Skip to main content
DA / EN
DA / EN

Søg

Medarbejderportal

Medarbejderhåndbog

for ansatte i Det Naturvidenskabelige Fakultetssekretariat

Vi har masser af muligheder og goder at tilbyde dig som medarbejder, men der er også nogle regler, rammer og procedurer, du skal overholde. De vigtigste får du et overblik over her.

Særligt for adgangskort

Du skal bruge dit adgangskort for at få adgang til fakultetssekretariatets lokaler uden for normal kontortid.

På servicesiden for Teknisk Service kan du læse mere om hvordan du bruger dit adgangskort, og hvad du skal gøre hvis du mister det.

Særligt for nøgler

Niels Kring er fakultetssekretariatets arbejdsmiljøleder, og Allan Haurballe Madsen er vores arbejdsmiljørepræsentant som du altid er velkommen til at kontakte, hvis du har ideer til eller spørgsmål om arbejdsmiljø. Vi drøfter jævnligt arbejdsmiljø på vores sekretariatsmøder og gennemgår beredskabsplanen en gang om året.

SDU gennemfører en fysisk og psykisk arbejdspladsvurdering (APV) hvert tredje år. Den seneste APV blev gennemført i efteråret 2021.

Hvis du er ansat mere end 15 timer om ugen og oplever psykologiske problemer i forbindelse med dit arbejde, kan du benytte dig af SDU's psykologordning. Det kan for eksempel være stress, mobning/chikane eller samarbejdsvanskeligheder.

Læs mere om arbejdsmiljø

De fleste medarbejdere i fakultetssekretariatet er omfattet af fakultetets flekstidsordning.

Chefer, chefkonsulenter og specialkonsulenter er ikke omfattet af flekstidsordningen, men følger i stedet enten reglerne i Statens arbejdstidsaftale eller reglerne i akademikeroverenskomsten.

Fakultetssekretariatets åbningstid er kl. 9-15, så på arbejdsdage skal du være til rådighed inden for dette tidsrum, medmindre du har aftalt andet med din nærmeste leder.

På SDU i Odense findes, ifølge Den Internationale Olympiske Komité, verdens bedste trænings- og atletikstadion. Og det bedste af det hele er, det er gratis for alle at benytte.  Du finder Atletikstadionenet her.

SDU har et fælles koncept for beredskab. Det fælles beredskab har til formål at være tryghedsskabende for universitetets medarbejdere, studerende og gæster.

I det fælles koncept for beredskab er udarbejdet en række emner, hvor man som medarbejder kan finde mere detaljeret information og vejledning omkring forskellige beredskabssituationer. 

Emnerne omfatter blandt andet:

  • Alarmering
  • Brand
  • Evakuering
  • Krisehjælp
  • Personskade

Du kan se det samlede materiale på sdunet.dk

Som medarbejder i Det Naturvidenskabelige Fakultetssekretariat må du bruge op til én times arbejdstid ugentligt på motion og bevægelsesaktiviteter – helst sammen med mindst én anden kollega.

Hvordan den ene time fordeles hen over ugen bestemmer du selv.

Som medarbejder skal du følge SDU’s retningslinjer for brug af IT. Du kan i retningslinjerne finde mere om, hvad der er tilladt – og hvad der ikke er tilladt – når du anvender SDU’s udstyr, netværk og systemer.



Læs retningslinjerne for brug af IT

Du kan få lov til at holde helt eller delvist fri med løn i forbindelse med dit barns 1. og 2. sygedag, hvis følgende betingelser er opfyldt:

  • det er barnets 1. eller 2. sygedag
  • hensynet til barnet gør det nødvendigt
  • tjenesten tillader det
  • barnet er under 18 år
  • barnet er hjemmeboende

Hvis du ønsker at holde fri på dit barns 1. og/eller 2. sygedag, skal du senest kl. 9 på fraværsdagen give besked via e-mail til din nærmeste leder (Niels Kring eller Tine H. Kristiansen), med Solvej Davidsen i CC.

