Det kan være en omfattende opgave at modtage og behandle abstracts og papers, som kræver systematik og en tydelig rollefordeling. Her får du lidt gode råd om det:
Det er vigtigt fra starten at fastlægge:
Hvem modtager og registrerer indsendelser
Hvordan abstracts og papers videresendes til review
Hvem står for udvælgelse og kommunikation med forfatterne
Hvem håndterer beskeder om accept, afslag og praktisk information
Der bør etableres en klar tidsplan med faste deadlines for:
Indsendelse af abstracts
Indsendelse af fulde papers
Review og udvælgelse
Udsendelse af notice of acceptance
Forberedelse af præsentationer
Det er også relevant at overveje, hvor mange abstracts der ønskes, og hvordan de skal anvendes – fx som oplæg, posters eller publicering.
For at lette sortering og behandling anbefales en standardiseret skabelon til indsendelse. Den kan indeholde:
Titel og eventuel undertitel
Abstractfelt med maksimum antal anslag
Forfatterens navn, titel og evt. institution
Felt til referencer (hvis relevant)
En ensartet struktur gør det nemmere at håndtere abstracts og opsætte dem til program eller publikation.
Når abstracts er udvalgt, skal forfatterne informeres om:
Tildelt præsentationstid
Format og rammer for oplæg
Mulighed for diskussion og Q&A
Dette giver dem mulighed for at forberede sig grundigt og tilpasse deres bidrag til programmet.
Hvis udvalgte abstracts eller papers skal gøres tilgængelige for deltagerne før konferencen, kan de publiceres på konferencens website. En passwordbeskyttet side sikrer, at kun registrerede deltagere får adgang – og beskytter samtidig eventuelle upublicerede forskningsresultater.