Digital Eksamen for TAP

• Digital Eksamen - samlet vejledning for administratorer (opdateret: 07.09.2022)

Andreas Eriksen, aer@sam.sdu.dk, tlf. 65503357

Lone L. Pedersen, lonelp@sdu.dk, tlf. 65502183

Heidi Christensen, hbc@sdu.dk, tlf. 65502948

Andreas Eriksen, aer@sam.sdu.dk, tlf. 65503357

Søren Hansen, shans@sam.sdu.dk, tlf 65509578

Alle henvendelser vedr. Digital Eksamen skal sendes til SUND Uddannelse på digitaleksamen@health.sdu.dk

Lene Birkebjerg Bjørnskov, lebib@tek.sdu.dk, tlf. 6550 7671

Sara Kvist, sark@tek.sdu.dk, tlf. 6550 2979

Nicole J. P. Beth, nbe@sdu.dk,  tlf. 65501210

Trude Holm Nilssen, trude@sdu.dk, tlf. 65501311

Find FAQ om resultatregistrering

Censorer i Digital Eksamen oprettes via datastrømmen. De må under ingen omstændigheder oprettes direkte i Digital Eksamen!

Censorer kan oprette sig selv gennem selvbetjeningsmodulet sduprofil.sdu.dk. Der går ca. et døgn fra oprettelsen i SDUProfil sker, til censor er at finde i Digital Eksamen.

Haster det, eller kan censor ikke finde ud af at oprette sig selv, kan UdReg teamet oprette censor direkte i Stads, hvorfra der sker en overførsel til Digital Eksamen. Hvis en censor skal oprettes direkte, skal følgende informationer fremsendes:

Navn

Personnummer

Mobiltelefonnummer

E-mail adresse

Efter oprettelse i Stads, sker overførslen til Digital Eksamen inden for en time.

Har censor ikke et dansk personnummer, skal oprettelsen altid ske manuelt via fremsendelse af information om Navn, mobilnummer og e-mail adresse til SDU DE support (DE@sdu.dk)

Kan du ikke finde censor i Digital Eksamen selv om du ved at han har oprettet sig i SDUProfil, skyldes det med stor sandsynlighed, at der mangler at blive påført initialer på brugeren i Stads. Kontakt dit team i Uddannelsesjura & Registratur, for at få sat initialer på brugeren i Stads. Når det er sket, vil censor være at finde i DE inden for en time.  

Eksaminatorer og interne medbedømmere oprettes automatisk i Digital Eksamen ud fra SDUs CRM system. Hvis du ikke kan finde din interne bedømmer i Digital Eksamen, kan det skyldes flere ting:

1. Den interne bedømmer er ikke ansat eller tilknytte SDU.

Det er typisk bedømmere der er ansat på et andet universitet eller institution, men på grund af samarbejdsaftaler skal fungere som intern bedømmer på SDU.

Disse bedømmere skal oprettes specielt i CRM, hvorefter de får tildelt en gæstebruger de kan logge ind med. 

Send følgende informationer til SDU DE support (DE@sdu.dk) for at få oprette brugeren.

Navn

personnummer

Mobiltelefonnummer

E-mail adresse

Når bedømmer er oprettet, får vedkommende en mail tilsendt, med en beskrivelse af hvordan log-in sker.

Resultater indberettet fra Digital Eksamen, bliver overført til Stads hver 5 minut. Hvis overførslen ikke sker, kan det skyldes flere ting:

1. Censurformreglerne er ikke overholdt.

Det sker hvis eksamen er oprettet med angivelse af ekstern censur i Stads, men der kun er interne bedømmere på i Digital Eksamen. Det er angivet som opmærksomhedspunkt i dit dashboard i Digital Eksamen hvis dette er tilfældet.

Undgå denne situation, ved at respektere det der er angivet under "eksamensinformationer" på prøven. Hvis censurform er angivet til at være "ekstern", skal der sættes ekstern censor på. Hvis prøven rettelig kun er med intern bedømmelse, skal det rettes i Stads, før prøven går i gang.

