Samtykke i forbindelse med billeder og video i forbindelse med arrangementer eller situationer, hvor der tages billeder eller videoer til hjemmeside og SoMe
Som udgangspunkt må billeder fra arrangementer og af enkeltpersoner deles på hjemmeside og sociale medier, hvis personen/personerne, som er afbilledet er informeret om:
- Hvor og hvordan billedet bruges
- At de til enhver tid kan få billedet fjernet igen
Vær opmærksom på, at det skal være aktiviteten eller situationen, som er det egentlige formål med billedet. Hvis det er en enkeltperson, som optræder på billedet, så kan et underskrevet samtykke være en god ide.
Billeder med følsomme oplysninger. Det er for eksempel billeder af besøgende hos lægen, billeder af besøgende på en bar eller natklub eller billeder af ansatte på arbejde.
Før/under:
Deltagerne til arrangementet oplyses om, at der tages billeder til hjemmeside og sociale medier.
Deltagerne oplyses om muligheden for at undgå at komme med på disse billeder, og muligheden for at få billederne fjernet, hvis de senere ønsker det.
Under:
Der tages billeder, hvor aktiviteten eller situationen er det egentlige formål med billedet.
Hvis deltagere ikke ønsker at medvirke på disse billeder, respekteres det.
Efter:
Billederne anvendes på hjemmeside og sociale medier. Billederne fjernes, hvis vi modtager henvendelse om det.
Billederne skal opbevares forsvarligt
Personen oplyses om, at billedet tages, og hvor det skal bruges – for eksempel hjemmeside og/eller sociale medier.
En skriftlig samtykkeerklæring kan anvendes.
Samtykkeerklæringen journaliseres i Acadre under den sag, som er oprettet til formålet.
Der oprettes en ny sagsmappe pr. år. Samtykket placeres i relevant undermappe.
Den, der fotograferer, er ansvarlig for at:
- Indhente samtykket
- Journalisere en eventuel samtykkeerklæring i Acadre
- Slette samtykke i mailform/destruere samtykke i papirform
- Opbevare billederne forsvarligt
- Slette billeder samt samtykkeerklæring, hvis samtykket trækkes tilbage
Billederne skal opbevares forsvarligt. Det vil sige:
- På Onedrive, som har adgangskode
- I hjemmesidesystemets mediebibliotek, som også kræver adgangskode
Har du brug for at kunne indsamle samtykke i forhold til foto og video, kan du kontakte SDU RIO for råd og vejledning.
Kontakt SDU RIO på mail: sdu.persondata@sdu.dk