Læs mere om regler for sygefravær

Når SDU behandler informationer og/eller personoplysninger sker det ansvarligt og med omhu. Ordentlig behandling af personoplysninger er et vigtigt fundament for universitetets daglige virke, og når SDU skal skabe værdi for og med det omgivende samfund. Som medarbejder finder du brugerrettet information om databeskyttelse og informationssikkerhed til dig som administrativt ansat, forsker eller underviser i et samlet univers på SDUnet .

Hvis du har konstateret et brud på persondatasikkerheden skal du hurtigst muligt indberette det. Det kan du gøre her

Læs mere om databeskyttelse og informationssikkerhed på SDU

De nye ferieregler betyder, at du som medarbejder kan holde ferie i takt med, at du optjener ferie. Ferie optjenes fra 1. september til 31. august (ferieåret) og kan afholdes samtidig med optjening og 16 måneder frem, dvs. afholdelse sker i perioden fra 1. september til 31. december året efter (ferieafholdelsesperioden).

Særlige feriedage optjenes stadig i kalenderåret og afholdes i perioden fra 1. maj til 30. april, som følger efter optjeningsåret.

Læs mere om optjening og afholdelse af ferie på SDU

Campus' placering i Odense

Vi har samlet en række hjælpemidler, så du kan finde rundt på SDU Odense:

 Udgangspunktet er at alle medarbejdere i sekretariatet skal være til stede i sekretariatet mindst 3 dage om ugen.

Fredag er tilstedeværelsesdag for alle. Den enkelte teamleder kan herudover aftale med sit team at der er flere dage end fredag, hvor hele teamets tilstedeværelse er påkrævet.

Ad hoc distancearbejde kan aftales med nærmeste leder når arbejdsopgaverne tillader det. Regelmæssigt distancearbejde kræver at du indgår en individuel, skriftlig aftale med Niels Kring.

Distancearbejde angiver du i din Outlook-kalender som ”Arbejder et andet sted”.

Læs mere om SDU som fleksibel arbejdsplads

Hver fredag er der brød til morgenkaffen. Vi skiftes til at have brød med – i Teams kan du se hvornår det er din tur.

Husk at tjekke køkkenet for beholdning af smør, marmelade, pålægscholoade m.m. før du eventuelt køber mere ind.

Det er selvfølgelig frivilligt om du ønsker at være med i brødordningen.

Du har ret til betalt spisepause under følgende forudsætninger:

  • spisepausen varer mindre end en halv time
  • du står til rådighed for din arbejdsgiver
  • du forlader ikke arbejdsstedet uden tilladelse fra din nærmeste leder

Læs mere om arbejdstid


Tabte og glemte sager kan indleveres – og afhentes – hos Teknisk Service.

På Campusvej i Odense er det ved receptionen på Campustorvet. 

København, Slagelse, Kolding, Esbjerg og Sønderborg er det hos Teknisk Services betjente. Er du i tvivl om hvor du finder Teknisk Services betjente, kan du kontakte 8888@sdu.dk.

Sager, der er tabt eller glemt på en af SDU’s lokationer, og indleveret til Teknisk Service håndteres som følger:

  • Værdifulde genstande afleveres til Hittegodskontoret snarest muligt, dvs. i løbet af et par dage efter indleveringen, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden. Eksempler på værdifulde genstande er; penge, særligt værdifulde smykker, elektronik, computere, ure, mobiltelefoner, dyre beklædningsgenstande, tasker og lignende.
  • Alle genstande med navn på, fx pas, kørekort og lignende afleveres til Hittegodskontoret snarest muligt, dvs. i løbet af et par dage efter indleveringen, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden Teknisk Service forsøger altid at kontakte ejeren først, hvis der er tydeligt navn på genstanden, inden aflevering til Hittegodskontoret.
  • Tabte og glemte sager udover ovenstående opbevares af SDU i mindst 30 dage, hvorefter genstandene kan bortsælges, bortgives eller destrueres, medmindre ejeren har afhentet genstanden forinden.

Bemærk: SDU kan ikke holdes ansvarlig for eventuelle forsvundne værdigenstande. Vi opbevarer kun de genstande vi finder, men da lokalerne først bliver gjort rene om morgenen, kan ting godt nå at forsvinde inden rengøringen finder dem.

Grafisk Center er SDU´s in-house trykkeri. Vi leverer alle former for tryksager til enhederne  på SDU.
Her kan du se vores produkter og bestille dine tryksager.

