Det er vigtigt fra starten at fastlægge:

• Hvem modtager og registrerer indsendelser
• Hvordan abstracts og papers videresendes til review
• Hvem står for udvælgelse og kommunikation med forfatterne
• Hvem håndterer beskeder om accept, afslag og praktisk information

Der bør etableres en klar tidsplan med faste deadlines for:

• Indsendelse af abstracts
• Indsendelse af fulde papers
• Review og udvælgelse
• Udsendelse af notice of acceptance
• Forberedelse af præsentationer

 

Det er også relevant at overveje, hvor mange abstracts der ønskes, og hvordan de skal anvendes – fx som oplæg, posters eller publicering.

For at lette sortering og behandling anbefales en standardiseret skabelon til indsendelse. Den kan indeholde:

• Titel og eventuel undertitel
• Abstractfelt med maksimum antal anslag
• Forfatterens navn, titel og evt. institution
• Felt til referencer (hvis relevant)

 

En ensartet struktur gør det nemmere at håndtere abstracts og opsætte dem til program eller publikation.

Når abstracts er udvalgt, skal forfatterne informeres om:

• Tildelt præsentationstid
• Format og rammer for oplæg
• Mulighed for diskussion og Q&A

 

Dette giver dem mulighed for at forberede sig grundigt og tilpasse deres bidrag til programmet.

Hvis udvalgte abstracts eller papers skal gøres tilgængelige for deltagerne før konferencen, kan de publiceres på konferencens website. En passwordbeskyttet side sikrer, at kun registrerede deltagere får adgang – og beskytter samtidig eventuelle upublicerede forskningsresultater.