Formål med instruks for gæster på Det Humanistiske Fakultet

Formålet med denne instruks er at sikre, at fakultetet har et samlet overblik over gæster med tilknytning til fakultetet, samt at gæsteophold håndteres ensartet og korrekt.

Hvad er en gæst?

En gæst er en person, som har en faglig eller administrativ tilknytning til fakultetet i en afgrænset periode, fx i forbindelse med:

• forskningssamarbejde
• ophold som gæsteforsker eller studerende
• samarbejde med eksterne partnere
• behov for adgang til faciliteter eller systemer

Gæster kan have forskellige typer tilknytning og adgang afhængigt af deres rolle.

Bemærk

Denne instruks omfatter ikke besøgende, fx:

• deltagere i møder, konferencer eller oplæg
• personer med kortvarigt ophold uden tilknytning

Hvem har ansvaret?

Den medarbejder, der inviterer gæsten (værten), har ansvaret for, at registreringen sker.

Registreringen kan udfyldes af:

• værten selv
• en administrativ medarbejder på vegne af værten

Værten har det overordnede ansvar for gæstens ophold og koordinering.

Hvad registreres?

Registreringsformularen indeholder bl.a.:

• kontaktoplysninger på gæsten
• tilknytning og organisation
• formål med opholdet
• periode, start- og slutdato
• behov for adgang, fx bygninger og IT

Oplysningerne bruges til at sikre korrekt oprettelse og håndtering af gæsten i fakultetets systemer.

Hvad sker der efter registrering?

Oplysningerne behandles af administrationen. I særlige tilfælde kan der være behov for baggrundstjek og yderligere indhentning af oplysninger om den besøgende.

Der oprettes evt.:

• gæsteaftale
• systemadgange
• adgangskort

Relevante interne processer igangsættes, fx HR og IT.

Hvorfor er det vigtigt?

Registrering af gæster sikrer:

• overblik over, hvem der opholder sig på fakultetet
• korrekt håndtering af adgang til faciliteter og systemer
• overholdelse af regler om datasikkerhed, fortrolighed og lovgivning
• ensartede og professionelle gæsteforløb