Når du planlægger et større arrangement på SDU, er det vigtigt at afklare, hvem der skal udføre arbejdet, så du sikrer, at der er tilstrækkeligt personaleressourcer til rådighed. Hvis du har en konference, som strækker sig over flere dage med overnattende deltagere, vil det typisk kræve mere personale end normalt. Det kan også være nødvendigt at søge hjælp fra eksterne. Alt dette skal medregnes i budgettet fra start og planlægges i god tid.

Ved interne SDU-arrangementer samt Joint Ventures, skal der altid være en SDU-medarbejder til stede under hele arrangementet som vært. Som arrangør er det dit ansvar, at sikre dette. Som ansvarlig arrangør har du generelt ansvaret for, at regler for lån og leje overholdes, når du afvikler arrangementer på SDU. Vi anbefaler derfor, at du selv eller dine medarrangører er til stede under afvikling for at sikre dette.

Det kan være en god idé at adskille typer af bemanding. Der er stor forskel på opgaver, som ligger under den faglige vs. den praktiske planlægning. Den praktiske planlægning skal også afdække bemandingsbehov under selve afviklingen til f.eks. registrering ved ankomst, løbende oprydning, vejvisning, registrering osv.

Studentermedhjælpere

Du kan med fordel bruge studentermedhjælpere til mange af de praktiske opgaver under afviklingen.

Sørg for at lave klare aftaler om, hvem der gør hvad og hvornår

• Udarbejd en detaljeret bemandingsplan for afviklingsdagene
• Du kan også med fordel planlægge en fælles briefing, inden arrangementet begynder

Frivillige

Du kan også bruge frivillige i forbindelse med afvikling af arrangementet. Her skal du være opmærksom på regler for brug af frivillige på SDU herunder bl.a. at SDU er selvforsikret, hvilket betyder at vi ikke tegner forsikring, men er forpligtet i henhold til arbejdsskadesikringsloven. Frivillige, der udfører arbejde for SDU, er dækket af denne lovgivning, så længe der er indgået en arbejdsaftale, og arbejdet udføres under SDU’s instruktion.