Når du nærmer dig afslutningen på dit ph.d.-forløb, bør du begynde at forberede dig på ph.d.-indleveringsprocessen. Hvilke dokumenter skal du have forberedt, og hvad skal du overveje, før du indleverer din ph.d.-afhandling? Hvordan indleverer du rent praktisk din afhandling? Og hvad sker der, når ph.d.-afhandlingen er indleveret? Det er vigtigt at have styr på disse ting, før du indleverer din afhandling, så du ikke glemmer at uploade nødvendige dokumenter eller overser en vigtig e-mail efter indleveringen.
Heldigvis har ph.d.-skolerne på SDU en standardprocedure for ph.d.-indleveringsprocessen. Denne procedure er etableret i samarbejde med Syddansk Universitetsbibliotek, som varetager indleveringsprocessen, herunder opbevaring og e-publicering af ph.d.-afhandlinger på SDU. Denne side giver et grundlæggende overblik over de forskellige trin, der er involveret i ph.d.-indleveringsprocessen. For mere information om hvert trin, se de relaterede links i menuen til højre.
Der er først og fremmest tre ting, du skal tjekke, før du indleverer din ph.d.-afhandling:
- at du har styr på copyright-regler og andre begrænsninger for distribution, der kan gøre sig gældende i forhold til dit forskningsprojekt.
- at du har indsamlet alle de dokumenter, der skal indleveres sammen med din afhandling;
- at du har en aktiv Pure-profil; dvs. at du kan logge ind på Pure.
Copyright-regler
Som udgangspunkt forventer SDU, at alle ph.d.-studerende publicerer deres afhandlinger elektronisk på SDU’s Forskerportal. (LINK) Begrundelsen for dette er, at dit ph.d.-projekt er finansieret af offentlige midler, og at det derfor bør være tilgængeligt for offentligheden.
I visse tilfælde er det dog ikke lovligt for ph.d.-studerende og SDU at publicere afhandlingen online på grund af copyright-regler.
Oftest vil dette være tilfældet, hvis du har skrevet en artikelbaseret afhandling og publiceret i et eller flere tidsskrifter, der ikke tillader, at du gør dine artikler offentligt tilgængelige. Mange tidsskrifter tillader, at du e-publicerer en eller anden version af din artikel (f.eks. det indsendte eller det accepterede, peer-reviewede manuskript), men andre tidsskrifter gør ikke, og det er derfor vigtigt, at du tjekker de regler, der gør sig gældende for dine tidsskriftsartikler.
Hvis du har upublicerede manuskripter, som du enten har indsendt eller planlægger at indsende til et tidsskrift, bør du ligeledes tjekke tidsskriftets copyright-politik, så du ved, om du har ret til at e-publicere dit manuskript på SDU’s Forskerportal, og i så fald under hvilke betingelser.
Derudover kan du have en gyldig grund til ikke at ville e-publicere din ph.d.-afhandling, hvis du har skrevet en monografisk afhandling med henblik på at udgive den som en bog.
Bemærk at selv hvis du ikke må e-publicere din fulde afhandling på grund af copyright-regler, så forventer SDU stadig, at ph.d.-studerende publicerer så meget af deres arbejde som muligt. I de fleste tilfælde vil det sige, at man e-publicerer en forkortet version af sin afhandling, hvor de artikler, der er underlagt copyright, er blevet fjernet.
Øvrige begrænsninger for distribution
Copyright-regler er ikke de eneste begrænsninger, der kan gøre sig gældende for din ph.d.-afhandling og forhindre, at den kan publiceres på SDU’s Forskerportal. For eksempel vil det ikke være lovligt at publicere din fulde ph.d.-afhandling på Forskerportalen hvis den indeholder: personfølsomme persondata, som ikke kan anonymiseres; klassificerede oplysninger, der udgør en sikkerhedsrisiko; eller fortrolige oplysninger, der er beskyttet af hemmeligholdelsesaftaler.
Obligatoriske dokumenter og bilag
Før du indleverer din ph.d.-afhandling, skal du også sikre dig, at du har alle de dokumenter, du skal uploade sammen med din afhandling. Præcis hvilke dokumenter der kræves, afhænger af den ph.d.-skole, du er indskrevet på, men typiske eksempler inkluderer:
- en vejledererklæring;
- en aktivitetsoversigt;
- erklæringer om medforfatterskab, hvis du har skrevet en eller flere artikler i samarbejde med andre forskere som en del af din ph.d.-afhandling.
Da alle ph.d.-skoler på SDU kræver, at deres studerende afleverer administrative dokumenter og/eller andre bilag sammen med deres ph.d.-afhandling, er det vigtigt, at du forbereder disse på forhånd. Medforfatterskabserklæringer kan eksempelvis tage lang tid at indsamle, men er obligatoriske at vedhæfte, når du indleverer din ph.d.-afhandling.
