 21 personer
    • Rainbow på 13. Sal maks. 42 personer
    • Sky på 14. sal maks 70 personer siddende og 90 personer stående

    Opstilling og inventar

     Lokalerne har ikke en standard opstilling, men opstilles ud fra brugerens ønsker. Der er f.eks. mulighed for opstilling i hestesko, stolerækker, rækker med borde og stole eller mødebord. Alle opstillinger aftales med Teknisk Service i forbindelse med bookingen via bolig@sdu.dk.

  • Dialogen er et mødelokale placeret ved Koblingen i bunden af SUND, som kan bruges til arrangementer, konferencer og møder.

    Kapacitet

    Lokalet har borde og stole til 84 personer.

    Opstilling og inventar

     Lokalet har ikke en standard opstilling. Lokalet er designet til at være fleksibelt og til at man som brugere, selv kan rykke rundt og lave opstillinger. Bordene er runde og har hjul på benene i den ene side og stolene kan nemt stables. Der står også vogne, hvorpå bordene kan stables, hvis man f.eks. ønsker at bruge lokalet uden inventar eller med stolerækker. Der er ydermere flere whiteboardtavler på hjul i lokalet. Lokalet bruges typisk med de runde borde og stole omkring til gruppearbejde eller som stolerækker til oplæg.

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis lokalet er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • I DIAS bygningen er der et auditorie samt et seminarrum. Seminarrummet kan ved hjælp af en skillevæg, opdeles i to mindre grupperum. Lokalerne kan bruges til arrangementer, møder og konferencer.

    Kapacitet

    • DIAS Auditorie maks. 150 personer
    • DIAS Seminarrum maks. 40 personer

    Opstilling og inventar

    Seminarrummet er som standard ét stort rum, hvor skillevæggen er fjernet og har en standard opstilling med rækker af borde og stole. Der er også mulighed for andre opstillinger. Man kan som arrangør selv rykke rundt på inventaret i lokalet eller forespørge på hjælp til opstilling ved Teknisk Service.
    Læs mere under opstillinger i håndbogen her. 

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis lokalerne er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Larm og hensyntagen

    Bemærk venligst, at den gl. fredagsbar og kantine 2 er områder, hvor både studerende og medarbejdere færdes dagligt. De skal således kunne færdes i området under eventuelle arrangementer uden at være generet af larm eller påbud omkring total stilhed.

    Kapacitet

    Den gl. fredagsbar og kantine 2 har en max kapacitet i området på 550 personer.

    Opstilling og inventar

    Den gl. fredagsbar og kantine 2 har en standard opstilling med borde og stole som kan bruges i forbindelse med arrangementer. Der er også mulighed for andre opstillinger. Alle opstillinger skal aftales med Teknisk Service.
    Læs mere under opstillinger i håndbogen her. 

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis området er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Hjertet er et mødelokale placeret ved Aksen i starten af SUND, som kan bruges til arrangementer og møder.

    Kapacitet

    Lokalet har en max kapacitet på 22 personer.

    Opstilling og inventar

    Lokalet har en standard opstilling med borde og stole i hestesko.

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis lokalet er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Kantine 4 ligger midt på Gydehutten og bruges til daglig som kantine for studerende og ansatte på SDU. Området kan også bruges i forbindelse med arrangementer og konferencer I weekenden.

    Larm og hensyntagen

    Bemærk venligst, at kantine 4 er placeret i et område, hvor både studerende og medarbejdere færdes dagligt. De skal således kunne færdes i området under eventuelle arrangementer uden at være generet af larm eller påbud omkring total stilhed.

    Kapacitet

    Lokalet har en max kapacitet i området på 436 personer.

    Opstilling og inventar

    Lokalet har en standard opstilling med borde og stole som kan bruges i forbindelse med arrangementer. Der er også mulighed for andre opstillinger. Alle opstillinger skal aftales med Teknisk Service.
    Læs mere under opstillinger i håndbogen her. 

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis området er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Koblingen er et åbent område, som ligger ved ét af de store auditorier i den sydligste del af Campus Odense. Området kan bruges til arrangementer og konferencer.

