Tiltrædelsesseminar

Et tiltrædelsesseminar indeholder to til tre elementer og har til formål at præsentere:

• De videnskabelige emner og relationer, som den nyudnævnte professor står for. Herunder beskrivelse af visioner i forbindelse med opbygning/vedligehold af det faglige miljø omkring professoratet. Desuden præsentation af udvalgte tidligere, nuværende og planlagte forskningsprojekter og de ressourcemæssige omstændigheder knyttet hertil. Derudover en beskrivelse af forventninger til og planer for at udnytte det potentiale, der i forvejen findes ved fakultetet, sygehuset og regionen.

• En gæsteforelæsning af international karakter på højt niveau. Den nyudnævnte professor kan invitere én international gæsteforelæser. Gæsteforelæseren bør vælges således, at vedkommende illustrerer og dokumenterer relevansen og vigtigheden af niveauet af det forskningsfelt, som professoren repræsenterer. Dermed sættes det forskningsmiljø, som repræsenteres og er beskrevet forud, i relief til den internationale scene.

• Eventuel lokal gæsteforelæser

Muligt at kombinere med andre tiltrædelser

En professortiltrædelse kan eventuelt kombineres med tiltrædelsen af en adjungeret professor inden for samme forskningsfelt eller med andre professorer ved samme sygehus, hvis det synes relevant.

Hvem er officiel vært?

Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet og prodekanen er officiel vært for seminaret. Institutleder deltager altid. Prodekan og institutleder repræsenterer SDU og fakultetet og står for seminarets velkomst, introduktion og afslutning.

Fakultetets geografiske spredning og prodekanens øvrige forpligtelser betyder, at prodekanens deltagelse ikke altid er mulig, eller det kan ændre sig i løbet af planlægningsprocessen. I tilfælde, hvor prodekanens deltagelse ikke er mulig, vil institutleder repræsentere fakultetet. Såfremt prodekanen deltager, er der tale om seminarets første time.

Hvor afholdes tiltrædelsesseminaret?

Det anbefales, at seminaret afholdes på den relevante SDU-matrikel i et auditorium. Hvis det er relevant, kan det foregå på sygehuset eller i relation til professorens primære arbejdsplads.

Rammer for afholdelse af tiltrædelsesseminar

Som udgangspunkt har tiltrædelsesseminarer en tidsramme på maksimalt to timer og afholdes typisk i tidsrummet fra kl. 14.00 til 16.00. Seminaret afrundes efterfølgende med en reception af ca. en times varighed. Fakultetet er vært for receptionen.

Kontaktperson udpeges

Det er et krav fra SUND, at instituttet, sygehuset og/eller professoren eller dennes enhed udpeger og stiller en kontaktperson til rådighed.

Som udgangspunkt stræber fakultet og institut efter at afholde tiltrædelsesseminar inden for ansættelsens første år. Dette er dog ikke et krav og af forskellige årsager ikke altid muligt.

Program og form

Tiltrædende professor planlægger sammen med sin enhed (herunder forskningsleder) program for tiltrædelsen. Programmet har som udgangspunkt følgende form:

• Velkomst og introduktion v/ prodekan eller institutleder – 5 min.
• Oplæg v/ tiltrædende professor – ca. 20–25 min. inkl. tid til spørgsmål
• Oplæg v/ international gæsteforelæser – ca. 40 min. inkl. tid til spørgsmål
• Evt. oplæg fra inviteret lokal gæsteforelæser – ca. 20 min. inkl. tid til spørgsmål
• Diskussion og afslutning v/ institutleder – ca. 10 min.

Samlet bør de to eller tre primære faglige indslag have en varighed på maksimalt 90 minutter.

Sprog

Programmet udformes og afvikles på engelsk, såfremt gæsteforelæseren er international. Består programmet derimod udelukkende af nationale oplæg og gæster, må programmet gerne være på dansk. Der må gerne udarbejdes invitation på både dansk og engelsk.

Reception

Det faglige program afsluttes med en reception. Den lokale kontaktperson står for bestilling af forplejning, levering, opdækning, eventuel servering samt oprydning.

Godkendelse af invitation og program

Invitation skal godkendes, inden den udsendes. Professor og kontaktpersonen udarbejder invitation på engelsk og/eller dansk med udgangspunkt i den tilgængelige skabelon i Templafy.

Kontaktpersonen får invitationen godkendt af institutleder.

På de kliniske institutter sendes invitationen til institutsekretariatet, som sørger for at indhente godkendelse ved institutleder.

Udarbejdelse af invitation i SDU's officielle skabelon

Ved planlægning og udsendelse af invitation skal SDU's officielle skabelon anvendes. I skabelonen udfylder du relevante oplysninger om den ansatte samt praktiske informationer om arrangementet. Der findes desuden en skabelon til programmet for dagen. Skabelonerne findes i Templafy i Word.

Sådan finder du skabelonen:

• Gå til fanen Hjem
• Vælg fanen Templafy
• Klik på Find skabelon
• Søg på "Invitation til tiltrædelsesseminar"

Åbn skabelonen, udfyld de relevante oplysninger, og udsend invitationen til relevante parter på instituttet og SUND.

Oprettelse af invitation i Conference Manager

Kontaktpersonen sørger for oprettelse af en tilmeldingsside i Conference Manager.

Link til tilmeldingssiden indsættes i invitationen sammen med kontaktoplysninger til kontaktpersonen. Tilmeldingsfristen sættes oftest til minimum én uge før seminaret.

Fakultetet skal kunne dokumentere de nøjagtige udgifter til tiltrædelsesseminarer, hvorfor tilmeldinger skal registreres elektronisk via SDU's tilmeldingssystem Conference Manager. Systemet kræver SDU-licens og brugernavn.

