Når du skal fastsætte deltagerbetalingen/prisen på dit event, skal du tage udgangspunkt i udgifterne uden moms, idet købsmoms som hovedregel ikke er en udgift for SDU. Se mere herom i afsnittet ovenfor om 'Moms på udgifter'. Bemærk især punktet om mad og drikkevarer på restauranter og konferencesteder.

Når du skal udarbejde budgettet for et event arrangeret af SDU, kan du med stor fordel overveje blandt andet disse forhold:

• Skal der indregnes løn til SDU-medarbejdere i deltagerbetalingen og dermed i budgettet?
• Løn til studentermedhjælpere
• Løn/honorar/gaver til oplægsholdere
•  Betaling af rejseudgifter m.m. for oplægsholdere
• Overnatning
• Forplejning i SDU's lokaler
• Mad og drikkevarer på restauranter og konferencesteder (SDU må kun tage ¼ fradrag for købsmomsen og et besøg på en restaurant må maksimalt koste 800 kr. inkl. moms pr. deltager, jf. SDU’s repræsentationscirkulære)
• Lokaleleje
• Transport til og fra afviklingsstedet
• Transport på destinationen
• Merchandise
• Navneskilte
• Kontorartikler
• Udarbejdelse og print af posters
• Udarbejdelse og drift af hjemmeside for eventet
• Sociale aktiviteter