    Larm og hensyntagen

    Bemærk venligst, at Koblingen er placeret i et område, hvor både studerende og medarbejdere færdes dagligt. De skal således kunne færdes i området under eventuelle arrangementer uden at være generet af larm eller påbud omkring total stilhed. 

    Kapacitet

    Lokalet ligger foran auditoriet U260 og mødelokalet Dialogen. Der er en max kapacitet i området på 500 personer.

    Opstilling og inventar

    Lokalet bruges typisk til forplejning og reception i forbindelse med arrangementer i auditorieret og mødelokalet Dialogen. Der er forskellige muligheder for opstillinger i området. Alle opstillinger skal aftales med Teknisk Service.
    Læs mere under opstillinger i håndbogen her. 

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis området er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Konferencen består af et auditorie og fem konferencerum i forskellige størrelser som kan rumme fra 18-180 personer. Lokalerne kan bruges til arrangementer, møder og konferencer. Konferencen ligger ved Campustorvet.

    Larm og hensyntagen

    Kapacitet

    • O100 Auditoriet (Ø5-112-1) 180 personer
    • O99 (Ø6-202a-1) 32 personer
    • O97 (Ø6-204a-1) 48 personer
    • O96 (Ø6-205b-1) 32 personer
    • O95 (Ø6-206-1) 32 personer
    • O94 (Ø5-206-1) 18 personer

    Opstilling og inventar

    De fleste af lokalerne har en standard opstilling med rækker af borde og stole. Der er også mulighed for andre opstillinger.

    Skal der bruges yderligere bordplads til bespisning, kan man med fordel booke området Panoramaudsigten, som har forskellige typer af borde samt to buffeter, der kan benyttes til forplejning. Ønsker du at opstille posters eller lignende, kan du booke området Campustorvet.

    Alle opstillinger skal aftales med Teknisk Service.
    Læs mere under opstillinger i håndbogen her. 

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring i Konferencen alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis lokalerne er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Mødelokale Gennemsigten er et mindre mødelokale på Bøgene, som kan bruges til arrangementer, konferencer og møder.

    Kapacitet

    Lokalet har en max kapacitet på 40 personer.

    Opstilling og inventar

    Lokalet har en standard opstilling med borde og stole i hestesko + gruppebord i midten. Der er også mulighed for andre opstillinger. Alle opstillinger skal aftales med Teknisk Service.
    Læs mere under opstillinger i håndbogen her. 

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis lokalet er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Panoramaudsigten er et fællesområde som ligger ved Konferencen og ved SDU’s hovedindgang. Den bookes typisk som område til forplejning i forbindelse med arrangementer i O100. 

    Larm og hensyntagen

    Bemærk venligst, at Panoramaudsigten er placeret i et område, hvor både studerende og medarbejdere færdes dagligt. De skal således kunne færdes i området under eventuelle arrangementer uden at være generet af larm eller påbud omkring total stilhed. 

    Opstilling og inventar

    Der er både sofagrupper, caféborde og borde til buffeter som kan benyttes i området. Der ændres ikke på det inventar, der står i området til daglig. Skal der bruges yderligere plads til borde og forplejning eller ønsker I andet udstyr som posters eller lignende, kan du med fordel booke Campustorvet til dette.

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis området er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Restauranten er placeret ovenover Panoramaudsigten ved Campustorvet. Lokalet benyttes dagligt af kantinen til forskellige arrangementer. Booking af lokalet går derfor også via kantinen i Odense. 

    Kapacitet

    Lokalet har en max kapacitet på 170 personer.

    Opstilling og inventar

    Lokalet har en standard opstilling med borde og stole til 134 personer, som kan bruges i forbindelse med arrangementer. 

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage, hvis lokalet er booket. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis lokalet er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Spiserøret ligger på Forten på Nyt Sund og bruges til daglig som kantine for studerende og ansatte på SDU. Området kan også bruges i forbindelse med arrangementer og konferencer aftener og weekender.