Se vores produkter, og bestil dine tryksager

I HCM kan du se din ferie, og du kan selv flytte og registrere ferie. Se hvordan du gør her.

Du skal til enhver tid respektere og følge henstillinger fra SDU's personale og på opfordring fremvise studiekort/medarbejderkort eller på anden vis redegøre for dit ærinde på campus.

Overtrædelse af husreglerne kan medføre indberetning til nærmeste leder/Rektor og evt. bortvisning.

Spørgsmål eller brug for hjælp? Skriv til Teknisk Service på 8888@sdu.dk.

Husregler

Det er ikke tilladt at ryge indendørs. Det gælder også e-cigaretter.

Ret dig efter anvisninger og skiltning dér hvor du er. 

Se oversigt over rygerly her.

Det er IKKE tilladt at ryge i SDU’s gårdhaver. 

SDU's principper for rygning og tobaksanvendelse.


Ryd op efter dig selv og sortér dit affald i de opstillede skraldespande.

Stil dit brugte service fra kantinen på de opstillede servicevogne. 

Der henstilles til at der ikke anvendes konfettirør og lignende inde og ude af hensyn til rengøring.


Cykler og andre køretøjer skal parkeres udendørs og må ikke opbevares i universitetets lokaler.

Det er ikke tilladt at køre på løbehjul og el-køretøjer indendørs af sikkerhedsmæssige årsager. 

Du må som ansat i arbejdsøjemed gerne køre indenfor på et almindeligt løbehjul, men tag hensyn, afpas hastigheden og hold dig til de afmærkede kørebaner.
 

Tag hensyn - dæmp dig, når du færdes i eller omkring bygningerne, så du ikke forstyrrer undervisning og mødeaktiviteter.

Vær særligt opmærksom omkring eksamenstid. Hold øje med de gule skilte på dørene eller anden form for skiltning.

Du må ikke tage din hund eller andre husdyr med ind på universitetet.

Servicehund er naturligvis undtaget.

Ved ønske om promovering og markedsføring på SDU's arealer, skal der rettes henvendelse til 8888@sdu.dk. 

Tilladelsen til promovering/markedsføring bliver givet under den forudsætning, at der ikke modtages nogen form for underskrifter, hverken forpligtende eller uforpligtende, herunder gælder også abonnementstegning. Det er endvidere ikke tilladt at udlevere merchandise, som forhandles i kantinen (f.eks. vandflasker). Rent salg er ligeledes forbudt.

Derudover skal der tages hensyn til, at man ikke er til gene for universitetets almindelige trafik eller spærrer flugtveje.

Hvis du vil optræde med musik, lave en indsamling, optage video/fotografere til offentlig brug, uddele tryksager, have en stand på SDU eller lign., så skal der ligeledes rettes henvendelse til 8888@sdu.dk.


Du må kun hænge plakater og andre opslag op på fastmonterede opslagstavler og aldrig på glaspartier, døre eller vægge.

Du skal være opmærksom på, at nogle opslagstavler er forbeholdt institutter, administrationen, foreninger og lignende.

Læs regler for lån og brug af opslagstavlerne på Syddansk Universitet .


I tilfælde af nødsituationer og behov for alarm:

  • Stands om muligt ulykken
  • Ring 1-1-2 og evakuer området om nødvendigt
  • Ring 6550 8888 og orienter SDU

Af brandhensyn er enhver anvendelse af levende lys forbudt på SDU, herunder brug af stearinlys. Det er ligeledes ikke tilladt at opstille og anvende kaffemaskine, mikroovn, toaster, elkedel, køleskab m.v. i projektlokaler, kontorer og lignende.


Indkøb til Det Naturvidenskabelige Fakultetssekretariat foretages som udgangspunkt af Sanne Lindgaard Hedemann – større indkøb af eksempelvis møbler og IT-udstyr sker foretages dog af Allan Haurballe Madsen efter forudgående aftale med Niels Kring.

Det er meget vigtigt at alle varer konteres korrekt allerede ved indkøb; spørg Niels Kring eller Sanne Lindgaard Hedemann hvis du er i tvivl.

