Administration på SUND
Strategisk indsats skal styrke administrationen på SUND
Arbejdet med at styrke administration på tværs af SUND fortsætter. Fremover overtages arbejdet af fakultetet og SDU Digital ved Chefkonsulent Jørgen Ejler Pedersen.
Sideløbende med analysen af studieadministrationen på SDU er der på SUND lavet en særskilt analyse af den øvrige administration på tværs af fakultetet. Det er sket i samarbejde med konsulentbureauet Carve.
Ifølge uddannelses- og sekretariatschef Merete Munk viser analysen, at der er et stort potentiale for fakultetet i at arbejde systematisk med forbedringer.
Forbedringer som kan opnås ved at kortlægge arbejdsgange og opgavefællesskaber på tværs af fakultetet eller inden for en given afdeling eller et institut.
Udvidet strategisk indsats på vej
Fakultetet vil derfor bygge videre på de gode erfaringer, som er skabt gennem samarbejdet med Carve, ved at indlede en strategisk forbedringsindsats.
Det betyder, at det igangværende arbejde fortsætter, samtidig med at projektet udvides til også at omfatte det studieadministrative område på fakultetet.
- Studieadministrationen bliver inddraget, da der her også er opgaver, som kun varetages og forstås af få personer, og som mangler klare opgavebeskrivelser, der kan gøre områderne mere robuste og effektive.
Det forklarer Merete Munk og understreger, at relevante medarbejdere selvfølgelig kommer til at spille en central rolle i at udvikle og tilrettelægge nye arbejdsgange - administrative såvel som studieadministrative.
Forankring på fakultet
Det er aftalt, at Carve driver forbedringsarbejdet på to udvalgte procesområder til ende, mens det videre arbejde bliver forankret og faciliteret internt på fakultetet.
I den forbindelse har fakultetet indgået et samarbejde med forbedringskonsulent Jørgen Ejler Pedersen fra SDU Digital, som bliver tilknyttet den strategiske forbedringsindsats på SUND en dag om ugen.
Jørgen Ejler Pedersen vil være primus motor på at etablere og drive det systematiske forbedringsarbejde herunder uddannelse og kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere, som skal arbejde med forbedringsområder.
Uddannelses- og sekretariatschef Merete Munk er projektejer på den samlede strategiske indsats på fakultetet.
Læs mere om den interne organisering af forbedringsindsatsen her (opdateret den 16. juni 2023).
Overgang og opstart
Overgangen fra projekt til strategisk indsats og dermed fra Carve til den nye interne organisering starter op i løbet af foråret.
De første aktiviteter i det kommende forbedringsarbejde vil være et kig på HR- og økonomiområdet på to udvalgte institutter, hvor der aktuelt er behov for en styrket indsats.
Jørgen Ejler Pedersen vil i den forbindelse afholde workshops med relevante parter, som forventeligt vil finde sted inden sommerferien.
Om analysen af administration på SUND:
På baggrund af analysen af administrationen på SUND har Carve udarbejdet et idékatalog med 12 initiativer, som kan bidrage til at styrke organisationen og reducere det individuelle arbejdspres.
Af disse 12 er der lavet 6 end-to-end beskrivelser og 2 processer er på nuværende tidspunkt udvalgt til et gennemsyn med henblik på optimering og etablering af opgavefællesskaber:
- Processen omkring rejsebestilling- og afregning for SUND-ansatte og eksterne rejsende.
- Processen omkring registrering af ferie og fravær.
Det er aftalt, at Carve driver forbedringsarbejdet på disse to udvalgte procesområder fra start til slut.
Herudover vil det videre forbedringsarbejde på SUND som nævnt blive drevet internt med forbedringskonsulent Jørgen Ejler Pedersen i spidsen.
Idékatalogets 12 initiativer:
- Opgavefællesskaber på tværs af institutter .
- Flytte processer og procestrin mellem fakultet og institut.
- VIP-ansættelse (end-to-end-proces).
- Ph.d.-indskrivning (end-to-end-proces).
- Rejsebestilling og rejseafregning (end-to-end-proces).
- Oprettelse af eksterne projekter (end-to-end-proces).
- Kompetenceoverblik.
- Rolle-/ansvarsbeskrivelser ift. procesejere.
- Implementering i bund HCM.
- Implementering i bund ERP/TrueTrade.
- Ny digital løsning til rejseafregning ikke SDU ansat.
- Designe fælles bedste SUND løsninger:
- Rapporter/styring eksterne projekter.
- Medarbejderdatabase.
- Digital underskrift.