    Larm og hensyntagen

    Bemærk venligst, at Spiserøret er placeret i et område, hvor både studerende og medarbejdere færdes dagligt. De skal således kunne færdes i området under eventuelle arrangementer uden at være generet af larm eller påbud omkring total stilhed. 

    Kapacitet

    Lokalet har en max kapacitet på 150 personer.

    Opstilling og inventar

    Lokalet har en standard opstilling med borde og stole som kan bruges i forbindelse med arrangementer. Der er også mulighed for andre opstillinger. Alle opstillinger skal aftales med Teknisk Service.
    Læs mere under opstillinger i håndbogen her. 

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis området er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Nogle af de mest benyttede undervisningslokaler til arrangementer er de fire store auditorier U45, U110, U300 og U301. De kan rumme fra 189-450 personer. Lokalerne kan bruges til arrangementer, møder og konferencer.
    Vær opmærksom på, at undervisningslokaler først kan bookes efter undervisning og eksamener er skemalagt dvs. typisk 6 mdr frem i tiden. Læs mere under booking af lokaler.

    Kapacitet

    • U45 auditoriet på Gydehutten: 450 personer
    • U110 auditoriet på Gydehutten: 218 personer
    • U300 på SUND ved Aksen: 189 personer
    • U301 på SUND ved Aksen: 228 personer

    Opstilling og inventar

    Alle lokaler er opstillet med rækker af borde og stole i fast auditorie opstilling samt har et bord eller en talerstol ved tavlerne.
    Alle lokalerne er udstyret med enten projektor eller skærme.

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis lokalerne er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.

  • Wintergarden ligger overfor kantine 4 og kan bruges til arrangementer, konferencer og møder.

    Kapacitet

    Lokalet har en max kapacitet på 150 personer.

    Opstilling og inventar

    Lokalet har en standard opstilling med borde og stole samt et sofaområde som kan bruges i forbindelse med arrangementer. Der er også mulighed for andre opstillinger. Alle opstillinger skal aftales med Teknisk Service.
    Læs mere under opstillinger i håndbogen her. 

    Rengøring

    Der foretages morgenrengøring alle hverdage. Der foretages også morgenrengøring i weekenderne, hvis lokalet er booket. Har du aftenarrangementer, skal du tage stilling til, om du ønsker ekstraordinær rengøring inden dit arrangement. Mulighed og omfang af dette afstemmes med Teknisk Service senest 14 dage før arrangementet. Bemærk at du selv skal afholde omkostninger i forbindelse med dette.


Spørgsmål eller booking?

Kontakt Teknisk Service, hvis du har brug for hjælp til lokaler

Lokalekapacitet

Booking af mødelokaler i Outlook


Udendørsområder

SDU tilbyder flere udendørsområder som kan benyttes til arrangementer – både grønne arealer, asfalterede pladser og grusbelagte parkeringspladser. Disse områder giver gode rammer for alt fra sociale events til faglige aktiviteter.

Udendørsområder skal bookes på forhånd, så vi kan sikre, at der er plads og at aktiviteterne ikke forstyrrer undervisning eller arbejde i nærliggende bygninger. Læs mere under hvordan booker du lokaler og områder. 

Læs flere punkter du skal være obs på ved brug af udendørsområder under  i håndbogen her.

Regler for brug af grill

For campus Odense, Kolding, Esbjerg og Sønderborg gælder følgende regler for brug af grill: 

  • Griller skal altid placeres 5 m fra bygninger og andet brændbart materiale.
  • Griller skal placeres så der ikke opstår lugt- og røggener i bygninger. Vær opmærksom på åbentstående døre og vinduer, samt indtag til ventilation.
  • Grillen placeres på et ikke brændbart underlag, og ikke direkte på græsplæner eller borde.
  • I griller til fast brændsel må der kun anvendes trækul eller briketter.
  • Til optænding må kun anvendes grillstarter eller optændingsblokke. Der må ikke anvendes brændbare væsker.
  • Til gasgriller må kun anvendes flasker op til 11 kg.
  • Der skal altid forefindes vand til slukning inden grillen opstartes.
  • Grillen må ikke forlades før den er slukket.
  • Iagttag i øvrigt eventuelt afbrændingsforbud, som skal følges.