Inden du sætter gang i processen omkring et indkøb, bør du først undersøge om varen findes brugt og tilgængelig et sted på SDU. Det kan du undersøge via SDU's brugtvarebørs (åbner i SharePoint).

På Økonomis serviceside finder du SDU's indkøbspolitik og alle gældende regler på indkøbsområdet.

Servicedesken i SDU IT supporterer alle på SDU med alt fra computerproblemer, rådgivning og indkøb af hardware, AV-løsninger, mobiltelefoni og meget andet. 

Vi gør os umage med at hjælpe med alle de henvendelser vi får, og er vi ikke de bedste til at løse din henvendelse hjælper vi dig videre. Du opretter en supportsag ved at sende en email til servicedesk@sdu.dk. 

Er dit problem akut vil vi meget gerne have at du ringer til os. Vi sidder klar til at hjælpe på 6550 2990 i tidsrummet:

Mandag – torsdag: kl. 07.45 – 15.30
og akut undervisningssupport kl. 15.30 – 18.00

Fredag: kl. 07.45 – 15.00
og akut undervisningssupport kl. 15.00 – 18.00

Lørdag: akut undervisningssupport kl. 09.00 – 16.00

Du er selvfølgelig også altid velkommen til at kontakte os i en af vores fysiske Servicedeske som findes på alle SDU’s campusser – lokale åbningstider kan variere.

Skal du indkøbe IT-udstyr, kan du læse mere om de forskellige valgmuligheder du har på vores webshop – husk at logge ind hvis du gerne vil se priser.

Acadre er universitetets nuværende ESDH-system og benyttes til journalisering af dokumenter, der er underlagt journaliseringspligt i henhold til gældende lovgivning. ESDH står for elektronisk sags- og dokumenthåndtering. 

Hovedreglen for hvornår du som medarbejder skal journalisere en sag, eller anden dokumentation er, at forpligter du SDU fx via en aftale med en samarbejdspartner eller andet, skal dette journaliseres. Dette kan være mailkorrespondancer med en ekstern, og deciderede aftaledokumenter.

Den 1. marts 2024 implementeres SDU's nye journaliseringssystem Workzone. Sagsbehandlere i Acadre vil få besked via mail vedrørende overgangen.

Du kan se mere om Workzone og journalisering på servicesiden for ESDH.

Vi holder som regel vores julefrokost den anden fredag i december. Vi nedsætter et nyt festudvalg hvert år og har tradition for, at festudvalget hovedsageligt består af nye kolleger.

Fakultetet betaler maden (i stedet for en julegave) – drikkevarer medbringer du selv.

Der er fri kaffe, te og kakao i fakultetssekretariatets køkken. Den samme kaffe og te bruger vi også til møder afholdt i sekretariatet med eksterne deltagere.

Vi har pt. en klassisk filterkaffemaskine og en fuldautomatisk kaffe- og kakaoautomat.

Find information om åbningstider, dagens menu, mødeforplejning og meget mere på kantinens webside.

SDU's interne cirkulære om udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet.

Formålet med det interne cirkulære er at tydeliggøre reglerne for udbetaling af løn, honorar og udgiftsgodtgørelse til personer, der opholder sig på Syddansk Universitet. Anledningen til cirkulæret er, at SDU modtager mange besøg fra udlandet, men cirkulæret anvendes i forbindelse med både udlændinge og danskere.

Du kan læse hele cirkulæret her. 

På SDU forhandles løn for alle medarbejdere ved ansættelse og derefter én gang årligt.

For de fleste personalegrupper varetages lønforhandlingen af tillidsrepræsentanten; for nogle personalegrupper er det dog den enkelte medarbejder selv der står for forhandlingen.

Læs mere om hvordan lønforhandlinger foregår på SDU

SDU bruger Microsoft Teams til telefoni. Der udleveres headset og busylight ved at kontakte SDU IT på servicedesk@sdu.dk.

Læs mere om telefoni i Microsoft Teams

Når du afholder møder og ønsker at bestille mødeforplejning, så skal du være opmærksom på at  følge de fælles retningslinjer for bestilling af forplejning. 

De fælles retningslinjer definerer blandt andet, hvornår du må bestille forplejning, samt hvor meget/lidt, der må bestilles.

Du kan se de fælles retningslinjer for mødeforplejning her. 