For en liste over de dokumenter, der kræves af hver ph.d.-skole på SDU, se nedenstående links:
TEK:
SAMF:
NAT:
SUND:
HUM:
Tjek dit log-in til Pure
Eftersom du skal indlevere din ph.d.-afhandling i Pure-systemet, bør du endelig tjekke, at du har en aktiv Pure-profil, og at du kan logge ind uden problemer.
Hvis du oplever problemer med at logge ind på Pure, bedes du kontakte ph.d.-support-teamet for assistance:
Email: phdsubmission@bib.sdu.dk
Telefon: 65 50 75 37
Indlevering i Pure
Når du har indsamlet alle de nødvendige dokumenter og sikret dig, at du kan logge ind i Pure, er selve indsendelsesprocessen enkel: Du logger blot ind i Pure, går til ph.d.-indsendelsesmodulet, udfylder indsendelsesformularen, uploader dine filer og fuldfører indsendelsen. (For en trin-for-trin vejledning, se ”Sådan indsender du din ph.d.-afhandling.) LINK
SDU’s plagiatscreening
Du kan indsende din ph.d.-afhandling i Pure helt frem til indleveringsfristen, men du skal være opmærksom på, at indsendelsen ikke er endegyldig, før den har været igennem SDU’s obligatoriske plagiatkontrol. (I sådanne tilfælde vil din ph.d. blive registreret som indleveret til tiden, selv om den formelle indlevering sker efter indleveringsfristen.)
Plagiatkontrollen udgør således en særskilt fase i indsendelsesprocessen, og kontrollen vil føre til en af de følgende farvekodede resultater:
Grøn: Ingen problemer identificeret. Afhandlingen bliver indsendt til bedømmelse.
Gul: Der er problemer, som skal løses eller på anden vis adresseres. I de fleste tilfælde betyder det, at screeningen har identificeret enkelte passager, hvor afhandlingen bruger tidligere offentliggjort tekst uden tilstrækkelig kildeangivelse. Afhandlingen skal i så tilfælde revideres og genindsendes til en ny plagiatkontrol, eller hovedvejleder skal erklære, at der ikke er behov for yderligere handling.
Rød: Potentiel plagiat identificeret. Ph.d.-supportteamet vil kontakte ph.d.-skolen og hovedvejleder, som træffer beslutning om det videre forløb. Dette kan betyde, at dekanen og Praksisudvalget på SDU inddrages i sagen.
Det er vigtigt at bemærke, at din ph.d.-afhandling ikke formelt er indleveret, før den har bestået plagiatkontrollen. Det er derfor afgørende, at du holder øje med din e-mail i dagene efter, at du har uploadet afhandlingen. Dette sikrer, at du hurtigt kan løse eller adressere eventuelle problemer, hvis din afhandling får en gul screening.
Ph.d.-supportteamet bestræber sig på at screene din afhandling inden for to arbejdsdage.
Når din ph.d.-afhandling har bestået det obligatorisk plagiattjek, videresender ph.d.-supportteamet afhandlingen til ph.d.-skolen med cc til både dig og din hovedvejleder. Hermed er indleveringsprocessen afsluttet.
Ph.d.-skolen vil derefter sende din afhandling til bedømmelsesudvalget. Ifølge den danske Bekendtgørelse om ph.d.-uddannelsen ved universiteterne (Ph.d.-bekendtgørelsen), (LINK) §18, har udvalget to måneder til at afgøre, om afhandlingen opfylder kriterierne for tildeling af ph.d.-graden.
Hvis din afhandling kræver revisioner
Hvis bedømmelsesudvalget fastslår, at din ph.d.-afhandling ikke opfylder kriterierne, vil du typisk få en periode (f.eks. tre måneder) til at revidere og genindsende afhandlingen. Ph.d.-supportteamet vil arkivere den oprindelige version, som du ikke længere vil kunne redigere. Du kan så genindlevere din nye, reviderede afhandling på samme måde som før.
Bemærk at den tid, du får til at revidere din afhandling, ikke forlænger din ansættelse som ph.d.-studerende på SDU.
Ph.d.-forsvar og offentliggørelse
Hvis bedømmelsesudvalget godkender din ph.d.-afhandling til offentligt forsvar, vil du modtage udvalgets foreløbige vurdering, og en forsvarsdato vil blive fastsat af dig og/eller din ph.d.-skole.
Ifølge ph.d.-bekendtgørelsen, §19 (2), skal ph.d.-afhandlinger være " offentligt tilgængelig i rimelig tid før forsvaret.” For at overholde ph.d.-bekendtgørelsen vil SDU offentliggøre din afhandling på Forskerportalen mindst to uger før forsvaret, medmindre der er restriktioner, der forhindrer offentliggørelsen.