Der kan som udgangspunkt ikke grilles på campus Slagelse og København. 

Grillpladser og udlån af grill

På campus Odense må der kun grilles på udvalgte grillpladser.

Her finder du en oversigt over grillpladserne på campus Odense.

Ved de tre grillpladser ved TEK-bygningen findes der tre faste griller, som er til fri afbenyttelse af alle ansatte. De tre griller kan ikke bookes. 

Derudover er det ikke muligt at låne grill, og du skal derfor medbringe egen grill, hvis du ønsker at benytte en af de resterende grillpladser. 

 

 

 

På campus Esbjerg har Fredagsbaren en fastmonteret grill. Alle må benytte grillen, og den bruges efter først til mølle-princippet og kan ikke bookes. 

Det er tilladt at bruge en medbragt grill, så længe gældende regler for brug af grill overholdes. 

 

På campus Kolding er det ikke muligt at låne en grill og der er ingen fast udpegede grillpladser. 

Det er tilladt at bruge en medbragt grill, så længe gældende regler for brug af grill overholdes

 

På campus Sønderborg har Fredagsbaren en fastmonteret grill. Alle må benytte grillen, og den bruges efter først til mølle-princippet og kan ikke bookes.

Det er tilladt at bruge en medbragt grill, så længe gældende regler for brug af grill overholdes


På campus Slagelse kan der som udgangspunkt ikke grilles. 
På campus København kan der som udgangspunkt ikke grilles. 

 

Spørgsmål eller booking?

Kontakt Teknisk Service, hvis du har brug for hjælp til lokaler

Regler for lån og leje af SDU's lokaler

Når du skal vælge lokaler og områder til dit arrangement, så er der flere forskellige ting du kan overveje.

Hvilken type lokaler og områder?

  • Plenum- eller mødelokaler
  • Grupperum og pauseområder
  • Arealer til postersessions og netværk
  • Lokaler til udstyr, garderobe m.m.

Hvornår kan jeg booke?

Vær opmærksom på, at mange lokaler først kan bookes ca. 6 måneder før, når undervisning og eksamener er skemalagt. Nogle lokaler kan dog reserveres flere år frem. Undervisning har prioritet i de fleste lokaler på SDU, så det er en god idé at have alternative løsninger klar.

Husk også at tage højde for de muligheder der er i de enkelte lokaler f.eks. hvilke opstillinger kan lade sig gøre. Du skal også sørge for at booket tid i lokalerne til at få lavet en opstilling samt reetablering. Læs mere under opstillinger i håndbogen her.  

Regler for lån og leje

Det er arrangørens ansvar at regler for lån og leje af SDU's lokaler overholdes. 
Læs regler for lån og leje her.

Type af arrangement

Hos Teknisk Service afgør typen af arrangement, hvad man kan, og hvad man skal betale for. Du kan derfor med fordel starte med at fastlægge, hvilken kategori dit arrangement passer i. Hvis du er i tvivl om i hvilken kategori, dit arrangement hører til, kan du kontakte Teknisk Service via 8888@sdu.dk.

Et SDU arrangement er et arrangement som er et led i universitets ordinære virksomhed: uddannelse, forskning og formidling.

Et SDU arrangement har altid en SDU-medarbejder som ansvarlig arrangør. Det er SDU-medarbejderens ansvar at regler for lån og leje  overholdes.

Skal din afdeling bruge et lokale til at afholde f.eks. julefrokost eller sommerfest, kan du også låne et lokale til dette formål. Til disse formål skal der altid indbetales et depositum. 

Der udlånes IKKE lokaler til private fester i privat øjemed.

Af sikkerhedsmæssige årsager skal Teknisk Service altid informeres via 8888@sdu.dk ved konferencer og arrangementer med mere en 150 deltagere.

Et eksternt arrangement er et arrangement, hvor der ikke er tilknyttet en SDU-medarbejder.

Udlejning sker på kommercielle vilkår, som tager højde for ikke at skabe konkurrenceforvridning mellem etablerede møde- og konferenceudbydere. SDU kan ikke stille ressourcer gratis til rådighed til eksterne arrangementer.