Bestil mødeforplejning til et internt møde (er du i tvivl om, hvordan du gør, så læs først vejledningen).  Eventuelle spørgsmål kan rettes til: Mette.Brandt@chartwells.dk eller på telefon: 6550 1720


Det er spændende at begynde på en ny arbejdsplads med mange nye kollegaer og nye omgivelser, og en lang række praktiske spørgsmål dukker naturligt op.

På HR's serviceside kan du læse om nogle af de praktiske og administrative forhold, som er nyttige for dig at kende i dit daglige arbejde på SDU.


Som biologisk forælder, medmor, adoptivforælder eller indehaver af forældremyndigheden har du ret til 2 omsorgsdage pr. barn i hvert kalenderår, til og med det kalenderår hvor barnet fylder 7 år.

Omsorgsdage skal aftales med nærmeste leder og derefter indtastes i HCM.

Læs reglerne for omsorgsdage på SDU

SDU er en internationalt orienteret arbejdsplads, hvor dansk og engelsk flere steder anvendes sidestillet som arbejdssprog. Derfor har SDU en sprogpolitik.

SDU har sin egen sprogserviceenhed, hvor du kan få hjælp til dine oversættelsesopgaver. Læs mere om sprogserviceenheden og deres ydelser eller skriv til dem på sprog@sdu.dk.


Anerkendelse er vigtig i en travl hverdag, men overses ofte. Derfor uddeler Det Naturvidenskabelige Fakultet priser for at anerkende en særlig indsats blandt medarbejderne.

Læs mere om priser til og indstilling af medarbejdere

PURE er det IT-system som alle højere læreanstalter i Danmark benytter til publikationsregistrering.

Alle forskere ved SDU er forpligtede til at registrere deres publikationer i PURE, da registreringen af publikationer indgår i finansieringsmodellen for basismidler til forskning på danske universiteter.

Udstilling af PURE-data sker gennem SDU's Forskerportal. Her udstilles den enkelte forskers publikationer, forsknings- og formidlingsaktiviteter og CV på forskerens elektroniske visitkort. Forskerportalen fungerer samtidigt som universitetets repository, som giver adgang til fuldtekstfiler til mange af universitetets publikationer.

Læs mere om PURE

På Rejsekontorets sider finder du alle de gældende regler for rejser på SDU.

Fakultetssekretariatet har tre Rejsekort Erhverv som kan anvendes til rejser med offentlig transport i Danmark. Anne Christiansen er ansvarlig for administration og udlevering af rejsekortene – når du låner et af kortene, skal du angive hvor du skal rejse hen og med hvilket formål.

Udlæg i forbindelse med tjenesterejser skal afregnes senest otte dage efter hjemkomst i SDU's digitale rejseafregningssystem, zExpense. Da langt de fleste medarbejdere i fakultetssekretariatet rejser så sjældent at de ikke opnår rutine i at bruge systemet, tilbyder Anne Christiansen at lave rejseafregninger for fakultetssekretariatets medarbejdere.

På SDU i Odense findes et cykelværksted, hvor du hurtigt og til en god pris kan få repareret din cykel.

Du finder cykelværkstedet på Campusvej ud til den røde cykelsti, lige nord for SDU Fitness.

Cykelværkstedet drives af Folkebo Cykler, og du kan finde værkstedets åbningstider på deres hjemmeside.

Rygning skal foregå i de udendørs 'ryger-ly'. Det gælder også e-cigaretter.

Ansatte ved SDU Odense og OUH har mulighed for at melde sig ind i SDU Fitness.

SDU’s Office-pakke indeholder flere forskellige skabeloner, der kan tilgås i henholdsvis PowerPoint og i Word. 

I PowerPoint findes der blandt andet  en række færdige skabeloner, der gør det muligt at fremstille varierede præsentationer. Der er desuden forsider i forskellige farver eller med baggrundsbilleder og meget mere. 

I Word findes der en række forskellige skabeloner til blandt andet mødereferater, notater, rapporter, flyers og plakater. 

Du tilgår de forskellige skabeloner via det program, der hedder "Templafy" som er integreret direkte i Office-pakken. 

