Annullering af lokalereservationer skal ske senest 7 dage før den planlagte eventdato. Dette sikrer, at andre brugere kan få glæde af lokalet, at rengøringsplaner kan ændres m.m. 

Bemærk at andre regler er gældende for eksterne lejere:

• En total afbestilling er vederlagsfri indtil 1 måned før arrangementets startdato.
• Ved afbestilling fra 30 til 14 dage før, beregnes et afbestillingsgebyr på 50 % af lejeprisen.
•  Ved afbestilling mindre end 14 dage før arrangementets startdato beregnes et afbestillingsgebyr på 75 % af lejeprisen.
• Ved afbestilling mindre end 7 dage før arrangementets startdato vil den fulde lejepris skulle betales.

Ved benyttelse af eksterne konferencesteder skal du være opmærksom på deres annulleringsbetingelser, herunder hvor stor en andel du kan justere deltagerantallet med uden beregning og indtil hvilken frist. De fleste steder opererer med mulighed for at justere med max. 10% indtil få dage før arrangementet, hvis det drejer sig om forplejning, mens reglerne kan være mere strikse ved hotelovernatninger.

Har du bestilt ydelser via eksterne leverandører f.eks. inventar fra Fyens Serviceudlejning, lyd og lys fra Standlux, telte fra A-Udlejning eller lignende, skal du være opmærksom på deres egne betingelser for ændringer og annullering. Dette er vigtigt, så du ikke ender med at betale for mere end det, du faktisk skal bruge.

Hvis du har bestilt forplejning, skal du sørge for i god tid at orientere dig om deadlines for ændringer og annullering. Se eksempler på konkrete deadlines for annullering ved SDU's kantiner her:

Jespers Torvekøkken:
Bestilling op til 10 kuverter: Senest kl. 12.00 dagen før afvikling
Bestilling til 10+ kuverter: Min. 2 hverdage før afvikling
Bestilling til 50+ kuverter: Min. 7 dage før afvikling

Dinner deLuxe:
Aftales for det enkelte arrangement, da det afhænger af omfang og antal. Du skal som minimum forvente deadline min. 2 hverdage før afvikling ved mindre bestillinger og min. 7 hverdage før afvikling ved større bestillinger.

Hvis dit arrangement kræver, at Teknisk Service skal hyre eksterne flyttefolk til at klare opstilling og reetablering, skal annullering af dette ske senest 7 dage før den planlagte eventdato. Ved annullering senere end dette vil der blive opkrævet fuld pris for eksterne flyttefolk.

Har du bestilt ekstra rengøring i forbindelse med dit arrangement, skal annullering af dette ske senest 7 dage før den planlagte eventdato. Ved annullering senere end dette vil der blive opkrævet fuld rengøringspris.

Har du bestilt ekstra vagtservice i forbindelse med dit arrangement, skal annullering af dette ske senest 7 dage før den planlagte eventdato. Ved annullering senere end dette vil der blive opkrævet fuld pris for vagtservice.