Udlejning sker gennem Teknisk Service via henvendelse til 8888@sdu.dk og kun i det omfang, at SDU har ledig kapacitet jf. regler for lån og leje.

Arrangør skal udover lokaleleje betale for opstilling, reetablering af lokaler/områder og skal, i det omfang SDU finder det nødvendigt, betale for betjentopsyn under arrangementet.

Et joint venture arrangement er et samarbejde mellem en SDU-enhed og en eller flere eksterne partnere. Parterne bidrager i fællesskab til arrangementet og deler både udgifter og indtægter.

Udgifter kan typisk være fordelt således, at SDU stiller med vidensfolk, lokaler og fast av-udstyr. Ekstern partner afholder de faktiske udgifter til f.eks. betjentassistance, rengøring og eventuel bestilt udstyr udefra.

SDU skal være tydelig medafsender på materialer m.m.

Joint venture partnerskab kan være dannet for ét specifikt fælles projekt, eller kan være et tilbagevendende partnerskab.

Et joint venture arrangement har altid en SDU-medarbejder som ansvarlig arrangør. Det er SDU-medarbejderens ansvar at regler for lån og leje overholdes.

Teknisk Service skal altid orienteres om et arrangement og skal deltage i de møder der vedrører logistik og sikkerhed.

Er du studerende eller en studenterorganisation og skal bruge et lokale til at afholde en fest eller socialt arrangement så send en mail til 8888@sdu.dk

Skal du arrangere en konference eller arrangement, der ikke kategoriseres som en fest eller socialt arrangement, skal du læse informationen vedrørende Joint Venture.

 

Spørgsmål eller booking?

Kontakt Teknisk Service, hvis du har brug for hjælp til lokaler

Regler for lån og leje af SDU's lokaler

Der er forskellige måder at booke lokaler på. Dette afhænger af hvilken type lokale det er og hvilket Campus du skal booke på. Læs meget mere om det herunder.

Byerne lokalebooking

I Odense vejleder og hjælper Teknisk Service med booking af alt fra undervisningslokaler, konferencelokaler, fællesområder, mødelokaler m.m.

For de fleste lokaler er det gældende, at du selv kan booke via Outlook eller TimeEdit. 
I nogle tilfælde skal der dog bookes via Teknisk Service. Dette er f.eks. gældende for Campustorvet og O100.
Bemærk at bookingen af nogle mødelokaler og områder, håndteres af de enkelte fakulteter som f.eks. Agora ved SAMF og Teknisk Service kan derfor ikke være behjælpelige med booking.

Se her et overblik over hvordan du kan booke de forskellige typer af lokaler:

  • Booking af undervisningslokaler foretages online via bookingsystemet TimeEdit. Klik her for at søge og booke., 

    Booking af undervisningslokaler kan først ske efter skemalægning, dvs. efter hhv. 1. juli og 15. december.
    Undervisningslokaler i januar og juni er låst til eksamener, og kan først bookes efter eksamensplanlægning er overstået. 

    Hvis du er i tvivl eller har brug for hjælp til booking af undervisningslokaler, så kontakt Teknisk Service på 8888@sdu.dk med beskrivelse af formål, dato(er), tidsrum, antal personer og ønsker til lokale(r).

  • Du kan som arrangør selv booke lokalerne O94 – O99 i Konferencen. Dette gøres via Outlook. Se guide til booking i menuen til højre.
    Derudover består Konferencen også af auditoriet O100. Du kan se ledige tidsrum i O100 i Outlook, men du kan ikke selv booke i kalenderen. Booking sker ved henvendelse til Teknisk Service på 8888@sdu.dk.

  • Du kan som arrangør selv se og booke de fleste mødelokaler i Outlook kalenderen. Se guide til booking i menuen til højre. Nogle af de mest benyttede mødelokaler er:

    • Dialogen
    • Mødelokale Gennemsigten
    • Hjertet
    • Cambridge

    Bemærk at nogle mødelokaler er tilknyttet de enkelte fakulteter og institutter og det er derfor kun dem, der kan booke lokalerne. 