Du kan læse mere om de forskellige skabeloner samt hvordan du bruger "Templafy" her. 

Hver anden torsdag kl. 13.00-13.55 holder vi sekretariatsmøde med videndeling og orientering fra sekretariatsledelsen. Mødet afholdes som udgangspunkt online via Microsoft Teams.

Der bliver udsendt en dagsorden på forhånd hvis det enkelte møde kræver forberedelse.

Som ansat ved SDU har du mulighed for at benytte svømmehallen på Universitetet gratis i udvalgte tidsrum.  Se åbningstiderne for ansatte her.

Som medarbejder på SDU har du mulighed for at få udleveret skærmbriller, hvis det vurderes, at der er behov for det.

Find ud af, om du kan få skærmbriller

Du skal give besked til din nærmeste leder (Niels Kring eller Tine H. Kristiansen) om, at du er syg, senest kl. 9.00 på den første sygedag – helst via e-mail og meget gerne med Solvej Davidsen i CC. Det er dog også ok at melde sig syg via sms eller telefonopkald hvis du ikke har mulighed for at sende en e-mail.

Hvis du ikke allerede på første sygedag kan sige noget om, hvornår du regner med at komme på arbejde igen, bør du af hensyn til alle parter melde dig syg hver dag i hele sygeperioden.

Hvis du skal have foretaget en operation eller længerevarende behandling, skal du oplyse tidspunktet for sygefraværet til din nærmeste leder, så snart du bliver bekendt med det. Dette er af hensyn til muligheden for planlægning af arbejdet og evt. opgaveoverdragelse.

Retningslinjer for sygefravær

Fakultetssekretariatet afholder temadage mindst en gang om året og derudover efter behov.

Som udgangspunkt indeholder en temadag et arbejdsrelateret program, der tæller som arbejdstid, efterfulgt af en eller flere sociale aktiviteter.

Du bør så vidt muligt undgå at lægge ud for varekøb på fakultetssekretariatets eller SDU's vegne.

Hvis det ikke kan undgås, skal du afregne dit udlæg via zExpense.

Medarbejderudviklingssamtalen (MUS) er en årligt tilbagevendende udviklingssamtale mellem leder og medarbejder.

På Det Naturvidenskabelige Fakultet følger vi SDU's overordnede retningslinjer for MUS, men har tilpasset MUS-skemaet til lokale rammer for at styrke den nærværende ledelse for alle medarbejdere på fakultetet.

Læs mere om medarbejderudviklingssamtaler (MUS)



Må du benytte egen bil til tjenesterejser?

Hovedreglen er, at du som rejsende for SDU i videst muligt omfang skal benytte offentlige transportmidler i forbindelse med en tjenesterejse.

Hovedreglen kan fraviges, hvis det ud fra en samlet betragtning er mest hensigtsmæssigt og økonomisk for SDU, at der anvendes privat køretøj.

Hvordan gør du, hvis du ønsker at benytte egen bil?

Privat køretøj kan benyttes, såfremt der foreligger en kørselstilladelse fra institutleder eller områdechef. En kørselstilladelse kan opnås permanent eller for en konkret rejse.

Hvis der er givet en permanent kørselstilladelse, skal den ansatte ikke for hver tjenesterejse have tilladelse til at fravige hovedreglen om kørsel med offentlige transportmidler.

Kørselstilladelsen dokumenteres ved institutlederens/områdechefens anvisning af rejseafregningen.

Når du ønsker at ansætte en studentermedhjælper, så skal det først afklares om enheden har økonomi til ansættelse af en studentermedhjælp.

Dette gøres ved skriftligt at bede nærmeste chef afgøre, om der er lønramme til ansættelse af en studentermedhjælp.

Hvis der modtages en positiv tilkendegivelse, så vil rekrutteringsforløbet af studentermedhjælpen skulle afvikles i samarbejde med den lokale HR-medarbejder i enheden. 

På HR's serviceside kan du læse mere om, hvordan du ansætter en studentermedhjælp.


SDU fejrer hvert år sin grundlæggelse ved den traditionsrige årsfest den sidste fredag i oktober.

På dagen for årsfesten har alle medarbejdere fri kl. 12.00.

Læs mere om SDU's årsfest

Sidst opdateret: 25.02.2025