Planlægning af konference

Start med at definere konferencens overordnede tema. Overvej, om der skal være undertemaer eller parallelle spor, og afklar, om konferencen inkluderer et call for papers. Hvis dette er tilfældet, bør du i god tid opfordre til, at deltagerne indsender abstracts eller papers og oplyse den fastsatte deadline.

Tidsplan og præsentationer

Udarbejd en detaljeret tidsplan med klare deadlines for indsendelse, evaluering og udvælgelse af papers. Beslut, hvordan de udvalgte bidrag skal præsenteres – som oplæg, posters eller paneldiskussioner – og sørg for at indhente deltagernes samtykke til offentliggørelse, da materialet kan indeholde endnu ikke publicerede forskningsresultater.

Keynotes og oplægsholdere

Det kan være afgørende for konferencens synlighed og tiltrækningskraft at sikre keynote speakers tidligt i processen. Kontakt potentielle oplægsholdere og workshopledere i god tid, og oplys dem om den afsatte taletid og formatet for deres bidrag.

Ordstyring og afvikling

Udpeg en eller flere ordstyrere, som kan holde styr på tidsrammerne og facilitere dialog og diskussion under konferencen. En tydelig rollefordeling bidrager til en professionel og velstruktureret afvikling.