  • De fleste fællesområder bookes via Teknisk Service. Nogle af de mest benyttede fællesområder er:

    • Campustorvet
    • Wintergarden
    • Kantine 4 (The Central Canteen)
    • Den gl. fredagsbar og kantine 2 (Sourdough Square)
    • Aksen
    • Spiserøret
    • Koblingen
    • Panoramaudsigten

    Send en mail til Teknisk Service på 8888@sdu.dk med følgende informationer: Titel på arrangement, formål med arrangementet, dato og tidsrum for arrangement, antal personer, ønsker til lokale(r) m.m.

    Bemærk at nogle fællesområder er tilknyttet de enkelte fakulteter som f.eks. Agora og Medietorvet og det er derfor kun dem, der kan booke områderne.

  • Restauranten ovenover Campustorvet og Panoramaudsigten bookes via kantinen i Odense.
  • De tre mødelokaler bookes via bolig@sdu.dk, hvor der også kan stilles spørgsmål til lokalerne. Læs mere om størrelse på lokalerne og mulige opstillinger her.

  • Booking af lokaler i Odense Adelige Jomfrukloster foretages via henvendelse til 8888@sdu.dk. 

    Parkering
    Det er ikke tilladt at benytte p-pladserne ved Klosteret, da disse er forbeholdt ansatte med arbejdssted i Klosteret. 
    Man kan i stedet benytte p-kælderen eller andre p-pladser i området efter gældende regler - se skiltning på stedet.
    Parkering er på eget ansvar. 

  • SDU har lejet sig ind i Videnbyen, der ligger i Cortex Park og fungerer som et centralt videns- og forskningscenter, hvor SDU, UCL (University College Lillebælt) og Den Fynske Forskerpark deler faciliteter. 

    Herunder kan du se hvilke lokaler SDU råder over som du kan booke til dit event. 

    • SDU RIO lokale 2.0.08 kapacitet 64 personer
    • SDU RIO lokale 3.0.02 kapacitet 24 personer
    • SDU RIO lokale 3.2.02 kapacitet 12 personer

    Kontakt SDU RIO på rio@sdu.dk, hvis I skal bruge et mødelokale.

    I Videnbyen kan der, udover SDU’s egne lokaler, også bookes konferencelokaler til både små og store arrangementer.

    Læs mere på Syddanske Forskerparkers egen side.

  • Udendørsområder bookes ved at kontakte Teknisk Service med følgende informationer:
    Titel på arrangement, formål med arrangementet, dato og tidsrum for arrangement, antal personer, ønsker til lokale(r) m.m.

    Odense: Se udendørsområder som kan bookes på kortet her. 

 

Information følger.
Information følger.

Information følger.

Booking af lokaler på SIF foretages ved at skrive til 8888@sdu.dk.

Teknisk Service kan booke følgende lokaler:

  • Luftskibet, plads til 49 personer
  • HCØ, plads til 8 personer
  • Rumfang, plads til 10 personer
  • Tændkraft, plads til 8 personer
  • Idériget, plads til 14 personer

Alle lokaler kan kun bookes fra kl. 8.00-16.00 alle hverdage. Kan ikke bookes i weekender og helligdage.

Man må kun opholde sig på stueetagen

Standpladser bookes via henvendelse til Teknisk Service via 8888@sdu.dk. Send følgende informationer: Titel på arrangement, formål med standpladsen, dato og tidsrum for standplads, ønsker til placering m.m.

Du vil herefter få bekræftet om dine ønsker kan imødekommes og om de evt. er forbundet med en omkostning.

Betaling for standplads

SDU-ansatte og studenterorganisationer kan leje standplads uden beregning. Eksterne kan leje standplads mod betaling.

Ved Folketingsvalg, Kommunalvalg, SDU valg eller anden markedsføring skal der rettes henvendelse til Teknisk Service via 8888@sdu.dk. 

Regler for brug af standplads

Tilladelse til at benytte en standplads på SDU gives under forudsætning af en række regler, som kan læses her: Regler ved brug af standplads på SDU.


