Det er en fordel af planlægge forplejning for hele konferencen på én gang. Forplejning inkluderer både morgenmad, frokost, aftensmad, festmiddage, kaffepause, snacks, osv.

Det kan være en fordel at stille de måltider til deltagerne, der foregår under selve arrangementets program, da det kan være besværligt og tidskrævende, hvis deltagerne selv skal ud at finde f.eks. frokost i én af kantinerne. Hvis du vælger ikke at inkludere alle måltider i programmet, kan du med fordel henvise deltagerne til specifikke steder, hvor de selv kan købe måltidet.

Er der mulighed for festmiddag om aftenen, kan deltagelse i denne laves valgfri og med separat tilmelding. Det vil være en fordel, at man skal tage stilling til deltagelse i festmiddag samtidig med tilmelding til selve arrangementet.

Sørg for at der er god tid til indtagelse af forplejning undervejs. Du skal sikre, at der er tid nok til at alle deltagere kan nå at gå til forplejningsområde, få forplejning udleveret samt nå at spise det og komme retur.

Vær opmærksom på om leverandøren af forplejning har konkrete deadlines for bestilling af specialekost, så du sikrer at alle deltagerne har meldt behov ind inden denne deadline.

Aftal med kantinen eller andre leverandører, hvad I præcis har brug for. Har I bare brug for en ren levering af mad, som I selv håndterer opsætning og samt oprydning af? Eller har I brug for en fuld pakke, hvor leverandøren både står for levering af mad, opsætning på buffeter, borddækning, duge, afrydning osv.

Vær også opmærksom på betingelser for ændring eller annullering af bestillinger, så du ikke ender med en regning for forplejning, som du ikke får brug for.

Buffeter bruges ofte til arrangementer og kan være en god måde at få mange mennesker igennem et måltid. Det er vigtigt at tænke over logistikken på forhånd. Der skal opstilles et bestemt antal buffeter ud fra det antal mennesker og den tid, der er til rådighed til måltidet. Få afstemt dette med leverandøren af måltidet, da de typisk har erfaring med et passende antal buffeter og indgange ud fra jeres deltagerantal, tidsrum og ønsket menu.

Teknisk Service kan være behjælpelig med at opstille buffeter og andet inventar til dit arrangement på SDU. Læs mere under opstilling.

Det er vigtigt at tage hensyn til deltagernes kostbehov, såsom allergier eller særlige præferencer. Dette kan være med til at sikre, at alle føler sig tilgodeset.

Det vil være en fordel at deltagerne skal angive særlige ønsker og behov samtidig med tilmelding til arrangementet.

Til nogle konferencer og arrangementer kan der være forskel på, hvad deltagerne har betalt for og dermed skal have adgang til. Hvis nogen f.eks. har valgt både frokost og aftensmad, mens andre kun har valgt frokost, så skal du have et system til at styre dette.

Hvis I allerede har planer om at udlevere keyhangers til den enkelte deltager, kan man på denne keyhanger indikere, hvilken type forplejning deltagerne skal have f.eks. med farver. Man kan også vælge at udlevere armbånd til den enkelte deltager, hvor forskellige farver indikerer, hvilken forplejning de skal have. En tredje løsning er at benytte spisebilletter. 

Det er vigtigt, at du vælger en metode og får informeret alle relevante personer omkring metoden f.eks. dem, der bemander buffeter. Sørg også for at have en ansvarlig, som under arrangementet holder styr på processen og kan besvare spørgsmål fra deltagere og andet mandskab.

Når dit arrangement nærmer sig slutningen, overvej da, hvad dine deltagere skal efterfølgende. Skal de f.eks. direkte videre til transport og har længere rejsetid foran sig, så kan du med fordel sende dem godt afsted med en to-go løsning f.eks. en pose med en sandwich, et stykke frugt og noget vand. Aftal dette med kantinen.