Offentliggørelse og annoncering

Efter endelig godkendelse ved institutleder sender kontaktpersonen indbydelsen til deres HR-partner i SUND HR, som sørger for at tjekke titler og formalia samt indhenter godkendelse ved prodekanen.

SUND HR giver herefter besked og sender den godkendte invitation retur til SUND Kommunikation, kontaktpersonen, institutleder, institutsekretariatet og professoren.

• Annoncering på fakultetsniveau:
  SUND Kommunikation annoncerer seminaret på fakultetets hjemmeside og i nyhedsbrevet.

• Annoncering på institutniveau:
  Instituttets sekretariat sørger for, at seminaret bliver annonceret på instituttets nyhedsside og/eller i nyhedsbrevet samt deles på relevante kanaler.

• Annoncering i faglige netværk:
  Professor og kontaktpersonen er herefter ansvarlige for at distribuere invitationen til relevante fagpersoner, eksempelvis på sygehuset samt inden for professorens speciale, forskningsområde og faglige netværk.

Sprog

Programmet udformes og afvikles på engelsk, såfremt gæsteforelæseren er international. Består programmet derimod udelukkende af nationale oplæg og gæster må programmet gerne være på dansk. Der må gerne udarbejdes invitation på både dansk og engelsk

Finansiering og refusion

Fakultetet finansierer og refunderer følgende udgifter i forbindelse med tiltrædelsesseminarer:

• Rejseomkostninger (bestilling af rejse og refundering af udgifter) samt op til to overnatninger i forbindelse med invitation af én udenlandsk gæsteforelæser (dog maksimalt 10.000 kr.). Udgifter herudover afholdes af gæsteforskeren selv.
• Vand til talerstolen (bestilles af den lokale kontaktperson).
• Blomst til buffeten eller talerstolen.
  • Blomster skal indkøbes via Bloomit eller SUND Indkøb.
  Receptionsforplejning (obs.: Udgifter til afholdelse af reception i forbindelse med tiltrædelser må ikke overstige 275 kr. inkl. moms pr. forventet deltager, jf. pkt. D2 i SDU's interne cirkulære om repræsentation).
  • Deltagerliste kan med fordel sendes direkte til Dorte Winther (dowi@health.sdu.dk) i forbindelse med bestilling af forplejning.

Anvend følgende oplysninger:

• EAN nr. 5798000423060
• Omkostningssted: 19000
• Analysenummer: 19003

Udenlandsk gæsteforelæser

Det forventes, at gæsteforelæseren selv arrangerer sin rejse. Professoren eller den lokale kontaktperson skal derfor informere gæsteforelæseren om, at vedkommende selv skal booke sin flyrejse i overensstemmelse med SDU's regler (økonomiklasse). Hvis gæsteforelæseren selv booker og lægger ud, udfyldes en rejseblanket.

SDU dækker flyrejser på økonomiklasse fra og til gæsteforelæserens hjemland til og fra en dansk lufthavn.

Rejser gæsteforelæseren på Business Class, dækkes udgiften op til prisen på økonomiklasse. I sådanne tilfælde skal gæsteforelæseren kunne fremvise dokumentation i form af et skriftligt tilbud med prisen på en rejse på økonomiklasse.

Den rejsende skal selv booke tog- og pladsbillet fra den danske lufthavn til seminarbyen og retur på økonomiklasse samt hotel i henhold til statsaftalen. Hotel kan maksimalt bookes for to nætter.

Rammer for adjungerede

Ved tiltrædelsesseminarer for adjungerede professorer deltager prodekanen ikke, og fakultetet refunderer ikke rejseudgifter til gæsteforelæsere, medmindre seminaret afholdes i forbindelse med et ordinært tiltrædelsesseminar.

Indbydelsen skal dog sendes til godkendelse som beskrevet ovenfor, da fakultetet betaler receptionen i forbindelse med arrangementet. Reservér derfor de ønskede datoer, som passer til tiltrædelsen af den nye adjungerede professor.

Husk samtidig at reservere et passende auditorium, jf. beskrivelsen ovenfor.

Booking af hotel

Ved booking af hotel anvendes følgende oplysninger:

• EAN nr. 5798000423060
• Omkostningssted: 19000
• Analysenummer: 19003

Hjælp til hotelbooking i henhold til SDU's og statens aftaler kan fås ved henvendelse til SDU's hotelmailboks: hotel@sdu.dk.

OBS: Fakultetet dækker ikke familiemedlemmers fly-, tog- eller hoteludgifter eller udgifter til familiemedlemmers forplejning.

Rejseafregning

Udenlandske gæsteforelæsere skal afregne via en rejseafregningsblanket, som sendes sammen med dokumentation (fakturaer, kvitteringer og billetter) til Sund Øko. Drift-mailboksen: sund-oeko-drift@health.sdu.dk.

Danske gæsteforelæsere lægger selv ud for rejsen og oprettes i SDU's rejseafregningssystem zExpense, hvor den rejsende indtaster sin rejseafregning. For oprettelse i zExpense kontaktes Sund Øko. Drift-mailboksen: sund-oeko-drift@health.sdu.dk.

Dokumentation

SDU er underlagt skattemæssige regler, som betyder, at et dokument, hvorpå der ikke står et af følgende begreber: receipt, invoice, faktura eller kvittering, ikke udgør gyldig dokumentation. (Bemærk, at en billet også er gyldig dokumentation). Dette gælder også for danske gæsteforelæsere, når de afregner i zExpense.

Yderligere information til personer, der skal have dækket rejseudgifter eller udlæg af SDU, men ikke er ansat på SDU, findes her: https://www.sdu.dk/da/rejseafregning.