Spørgsmål eller booking?

Kontakt Teknisk Service, hvis du har brug for hjælp til lokaler

Booking af mødelokaler i Outlook


Lokalekapacitet

Regler for lån og leje af SDU's lokaler

SDU arrangementer på eksterne lokationer

Man kan vælge at booke lokaler på eksterne lokationer som en del af strategien for dit arrangement eller hvis der ikke findes de ønskede faciliteter på SDUs matrikler. 

SDU følger SKI-aftalen, som ligger på TrueTrade, hvor du også finder Konferenceapplikationen, som er et værktøj til at udvælge den korrekte leverandør. SKI-aftalen dækker stort set hele Danmark, og det er muligt at hente en opdateret liste ned som excelfil fra TrueTrade med kapacitets- og prisoversigt. Denne aftale kan suppleres med de aftaler, der er indgået med en række regionale konferencesteder, som både kan bruges til dagsmøder og konferencer. I søgefunktionen vælges “Aftaler” og der søges fx på “konferencer”

 

Inden du booker konferencefaciliteter, skal du overveje en række parametre, som kan være afgørende for hvilken lokation du skal vælge:

  •  Destination
  • Antal deltagere
  • Konferencepakke (varighed)
  • Antal værelser
  • Afstande fra offentlig transport
  • Antal grupperum (små/store)
  • Filtre som økologisk forplejning, miljømærker, parkering, ladestandere og kørestolsvenlighed
  • Antal foredragsrum / lecture halls / plenumrum og størrelse
  • Posterområde
  • Udstillingsområde
  • Adgang til grønne arealer
  • Placering ift. ekskursioner

 

Eksterne arrangører på SDU

Et eksternt arrangement er et arrangement, hvor der ikke er tilknyttet en SDU-medarbejder som ansvarlig.

SDU udlejer faciliteter til eksterne arrangører på kommercielle vilkår og det er vigtigt at være opmærksom på følgende:

Udlejning og kapacitet

  • Udlejning sker gennem Teknisk Service via henvendelse til 8888@sdu.dk.
  • Udlejning kan kun finde sted, hvis SDU har ledig kapacitet, og i henhold til gældende regler for lån og leje af SDU's lokaler. Læs regler for lån og leje i menuen til højre.
  • SDU kan ikke stille ressourcer gratis til rådighed til eksterne arrangementer, da vi ikke vil skabe konkurrenceforvridning med eksterne møde- og konferenceudbydere.

Økonomi og afregning

Udover lokaleleje skal arrangøren betale for:

  • Opstilling og reetablering af lokaler og områder
  • Betjentopsyn, hvis SDU vurderer, at det er nødvendigt af hensyn til sikkerhed og logistik
  • Eventuelle særlige tekniske behov, som kræver ekstra udstyr eller bemanding
  • Andet som kræver træk på SDU's ressourcer eller hvis der skal indkøbes ydelser ved eksterne leverandører o.l.

Tips og tricks til eksterne arrangører

  • Husk at rydde op efter dit arrangement - lokalet skal afleveres i samme stand som ved modtagelse. Husk at fjerne affald, rydde borde og sikre, at inventar står korrekt
  • Vær opmærksom på eventuelle deadlines for ændringer eller afbestilling af lokaler og ydelser. Disse fremgår typisk af lejekontrakten. Du kan også finde mere information i håndbogen under Annulleringsbetingelser
  • Som arrangør skal du sikre at dine deltagere kan komme ind på SDU. Hvis arrangementet afholdes uden for normal åbningstid, vil yderdørene være aflåst og kræve adgangskort. Ønsker om åbning af døre skal, i god tid, sendes til Teknisk Service på 8888@sdu.dk
  • Forplejning til arrangementet kan med fordel bestilles via de lokale kantiner. Du kan læse mere i håndbogen under kantine og forplejning her.
 


Spørgsmål eller booking?

Kontakt Teknisk Service, hvis du har brug for hjælp til lokaler

Regler for lån og leje af SDU's lokaler

Tilbage til event-forsiden