Administration på SUND
Fire processer er udvalgt til videre arbejde
Styregruppen bag arbejdet med administrative processer på tværs har sammen med CARVE udvalgt fire processer, som skal i fokus. Flere andre processer bliver fulgt op på senere.
I arbejdet med analyse af administrationen på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet har mere end 70 medarbejdere deltaget og 172 opgaver er blevet kortlagt.
Af dem er 22 opgaver med i de fire processer, som i første gang er udvalgt som dem, der skal arbejdes videre med.
De fire processer er:
- Rejsebestilling/-afregning (intern/ekstern) for rejser betalt af instituttet
- Eksterne projekter – fra bevilliget til oprettet
- Ansættelser – fra afklaring af finansiering til godkendte kandidater (VIP)
- Fra ph.d.-ansøgning til ansættelse
Du kan dowloade indhold/afgrænsing af de fire processer her.
De udvalgte processer er et fint sted at starte
Nana Heick Friis, sekretariatsleder på Statens Institut for Folkesundhed er med i styregruppen og godt tilfreds med de udvalgte processer.
- Vi har nu i samarbejde med Carve udvalgt fire konkrete processer, som skal danne grundlag for at vurdere, hvor i flowet opgaverne eventuelt kan løses på en bedre måde. Det er et fint sted at starte.
- Processerne er relativt tydeligt afgrænset og giver mulighed for, at vi på SUND kan lykkes med at implementere forbedrede processer på nogle områder til alles gavn allerede inden sommeren 2023.
- Omvendt er jeg også opmærksom på at, der er en del opgaver og funktionsområder, der ikke indeholdes i de processer, vi har udvalgt, siger hun.
Det betyder ifølge Nana Heick Friis, at der på tværs af fakultetet nu ligger en vigtig ledelsesmæssig opgave i at omsætte de mange input til konkrete og handlingsorienterede indsatser.
- Når det er sagt oplever jeg, at projektet på nuværende tidspunkt har været med til at skabe en mere fælles forståelse af, hvilke opgaver der løses på tværs af fakultetet – og hvordan. Det har i sig selv været interessant, når man til dagligt sidder lidt langt fra såvel Campus som J. B. Winsløwsvej.
Valg og fravalg
Der har været afholdt otte kortlægningsworkshop, hvor en lang række medarbejdere har ydet et stort stykke arbejde.
Efterfølgende foreslog Carve 11 processer til det videre arbejde og medlemmer fra styregruppen supplerede med yderligere tre. Af de 14 processer blev der udvalgt fire.
Kriterierne for valget har blandt andet været antallet af medarbejdere i berøring med de enkelte processer, mængden af bøvl identificeret samt i hvor stor udstrækning en forbedret proces vil opleves positivt af fagmiljøerne og /eller de studerende.
Ledelsen siger tak og kigger fremad
Merete Munk, sekretariats- og uddannelsesleder på Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet fortæller, at ambitionen er, at de fire udvalgte processer frem mod sommeren 2023 vil blive forbedret med fokus på, at brugerne skal opleve en bedre proces.
- Først og fremmest en stor tak til de mange, der har bidraget til at få kortlagt de forskellige opgaver, der løses på tværs af fakultetet, siger hun.
Selvom der i første omgang er udvalgt fire processer, er arbejdet med alle de andre processer, som har været i spil, bestemt ikke spildt.
- Ved at fokusere på de udvalgte opgaver betyder det samtidigt, at der er en del opgaver, vi ikke fokuserer på i det nuværende projekt.
- Vi har i institutsekretariatslederkredsen aftalt, at vi sammen kigger på, hvordan vi løfter opgaven med de øvrige opgaver parallelt med det igangværende projekt – og meget gerne så vi senest i slutningen af januar er klar til at fortælle, hvordan vi tænker det skal ske, siger Merete Munk.
Vil du vide mere om projektet?
Læs mere om projektet Administration på tværs af SUND på siden her, hvor du finder information om:
- Formålet med projektet
- Tidsplanen for projektet
- Organiseringen af projektet.