Hvis du er ude for at de studerende har afleveret, men censurformreglerne ikke er overholdt, skal du  få rettet prøven i Stads, oprette en ny prøve i DE, overflytte de studerende til den nye prøve og enten få de studerende til at aflevere igen på den nye prøve, alternativt selv downloade alle de afleverede opgaver, logge ind som de studerende og aflevere opgaven igen på den rette prøve på deres vegne.

Er der allerede aflevere resultater på de studerende, skal de registreres igen på den nye prøve.

2. Der er sat titel på som besvarelsesinformation i Digital Eksamen, men eksamensaktiviteten i Stads tillader ikke titel

Hvis man sætter titel på under "Besvarelsesinformation" i Digital Eksamen, har den studerende mulighed for at angive en titel på det afleverede. Titlen bliver overført til Stads sammen med resultatet, og vil blive gengivet på eksamensbeviset.

I Stads er eksamensaktiviteten oprettet med eller uden mulighed for titel. Hvis den er angivet uden mulighed for titel, fejler overførslen af resultat fra DE, fordi titel og resultat hænger sammen.

SDU IT holder øje med disse fejlede overførsler, og retter eksamensaktiviteten i Stads så overførslen kan gennemføres. Det er en manuel proces, så det kan vare nogle dage før resultatet overføres.

Undgå denne situation ved kun at muliggøre titel i DE på eksamener hvor titel rent faktisk er relevant. Det vil typisk være specialer og bachelorprojekter. Brug ikke titelfeltet til andet end titler! Indholdet af feltet vil blive gengivet på eksamensbeviset.

3. En eller flere bedømmere har ikke indberettet det registrerede resultat

Registrering af resultater i DE sker i to led.

- Først registreres resultatet. Mens resultatet blot er registreret, kan det ændres, og det overføres ikke til Stads. 

- Dernæst skal resultatet indberettes. Når alle bedømmere har indberettet deres resultater for en studerende, overføres resultatet til Stads inden for 5 minutter, og den studerende vil kunne se det i Stads Selvbetjeningen.

På SDU har vi to testversioner af systemet Digital Eksamen:

• https://sdutest1.digitaleksamen.arcanic.dk/
  Indeholder  altid den nyeste kode fra Arcanic. Det vil sige at det ikke nødvendigvis er den samme kode som vi har på vores produktionssystem.

• https://sduprodtest1.digitaleksamen.arcanic.dk/
  Indeholder samme kode som vores produktionssystem, og bør derfor være førstevalget hvis du skal teste en eksisterende funktion af, eller demonstrere DE i et "sikkert" miljø"

Testsystemerne bliver opdateret med friske data fra Stads 2 gange om året, henholdsvis medio januar og medio maj. Da begge systemer bruger samme Stads-database, vil tilmeldinger der bliver testet helt til ende  (det vil sige at de får registreret et resultat), forsvinde fra det andet testsystem.

Der kan være studerende, der sygemelder sig til studiesekretæren, men som aldrig indsender dokumentation for sygdom eller som sender dokumentation, der ikke kan godkendes. Disse studerende vil ikke blive registreret for et brugt eksamensforsøg , hvis der ikke gives en bedømmelse i DE.

Derfor er det meget vigtigt, at der altid registreres en bedømmelse i DE. Hvis der ikke har fundet en aflevering eller deltagelse sted, gives et U.

Når resultatet registreres i DE og derefter overføres til STADS, så har den studerende forbrugt et forsøg i faget.

Når Studieservice modtager en sygemeldingen fra en studerende, overskriver Studieservice resultatet i Stads med en sygemeldingen, og dermed har den studerende ikke forbrugt et forsøg længere.

Af denne grund har Studieservice fastlagt en  procedure, så en sygemelding først registreres  i STADS når prøven er færdigbedømt i DE.

Studerende kan ikke se de resultater der er gemt i DE. De studerende kan kun se resultater i Stads Selvbetjening. Alligevel kan der I nogle tilfælde være behov for at få slettet et resultat i digital Eksamen, så bedømmer kan få lov til at registrere et nyt resultat. Det kan for eksempel være, hvis der fejlagtigt er registreret et U på en studerende, eller hvis der har fundet en ombedømmelse sted.

Det er kun få personer der har adgang til at slette resultater i DE. For at få slettet et resultat, skal du henvende dig til det relevante uddannelsesteam ved Uddannelsesjura & Registratur. Så vurderer de om det er relevant at slette resultatet, og sørger for at få det gjort alle de steder det skal gøres. 

