Hvis du vil offentliggøre en deltagerliste, skal du altid indhente samtykke fra deltagerne. Deltagerne skal også have mulighed for at sige nej til at blive opført på listen men stadig kunne deltage i konferencen. Dette kan håndteres via Conference Manager.

Din tilmeldingsformular bør indeholde et punkt som: "Må vi kontakte dig om lignende arrangementer i fremtiden?" Dette sikrer, at du får samtykke til at invitere deltagerne til fremtidige arrangementer.

Hvis der tages foto eller optages video ved dit arrangement, skal du være opmærksom på række ting før, under og efter. Det kan fx være krav om samtykke fra deltagere samt ansvar og opbevaring af materialet. Se, hvad du skal være opmærksom på her.

Det er vigtigt at overveje, hvordan du behandler de data, du modtager fra deltagerne og andre involverede i konferencen. Du må opbevare data, så længe det er relevant for formålet med indsamlingen. Når deltagerne indtaster deres oplysninger, kan du opbevare dataene, indtil arrangementet er afsluttet.

Du kan også bruge Conference Manager til at indsamle og opbevare deltageroplysninger sikkert i op til 2 år efter arrangementet. Vær opmærksom på, hvem der har adgang til deltagerdata, og sørg for, at de kun bruger oplysningerne til det oprindelige formål.

Vær særlig opmærksom, hvis der er tale om følsomme personoplysninger som religiøst tilhørsforhold, helbredsoplysninger osv.