Spørgsmål til projektet?
Kontakt sekretariatschef Merete Munk på: Sekretariatschef@health.sdu.dk
Om de fire udvalgte processer:
De fire processer indeholder blandt andet følgende opgaver beskrevet af medarbejderne:
Rejsebestilling/-afregning (intern/ekstern) for rejser betalt af instituttet:
- Bestilling af rejse, hotel, tilmelding til konference m.m.
- Meningen med zExpense er, at den rejsende selv udfylder og indsender rejseafregningen til godkendelse. Godkenderen på instituttet gennemgår, om rejseafregningen kan godkendes i forhold til gældende regler og om økonomien er ok, det tjekkes også, om en udgift evt. er betalt via faktura sendt direkte til instituttet. Derefter afvises eller verificeres.
- Vejlede om udfyldning af rejseafregning og evt. indtaste for udvalgte brugere (som har udfyldt et hjælpeskema).
- Hvis afregningen afvises eller der er mangler, kontaktes den rejsende og informeres om, hvad der mangler og der henvises til reglerne.
- Der skelnes mellem eksterne danske rejsende (cpr. nummer), de skal via en blanket oprettes af Rejsekontoret i zExpense og afregne der, proceduren er den samme som ved ansatte rejsende. Så er der de eksterne udenlandske rejsende, der skal udfylde en blanket og vedhæfte dokumentationen, de samme regler skal naturligvis overholdes. Blanketten skal underskrives af Institutlederen og sendes til Rejsekontoret på SDU til udbetaling.
Eksterne projekter – fra bevilliget til oprettet:
- Udarbejdelse af kontraktgrundlag, samarbejdsaftaler m.m. (for danske offentlige, danske private, udenlandske fonde)
- Videresende dokumenter til økonomimedarbejder
- Læse bevillingsbrev/samarbejdsaftale igennem. Finde de væsentlige punkter, regler og betingelser for bevillingen, bl.a. krav til regnskab, revision, timeregistrering
- Revidering af budget jf. bevilliget midler (sker ofte i samarbejde med bevillingshaver), fordeling af budget på år og udfylde grønt budgetark
- Sende til ny godkendelse hos institutleder ved ændret budget
- Alt information omkring budget, ansøgning, bevillingsbrev, kommunikation, hjemtagelse af midler m.m. journaliseres i Acadre
- Oprette projekt i SDUpro og send til godkendelse hos FSØ
- Kommunikation om oprettet projekt
Ansættelser – fra afklaring af finansiering til godkendte kandidater (VIP):
- Afklaring af økonomien + HR jura ift. ansættelse
- Kvalitetssikre tekst til opslag og ledergodkendelse (institutniveau)
- Opret stilling i People XS (SDUjob)
- Kvalitetssikre tekst til opslag og ledergodkendelse (fakultetsniveau) – inkl. opslag af stilling
- Nedsætte bedømmelsesudvalg – inkl. sende i høring i Akademisk Råd, rådgivning om sammensætning og tjek af inhabilitet
- Bedømmelsesproces og godkendelse af kandidater (fakultetsniveau) – inkl. opfølgning på/assistance til bedømmere samt udsendelse af bedømmelser til kandidaterne
- Løbende opfølgning på igangværende opgaver på hhv. institut- og fakultetsniveau
Fra ph.d.-ansøgning til ansættelse:
- Gennemgå ansøgninger og bilag, notere i system, invitere og sende oplysninger til bedømmere, importere fra Manuscript Manager til Ajourlisten
- Udfylde og godkende enrolment form inkl. finansieringsprofil
- Gennemgå indskrivningsformular, økonomi og bilag, indtaste den studerendes oplysninger i Ajourlisten, indtaste økonomi og ansættelsesforhold, sende indskrivningsbrev, sende oplysninger om studieafgift til budgetkontoret
- Indtaste den studerende i PeopleXS, sende anmodning om ansættelse til Personalekontoret