Skal der registreres resultater via Stads-VIP på en prøve der er oprettet i Digital Eksamen, kan det kun lade sig gøre hvis der ikke er foretaget afleveringer eller registreret bedømmelser på prøven i Digital Eksamen. Dette gælder også de administrative resultater, f. eks. "U".

Fjern bedømmerne fra prøven, eller sørg for at bedømmerne ikke har nogen studerende at bedømme, før du bestiller en Stads-VIP protokol. Hvis der sker en sammenblanding af Stads-VIP resultater og DE resultater, giver det et stort genopretningsarbejde.

Hvis du ikke kan finde en studerende på en prøve i Digital Eksamen, eller den studerende ikke kan se prøven i Digital Eksamen, kan det skyldes flere ting:

1. Den studerende har ikke en godkendt tilmelding på ordinær eksamen i Stads

På ordinære prøver, bliver den studerende først overført til Digital Eksamen, når der er foretaget regeltjek på tilmeldingen og tilmeldingen er godkendt i Stads. Uddannelsesjura & Registratur udfører regeltjek på tilmeldinger umiddelbart efter tilmeldingsperioden er overstået, men der kan godt gå noget tid inden alle afviste tilmeldinger er behandlet færdig.

På reeksamener overføres alle tilmeldinger, uanset om de er godkendt eller ej.

2. Den studerende har en anden variant af tilmelding end de øvrige på prøven

i Digital Eksamen, oprettes der en instans af eksamensaktiviteten fra Stads, for hver variant af tilmelding til aktiviteten der findes i Stads. Hvis en del af de studerende for eksempel har fået sat by på tilmeldingen, og en del af de studerende ikke har by på tilmeldingen, vil der blive oprettet to instanser af eksamensaktiviteten i Digital Eksamen. En der rummer de studerende der har by på tilmeldingen, og en der rummer de studerende der ikke har by på tilmeldingen.

hvis du mangler en studerende på en prøve i DE, eller der er en studerende der henvender sig fordi vedkommende ikek kan se prøven i DE, er det derfor en god idé at tjekke efter om den studerende ligger med sin tilmelding på en anden instans af eksamensaktiviteten hvor der ikke er oprettet en prøve. hvis det er tilfældet, kan den studerende blot flyttes over på den rette prøve, alternativt kan du kontakte Uddannelsesjura & Registratur, og bede om at få rettet tilmeldingen, så den ligner de øvrige. Så vil tingene falde på plads i Digital Eksamen.

3. Den studerende er registreret syg på aktiviteten i Stads

Hvis den studerende er registreret syg på en eksamensaktivitet i stads, vil tilmeldingen ikke bliver overført til DE. 

I digital eksamen, kan bedømmer kun afgive et resultat, hvis der er sket en aflevering i systemet (dette gælder selvfølgelig ikke prøveformen "prøve uden aflevering").

Hvis du har oprettet en prøve med aflevering i Digital Eksamen, men en eller flere af de studerende har afleveret i Itslearning, skal afleveringerne flyttes til Digital Eksamen, så der kan afgives resultater i Digital Eksamen. 

Du kan enten bede de studerende om at afleveringen i DE (kræver måske at du skal forlænge prøveslut for den studerende), alternativt kan du selv foretage afleveringen for den studerende ved at hente opgaven i Itslearning, logge ind i DE som den studerende, og foretage afleveringen på den studerendes vegne. 

Undgå ovenstående situation ved at huske at lukke alle afleveringsrum i Itslearning hvis prøven er oprettet i DE!

Hvis du får en besked om at en prøve der ikke er gjort synlig snart starter, men du mener at prøven er gjort synlig, er det med stor sandsynlighed fordi der ligger en anden instans af eksamensaktiviteten med en oprettet prøve, hvor der ikke er tilmeldte studerende på. 

Gå til "Mine prøver" i Digital Eksamen dashboardet

Afgræns til "prøver uden tilmeldinger"

Nu kan du se en oversigt over de af dine prøver der ikke har nogen tilmeldinger. Gå ind på den relevante prøve og slet den.